Ultimo aggiornamento: agosto 2026.
Per leggere o creare file XML fiscali conformi (fatture elettroniche e corrispettivi), usa strumenti che rispettano gli schemi ufficiali dell’Agenzia delle Entrate e invia tramite SdI o Registratore Telematico.
- Il formato ammesso è l’XML conforme agli schemi FatturaPA pubblicati dall’Agenzia delle Entrate.
- L’obbligo di fatturazione elettronica e di corrispettivi telematici discende da Legge 205/2017 e D.Lgs. 127/2015.
- Invio e ricevute passano dal Sistema di Interscambio (SdI) o dal Registratore Telematico abilitato.
Cos’è un file XML fiscale e quando serve
Un file XML è un file di testo strutturato con tag. Nel fisco italiano, rappresenta la “busta” digitale della fattura elettronica o dei corrispettivi telematici.
Per fatture, lo schema è definito dalle Specifiche tecniche FatturaPA dell’Agenzia delle Entrate. Lo schema (XSD) stabilisce tag obbligatori e regole di compilazione.
Per i corrispettivi, la struttura è definita dalle specifiche tecniche dei Registratori Telematici e dai provvedimenti dell’Agenzia delle Entrate. Il file riporta i dati della chiusura giornaliera.
Base normativa: obbligo di e-fattura ex Legge 205/2017, art. 1, commi 909-916; memorizzazione e trasmissione telematica dei corrispettivi ex D.Lgs. 127/2015, art. 2. Consulta i testi su Normattiva e la prassi su Agenzia delle Entrate.
Struttura minima dell’XML di fattura
Il file contiene un’intestazione e un corpo. L’intestazione identifica chi emette, chi riceve e la trasmissione. Il corpo riporta dati documento, righe, imposte e pagamenti.
- Header: DatiTrasmissione, CedentePrestatore, CessionarioCommittente, eventuale TerzoIntermediarioOSoggettoEmittente.
- Body: DatiGeneraliDocumento (tipo documento, data, numero), DatiBeniServizi (linee), DatiRiepilogo IVA, DatiPagamento.
- Allegati possibili (PDF, contratti) incorporati in base64, se ammessi.
Le regole di coerenza sono nei provvedimenti e nelle Specifiche tecniche FatturaPA dell’Agenzia delle Entrate.
Come visualizzare correttamente un file XML
Soluzioni rapide per la sola lettura
- Trascina il file nella finestra di un browser moderno. Vedrai i tag e il contenuto in chiaro.
- Apri con un editor di testo. È utile per un controllo veloce, ma non valida lo schema.
- Usa un visualizzatore XML che applichi un foglio di stile (XSL). Mostra il file in un layout leggibile.
Queste soluzioni bastano per capire il contenuto. Non garantiscono però la conformità allo schema XSD ufficiale.
File firmati .xml.p7m
Le fatture inviate o ricevute dal SdI possono essere firmate digitalmente. Il file ha estensione .xml.p7m. Per leggerlo, usa un software di firma digitale conforme al Codice dell’Amministrazione Digitale (D.Lgs. 82/2005) e al Regolamento eIDAS.
Il software verifica la firma e apre l’XML contenuto. Senza verifica, rischi di leggere un documento alterato o non integro.
Conversione in PDF per una lettura più comoda
Puoi chiedere al fornitore una copia PDF di cortesia. In alternativa, usa un convertitore che trasformi l’XML in un PDF leggibile. Il PDF non sostituisce l’XML a valenza fiscale.
Il documento fiscalmente valido resta l’XML conforme, come chiarito dalla normativa IVA e dalla prassi dell’Agenzia delle Entrate.
Come creare un file XML conforme per l’Agenzia delle Entrate
Principi generali
Parti sempre dallo schema ufficiale. Uno schema XML (XSD) stabilisce struttura, campi obbligatori, formati. Un file “generico” esportato da un word processor o foglio di calcolo non è idoneo se non rispetta lo schema FatturaPA o dei corrispettivi.
Usa uno dei canali previsti dalla normativa e dall’Agenzia delle Entrate per generare e inviare il file. Eviti scarti e sanzioni.
Fattura elettronica tra privati (B2B/B2C) e verso PA (B2G)
- Portale “Fatture e Corrispettivi” dell’Agenzia delle Entrate: compili un form guidato, il sistema genera l’XML conforme. Puoi scaricarlo e inviarlo via portale.
- App “Fatturae”: compili su smartphone o desktop e trasmetti al SdI. L’app produce file conformi e gestisce ricezione notifiche.
- Software gestionali abilitati: generano l’XML a norma, applicano i controlli e inviano via canale accreditato al SdI.
Base normativa: Legge 205/2017; Specifiche tecniche FatturaPA; provvedimenti dell’Agenzia delle Entrate su formato, contenuti e canali.
Corrispettivi elettronici
- Registratore Telematico (RT): memorizza e trasmette i dati di chiusura giornaliera in XML secondo le specifiche tecniche RT. È la via standard per negozi e ristorazione.
- Procedura web dell’Agenzia delle Entrate: per invii sostitutivi o eccezionali, compili online e generi l’XML da trasmettere.
- App e soluzioni certificate: per punti cassa mobili o casi particolari, se conformi ai provvedimenti tecnici RT.
Base normativa: D.Lgs. 127/2015; Decreti MEF e provvedimenti Agenzia delle Entrate su Registratori Telematici e tracciato dei corrispettivi.
Compilazione corretta: campi critici
- Partita IVA e Codice Fiscale: devono essere corretti e coerenti. Errori causano scarto dal SdI.
- Tipo Documento (TD): scegli il codice giusto (esempi: TD01 fattura, TD04 nota di credito). Riguarda fiscalità e liquidazioni IVA.
- Natura operazione (N): indica l’esenzione o non imponibilità se l’IVA non c’è. È cruciale per il corretto trattamento IVA.
- Aliquote e imponibili: il riepilogo IVA deve quadrarsi con le righe.
- Codici destinatario/PEC: per inviare al cliente giusto. Per consumatori finali, usa il codice “0000000”.
Queste regole derivano dalle Specifiche tecniche FatturaPA e dalla prassi dell’Agenzia delle Entrate. Verifica sempre la versione tecnica vigente.
Validazione, invio e notifiche del SdI
Controlli formali
Prima dell’invio, valida lo schema XSD. I sistemi abilitati lo fanno in automatico. Il SdI esegue controlli formali ulteriori: coerenza dati, codici fiscali, partite IVA, progressivo, duplicazioni.
In caso di errori, ricevi una “Notifica di scarto”. Dovrai correggere e reinviare. La fattura non si considera emessa.
Ricevute e stati
- Ricevuta di consegna: il SdI ha consegnato al destinatario. La fattura è emessa ai fini IVA.
- Impossibilità di consegna: il SdI non è riuscito a consegnare, ma la fattura è emessa e messa a disposizione nell’area riservata del cliente.
- Notifica di mancata consegna o decorrenza termini: gestisci l’inoltro alternativo al cliente.
Riferimenti: provvedimenti dell’Agenzia delle Entrate sul funzionamento del SdI e manuali operativi pubblicati nella sezione Fatture e Corrispettivi.
Invii dei corrispettivi
Il Registratore Telematico invia i dati giornalmente. Se il RT è offline, memorizza e invia appena torna online. In caso di guasto, usa la procedura emergenziale dell’Agenzia delle Entrate.
I requisiti tecnici e gli adempimenti sono definiti dai provvedimenti dell’Agenzia delle Entrate e dai decreti MEF. Verificali sul sito istituzionale e su Normattiva.
Conservazione digitale e controlli
Obbligo di conservazione
Devi conservare le fatture per almeno 10 anni. Base giuridica: art. 2220 c.c. e art. 39 del DPR 633/1972. La conservazione può essere digitale, secondo le linee guida AgID e il CAD.
La conservazione a norma garantisce autenticità, integrità, leggibilità e reperibilità. Usa sistemi che generano pacchetti di archiviazione e marcature temporali.
Integrità e firma
La firma digitale e la marca temporale assicurano che il documento non cambi. Nei flussi SdI, l’integrità è garantita dai controlli del sistema e, quando presente, dalla firma p7m.
Le regole tecniche sono richiamate dal Codice dell’Amministrazione Digitale e dalle linee guida AgID. Consulta i riferimenti normativi su Normattiva e sui portali istituzionali.
Regola decisionale rapida
Scegli lo strumento giusto in base all’obiettivo
- Devi solo leggere un XML: usa browser o visualizzatore XML. Se è .p7m, usa software di firma per aprirlo.
- Devi creare e inviare una fattura: usa Portale Fatture e Corrispettivi, App Fatturae o un gestionale conforme. Valida lo schema e invia via SdI.
- Devi inviare corrispettivi: usa il Registratore Telematico. Se indisponibile, usa la procedura web dell’Agenzia per l’invio sostitutivo.
- Devi condividere un documento leggibile: genera un PDF di cortesia, ma conserva l’XML originale a fini fiscali.
- Hai ricevuto uno scarto: leggi il codice errore, correggi i campi (TD, CF/IVA, natura, aliquote) e reinvia.
Errori comuni e come evitarli
Scarti per dati anagrafici
Partite IVA cessate o codici fiscali errati causano scarto. Verifica sempre prima di emettere. Aggiorna l’anagrafica clienti e fornitori.
Codici documento e nature IVA
Un TD sbagliato (per esempio TD01 anziché TD04) altera il regime IVA. Scegli il codice giusto. Stesso discorso per le nature IVA nei casi di non imponibilità o esenzione.
Conservazione non a norma
Il salvataggio semplice su disco non basta. Predisponi un processo di conservazione digitale secondo CAD e linee guida AgID. Tieni tracciabilità e pacchetti di archiviazione.
Riferimenti normativi da consultare
- Legge 205/2017, art. 1, commi 909-916 (fatturazione elettronica B2B/B2C).
- D.Lgs. 127/2015, art. 2 e seguenti (memorizzazione e trasmissione telematica dei corrispettivi).
- D.Lgs. 82/2005 – Codice dell’Amministrazione Digitale e linee guida AgID sulla conservazione.
- Provvedimenti e Specifiche tecniche pubblicati dall’Agenzia delle Entrate nella sezione Fatture e Corrispettivi.
- Testi di legge su Normattiva; decreti e circolari su Ministero dell’Economia e delle Finanze e Agenzia delle Entrate.
Tabella scenari, requisiti, strumenti e tempistiche
| Scenario | Requisiti XML | Strumenti consigliati | Tempistiche/Note operative |
|---|---|---|---|
| Fattura B2B/B2C | Schema FatturaPA vigente; TD corretto; dati anagrafici e IVA coerenti; eventuale firma p7m | Portale Fatture e Corrispettivi; App Fatturae; gestionale conforme con canale SdI | Emissione alla data operazione; invio immediato al SdI; conservazione per 10 anni |
| Fattura verso PA (B2G) | Schema FatturaPA B2G; CIG/CUP se dovuti; Codice Univoco Ufficio | Portale PA; App Fatturae; gestionale con profilo PA | Invio a SdI; accettazione/rifiuto PA; termini pagamento PA secondo contratto |
| Corrispettivi elettronici | Tracciato RT per chiusura giornaliera; identificativi punto cassa | Registratore Telematico omologato; procedura web AE per emergenze | Trasmissione giornaliera; invio differito ammesso in caso di guasto con procedure AE |
| Ricezione fatture | Ricezione da SdI; file XML o XML.p7m; metadati SdI | PEC o Codice Destinatario; software lettura/archiviazione; verifica firma | Registrazione ai fini IVA secondo liquidazione; conservazione digitale a norma |
FAQ
Posso creare una fattura elettronica in Word o Excel ed esportarla in XML?
No, non basta. Un file XML generico non è automaticamente conforme allo schema FatturaPA. Lo schema definisce struttura, campi, formati e regole. Un documento redatto in Word o Excel, anche se salvato in XML, non rispetta queste regole. Devi usare strumenti che generano XML FatturaPA validati contro lo XSD ufficiale. Il Portale Fatture e Corrispettivi e l’App Fatturae producono file corretti. Anche i gestionali abilitati lo fanno. Solo così eviti scarti dal SdI e problemi IVA. La base normativa è nella Legge 205/2017 e nelle Specifiche tecniche dell’Agenzia delle Entrate.
Come leggo un file .xml.p7m ricevuto via PEC dal Sistema di Interscambio?
Il file .p7m è un XML firmato digitalmente. Serve un software di firma digitale conforme al Codice dell’Amministrazione Digitale e al Regolamento eIDAS. Apri il file con il software, verifica la firma e l’integrità. Poi estrai e visualizza l’XML. Per la sola consultazione, puoi anche usare un visualizzatore che supporti i file firmati. Non rimuovere la firma né modificare il contenuto. La firma attesta l’integrità del documento. Conserva il file firmato secondo le regole di conservazione digitale a norma AgID. L’XML, non il PDF, è il documento fiscalmente valido.
Quali sono i principali motivi di scarto di una fattura da parte del SdI e come li evito?
I motivi più frequenti sono: errori anagrafici (partita IVA o codice fiscale errati o cessati), incongruenze tra righe e riepilogo IVA, codice destinatario o PEC non validi, duplicazioni del progressivo invio, uso errato del codice TD o delle nature IVA. Per evitarli, valida sempre l’XML con strumenti conformi allo schema FatturaPA. Mantieni aggiornata l’anagrafica clienti/fornitori. Controlla coerenza tra imponibili, aliquote e imposta. Scegli il TD adeguato al tipo documento (fattura, nota di credito, integrazione). Verifica i dati di recapito del cliente. In caso di scarto, leggi il codice della notifica e correggi puntualmente prima del reinvio. Le cause e i codici sono descritti nelle Specifiche tecniche e nei provvedimenti dell’Agenzia delle Entrate.
Come funziona l’invio dei corrispettivi elettronici se il Registratore Telematico è guasto o offline?
Il Registratore Telematico memorizza i dati anche offline e li trasmette quando torna online. Se il guasto persiste, devi seguire la procedura emergenziale prevista dai provvedimenti dell’Agenzia delle Entrate: richiedi intervento tecnico, annota le operazioni secondo le indicazioni e utilizza la procedura web per l’invio sostitutivo entro i termini indicati. Il D.Lgs. 127/2015 e i decreti MEF definiscono l’obbligo di memorizzazione e trasmissione giornaliera. Le modalità operative e i casi di forza maggiore sono chiariti dalla prassi dell’Agenzia. Conserva le evidenze degli invii e delle segnalazioni tecniche per eventuali controlli.
Il PDF della fattura ha valore fiscale o devo conservare l’XML originale?
Il PDF è solo una copia di cortesia. Il documento fiscalmente rilevante è l’XML conforme FatturaPA, trasmesso o messo a disposizione tramite SdI. Devi conservare l’XML per almeno 10 anni, secondo l’art. 2220 c.c. e l’art. 39 del DPR 633/1972, applicando le regole di conservazione digitale a norma AgID. La conservazione a norma assicura integrità, autenticità e reperibilità. Puoi conservare anche il PDF per comodità, ma non sostituisce l’XML agli effetti dell’IVA e dei controlli. In caso di verifica, l’amministrazione finanziaria richiede l’XML e i relativi metadati, oltre alle ricevute SdI.
