Ultimo aggiornamento: settembre 2026.
Dal 2025 la disciplina dei rimborsi spese sostenuti dal professionista e riaddebitati al cliente è stata ridefinita dalla riforma dei redditi di lavoro autonomo: i rimborsi analitici debitamente documentati non concorrono più a formare il reddito di lavoro autonomo, con conseguenze dirette anche per i contribuenti in regime forfetario. Il tema rileva per chi emette parcelle con voci di rimborso (es. vitto, alloggio, trasporti, riaddebito di spese comuni): capire quando un riaddebito è «analitico» e quando invece assume natura di compenso è cruciale per la corretta tassazione e per il calcolo delle soglie del forfetario. Esempio pratico: un professionista in forfettario fattura €1.500 di compenso e €300 di rimborsi analitici per trasferte; se i €300 sono documentati e riconducibili punto per punto all’incarico, in base alla nuova disciplina possono non concorrere alla soglia dei compensi rilevanti per il regime.
Cosa prevede la norma
La riforma introdotta con il D.Lgs. 13 dicembre 2024, n. 192 ha riscritto l’art. 54 del TUIR: tra le somme che non concorrono a formare il reddito di lavoro autonomo rientrano i «rimborsi delle spese sostenute dall’esercente arte o professione per l’esecuzione di un incarico e addebitate analiticamente in capo al committente». Per alcune categorie (vitto, alloggio, viaggio e trasporto non di linea) la norma richiede, a pena di rilevanza fiscale, che i pagamenti siano eseguiti con sistemi di pagamento tracciabili (versamento bancario/postale o strumenti previsti dalla normativa). La nuova disciplina si applica ai redditi prodotti dal periodo d’imposta in corso al 31 dicembre 2024 (con alcune deroghe transitorie esplicitate nel decreto).
Interpretazione amministrativa e punti chiave di prassi
L’Agenzia delle Entrate, nelle risposte ad interpello pubblicate e nella prassi regionale, ha chiarito elementi operativi fondamentali: la qualificazione come «rimborsi analitici» richiede prova puntuale del costo effettivamente sostenuto (documentazione di terzi, indicazione analitica in fattura, riconducibilità all’incarico). Un criterio oggettivo come «km × tariffa» non basta a garantire l’analiticità: la Risposta n. 270 del 23 ottobre 2025 ha infatti escluso che il semplice calcolo chilometrico valga come prova del costo analitico e ha ritenuto tali rimborsi imponibili se non accompagnati da idonei giustificativi. Contemporaneamente alcune Direzioni regionali (es. Lombardia, interpello n. 904-287/2024) hanno chiarito che i rimborsi analitici, quando documentati, non costituiscono compenso neppure per i forfetari. Sul punto l’Amministrazione centrale ha in più occasioni fornito valutazioni caso per caso, arrivando a rettifiche interpretative su temi connessi (es. compensi percepiti per errore e restituiti).
Chi riguarda e cosa fare
La disciplina interessa in primo luogo i liberi professionisti (iscritti agli albi o meno) che emettono parcelle e riaddebitano spese al cliente; si applica anche ai contribuenti in regime forfetario quando la fattispecie rientra nel perimetro del reddito di lavoro autonomo. Non si devono confondere ambiti: se la notizia riguardasse materie tipicamente societarie (bilanci, PEX, società di capitali) non si estenderebbe automaticamente al forfetario. In pratica, il professionista in forfettario deve:
- Separare sempre in fattura compenso e rimborso analitico (voce distinta e descrizione della spesa).
- Conservare la documentazione di terzi che prova la spesa (fatture, ricevute intestate al fornitore, biglietti, pedaggi nominativi, ecc.).
- Dimostrare la riferibilità dell’esborso all’incarico (distinta, prospetto di viaggio, appunti di missione, convenzione con il cliente).
- Evitarе, quando possibile, la fatturazione di rimborso con formule «km × tariffa» non supportate da ricevute terze; la prassi ha già rilevato la non idoneità di tale criterio come prova analitica.
- Prestare attenzione alla tracciabilità dei pagamenti per le spese soggette a specifica regola (vitto, alloggio, trasporto): la mancata tracciabilità può rendere il rimborso imponibile.
- In caso di somme incassate per errore e successivamente restituite, predisporre la documentazione che provi l’errore e la restituzione: la prassi recente indica possibilità di rettifica e strumenti (dichiarazione integrativa o istanza di rimborso) per correggere l’impatto sulla soglia del forfetario.
I passi pratici per adeguarsi alle novità
Checklist operativa minima:
- Emettere fattura con tre voci distinte: compenso, rimborso analitico (descrizione), eventuale IVA sul rimborso se previsto.
- Allegare o conservare copia elettronica delle relative ricevute/fatture dei fornitori e dei documenti di viaggio; predisporre un file di supporto che colleghi ogni documento all’incarico fatturato.
- Se applicabile, richiedere al cliente la sottoscrizione di un prospetto che attesti l’incarico e l’autorizzazione al riaddebito analitico.
- Per i rimborsi chilometrici, evitare formule «preconcordate» non supportate da documentazione: preferire giustificativi (scontrini, parcheggi, pedaggi, note viaggio) o ricorrere a rimborsi a piè di lista solo se documentati.
- In caso di operazioni anomale (incassi errati, dubbi sulla natura del rimborso), acquisire per tempo parere fiscale e, se necessario, presentare istanza di interpello o predisporre dichiarazione integrativa/istanza di rimborso come previsto dalla prassi.
Le novità offrono un’opportunità pratica: quando il riaddebito è realmente analitico e documentato, il professionista — anche in forfettario — può evitare che quelle somme aumentino la base dei «compensi» rilevanti ai fini del regime. La corretta prova documentale e la cura formale della fattura restano il fattore decisivo per neutralizzare il rischio di riclassificazione in compenso imponibile.
