Ultimo aggiornamento: settembre 2026.
Che cosa cambia e perché è importante
Per dedurre un costo dal reddito d’impresa non è sufficiente dimostrare di aver sostenuto una spesa: occorre provare la sua inerenza all’attività e che l’importo sia certo o oggettivamente determinabile. Esempio pratico: una S.r.l. che contabilizza 100.000 euro di consulenze rese da una società collegata rischia la disconoscibilità della deduzione se non documenta la relazione economica, la concreta prestazione e la misura imputabile all’esercizio. Questa regola evita deduzioni per operazioni fittizie o per spese estranee all’impresa e impone rigore probatorio al contribuente.
Cosa prevede la norma
Il riferimento normativo è l’art. 109 del D.P.R. 22 dicembre 1986, n. 917 (TUIR): i componenti positivi e negativi concorrono a formare il reddito nell’esercizio di competenza, ma se nell’esercizio non è certa l’esistenza o non è determinabile in modo obiettivo l’ammontare, essi concorrono nel periodo in cui tali condizioni si verificano. Inoltre il TUIR prevede che le spese siano deducibili se e nella misura in cui si riferiscono ad attività o beni da cui derivano ricavi o proventi computabili nel reddito. Quindi la deducibilità è subordinata a requisiti multipli: effettività, inerenza, certezza/determinabilità e competenza.
La giurisprudenza amministrativa e di legittimità ha chiarito che l’onere di provare questi requisiti grava sul contribuente: non è sufficiente la mera fattura o la registrazione contabile quando mancano riscontri che colleghino il costo all’attività d’impresa (es. documentazione operativa, riscontri di utilizzo, contratti eseguiti). In presenza di elementi che lasciano dubbi (volumi sproporzionati, controparti “cartiere”, operazioni infragruppo non giustificate economicamente) l’Amministrazione può contestare l’inerenza e ottenere la ripresa a tassazione.
Chi riguarda e cosa fare
Soggetti interessati: società di capitali (S.r.l., S.p.A.), società di persone, ditte individuali e professionisti che determinano il reddito secondo le regole ordinarie del TUIR. Non si mescolino regimi incompatibili: la disciplina sopra esposta non si applica al regime forfettario; per i forfettari la deduzione dei costi non è richiesta né basata su inerenza/documentazione.
Azioni operative consigliate per soggetti in contesti ordinari di reddito d’impresa:
- Documentare la causale economica: contratti, ordini, report di lavoro/servizio, delivery acceptance o verbali che attestino l’esecuzione della prestazione e la sua connessione con l’attività aziendale.
- Dimostrare l’effettività: mezzi di pagamento tracciabili, parti di progetto, registri di utilizzo di beni/servizi, timesheet per prestazioni professionali.
- Determinare l’ammontare in modo oggettivo: criteri di ripartizione documentati (es. percentuali di utilizzo, convenzioni intra-gruppo, listini), per evitare contestazioni su “importi indeterminati”.
- Attenzione alle operazioni infragruppo: predisporre documentazione di transfer pricing e motivazione economica; la giurisprudenza sottolinea l’onere probatorio a carico della capogruppo o dell’ente che intende dedurre costi gestionali condivisi.
- Non confidare solo nella fattura: la sola esibizione della fattura non prova l’inerenza quando emergono indici ostativi (cartiere, volumi anomali, assenza di esecuzione).
I passi pratici per adeguarsi in sicurezza
Checklist operativa
- Verifica preventiva: prima di imputare a conto economico costi di rilievo, accertare che esista un titolo giuridico/operativo (contratto, ordine, delibera) che colleghi la spesa all’attività.
- Raccogliere prove di esecuzione: report, consegne, fotografie, certificazioni di servizio, firme di accettazione; per prestazioni ripetute, predisporre protocolli di controllo qualità.
- Stabilire criteri documentati di imputazione: politiche interne che spiegano come ripartire costi comuni, base giustificativa e modalità di calcolo; conservare il calcolo che porta all’importo imputato.
- Controlli su controparti: verificare la capacità operativa e l’autenticità dei fornitori (visure, referenze, attività effettiva) per ridurre il rischio di fatture da soggetti inesistenti o “cartiere”.
- Prevedere adeguata documentazione infragruppo: contratti di servizio, memorandum economici, documenti di transfer pricing e analisi di comparabilità.
- Gestire la competenza temporale: se non è certa l’esistenza o determinabile l’ammontare, imputare il costo nell’esercizio in cui tali condizioni si realizzano, come previsto dall’art. 109 TUIR.
- Organizzare la difesa probatoria: in caso di contenzioso, predisporre una ricostruzione completa (contratti, PEC, estratti conto, verbali, rapporti interni) che renda evidente la connessione tra costo e attività.
Normativa e prassi chiave da ricordare: art. 109 TUIR (competenza, certezza e determinabilità), l’onere della prova previsto dall’art. 2697 c.c. e l’orientamento consolidato della giurisprudenza tributaria e della Corte di Cassazione che attribuisce al contribuente l’onere di dimostrare l’effettiva sussistenza e l’inerenza del costo; l’Agenzia delle Entrate rimarca che la fattura da sola non è prova definitiva dell’inerenza.
Applicare queste regole riduce il rischio di rettifiche in sede di verifica e rende la posizione fiscale più solida in caso di contenzioso: la chiave è documentare la relazione economica tra spesa e impresa e adottare criteri oggettivi per la determinazione dell’importo dedotto.
