Ultimo aggiornamento: agosto 2026.
Per aprire un XML di fattura elettronica usa editor o browser, per leggerlo bene usa un visualizzatore/converter. Verifica campi obbligatori, correggi eventuali scarti SdI e rinvia entro 12 giorni dall’emissione per evitare sanzioni.
- Il formato da leggere è il tracciato FatturaPA XML definito dalle Specifiche Tecniche SdI dell’Agenzia delle Entrate.
- La copia con valore legale è l’XML; il PDF è solo di cortesia e non sostituisce l’XML.
- Invio allo SdI entro 12 giorni (art. 21 DPR 633/1972); gestione scarti secondo Provvedimenti AE su SdI.
Cos’è un file XML di fattura elettronica e perché è centrale
Definizione semplice di XML e FatturaPA
XML è un linguaggio che organizza dati in modo strutturato. La fattura elettronica italiana usa un tracciato XML standard, chiamato FatturaPA. Questo tracciato rende la fattura leggibile dalle macchine e controllabile dal Sistema di Interscambio (SdI).
La base giuridica è nel Decreto Legislativo 127/2015 e nella Legge 205/2017, che hanno reso obbligatoria la fatturazione elettronica B2B e B2C. Per le PA vale anche il DM 55/2013. Le norme sono consultabili su Normattiva e sui documenti dell’Agenzia delle Entrate.
Chi deve usarlo nel 2026
Nel 2026 tutti i titolari di partita IVA, inclusi i contribuenti in regime forfettario, emettono fatture elettroniche in XML tramite SdI. Sono esclusi solo i casi previsti dalla legge (pochi e specifici, come alcuni regimi speciali).
Per le operazioni con estero, i dati transitano comunque via SdI con codici documento specifici. L’esterometro è stato assorbito dall’invio via SdI dal 2022.
Strumenti per aprire, leggere e validare un file XML
Visualizzazione rapida: editor di testo e browser
Se vuoi solo aprire l’XML, usa il blocco note di Windows, TextEdit su Mac o un qualsiasi browser. Vedrai i tag e i valori. È spartano, ma sufficiente per un controllo veloce.
Attenzione a non modificare e salvare il file per errore. L’XML deve restare identico se devi conservarlo a norma o rinviarlo.
Lettura comoda: visualizzatori e converter
Se vuoi una vista leggibile, usa un visualizzatore o un convertitore XML in PDF. Questi strumenti riformattano i dati secondo il layout della fattura. Il PDF però resta una copia di cortesia. Non ha valore fiscale quanto l’XML.
Molti strumenti includono il validatore dello schema. Il validatore confronta il file con le Specifiche Tecniche SdI. Segnala subito un campo mancante o errato.
Controlli tecnici utili prima dell’invio
Esegui tre controlli minimi: coerenza del codice fiscale e della partita IVA, corretto Codice Destinatario o PEC, congruità tra imponibile, IVA e totale. Se serve ritenuta, verifica che le aliquote e le nature IVA siano corrette.
Questi controlli riducono gli scarti e velocizzano i pagamenti del cliente.
Quali dati deve contenere l’XML: checklist essenziale
Dati delle parti: cedente/prestatore e cessionario/committente
Inserisci denominazione o nome e cognome, indirizzo, partita IVA e, se richiesto, codice fiscale. Per il cliente privato senza partita IVA, indica il codice fiscale e usa il Codice Destinatario “0000000”.
Per la Pubblica Amministrazione serve il codice univoco ufficio PA. Per i clienti esteri usa “XXXXXXX” come Codice Destinatario e compila i dati paese e identificativi esteri.
Dati del documento: numero, data, importi e IVA
La data indica quando emetti la fattura. Il numero segue la tua numerazione progressiva. Inserisci imponibile, aliquote e imposte. Se l’operazione è non imponibile, esente o fuori campo, indica la “natura IVA” corretta e la relativa causale.
Se applichi ritenute, indica tipo, imponibile ritenuta e aliquota. Se c’è bollo virtuale, segnalalo e somma l’importo al totale.
Dati di trasmissione: Codice Destinatario, PEC e tipo documento
Compila “CodiceDestinatario” oppure PEC del cliente. Per B2C inserisci “0000000”. Il “TipoDocumento” identifica la casistica: fattura (TD01), nota di credito (TD04), integrazioni/autofatture per acquisti esteri (TD17–TD19), e altri casi previsti.
Verifica sempre il regime contabile e l’esigibilità IVA (immediata, differita, split payment per PA quando dovuto).
Invio allo SdI, ricevute ed errori: come leggerli e risolverli
Come funziona il flusso con lo SdI
Invii l’XML allo SdI. Lo SdI controlla struttura e dati. Se tutto va bene, recapita al destinatario e ti manda la “ricevuta di consegna” o “mancata consegna”. Se i controlli falliscono, emette uno “scarto” con codice errore.
La ricevuta prova che hai emesso e trasmesso correttamente. Con mancata consegna, la fattura è valida comunque. Devi solo informare il cliente e inviargli la copia di cortesia.
Errori comuni e come correggerli
Questi sono errori tipici segnalati dallo SdI e come risolverli:
- 00304: codice fiscale non valido. Controlla lunghezza e omocodia. Correggi il campo e rinvia.
- 00311: Codice Destinatario non valido. Verifica i 7 caratteri. Se cliente B2C, usa “0000000”.
- 00313: Codice Destinatario non attivo. Chiedi al cliente quello corretto o usa PEC.
- 00404: fattura duplicata. Cambia numero o data se hai sbagliato, oppure emetti nota di credito se necessario.
- 00001: nome file non valido. Rispetta le regole di denominazione previste dalle Specifiche SdI.
- 00002: nome file duplicato. Rinominane uno nuovo coerente con la tua sequenza.
Dopo ogni correzione, rigenera l’XML, valida lo schema e rinvia allo SdI.
Tempi di emissione e invio
Per le fatture “immediate” devi trasmettere allo SdI entro 12 giorni dalla data documento (art. 21, comma 4, DPR 633/1972, come modificato dal DL 119/2018). Le fatture “differite” si emettono entro il 15 del mese successivo.
Per note di credito vale la data in cui nascono i presupposti della variazione (art. 26 DPR 633/1972). Anche le integrazioni/autofatture seguono i termini previsti dai singoli casi.
Sanzioni e come limitarle
La tardiva o omessa fatturazione è sanzionata dagli articoli 6 e 11 del D.Lgs. 471/1997. Gli importi variano in base all’IVA dovuta e alla tipologia dell’operazione.
Puoi ridurre le sanzioni con il ravvedimento operoso (art. 13 D.Lgs. 472/1997). La riduzione dipende dalla tempestività con cui sistemi l’errore e versi quanto dovuto.
Conservazione digitale a norma e valore probatorio
Quanto conservare e come
Conserva le fatture per 10 anni (art. 2220 c.c. e art. 39 DPR 633/1972). La conservazione “a norma” richiede un processo che garantisca integrità, autenticità, leggibilità e reperibilità del documento.
Segui le Linee Guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici. Prevedono pacchetti di archiviazione, firma e marca temporale del lotto, e un responsabile della conservazione.
Quale file ha valore
L’XML è l’originale nativo con valore fiscale e probatorio. Il PDF è una rappresentazione. Non sostituisce l’XML e non basta per i controlli.
Per le PA la firma digitale del file può essere richiesta dal DM 55/2013. Nel B2B la firma non è obbligatoria, ma lo SdI garantisce tracciabilità e controlli.
Regola decisionale rapida
Scelte pratiche in base all’obiettivo
Se devi solo leggere la fattura: apri l’XML con un browser o un visualizzatore. Non modificare il file.
Se devi verificare la correttezza: usa un validatore conforme alle Specifiche Tecniche SdI. Controlla Codice Destinatario/PEC, numerazione, imponibile, IVA e totali.
Se hai ricevuto uno scarto SdI: leggi il codice, correggi il campo indicato, rigenera l’XML e rinvia. Tieni traccia delle versioni inviate.
Se sei vicino alla scadenza: per l’immediata rispetta i 12 giorni. Per la differita emetti entro il 15 del mese successivo. In caso di ritardo valuta subito il ravvedimento operoso.
Se il cliente è privato senza partita IVA: usa “0000000” come Codice Destinatario e inserisci il codice fiscale. Invia al cliente una copia di cortesia e informalo.
Se l’operazione è estera: usa i codici TD previsti (es. TD17–TD19). Verifica il regime IVA e la corretta natura.
Riferimenti normativi utili
Dove trovare le regole ufficiali
Consulta su Normattiva: DPR 633/1972 (IVA), D.Lgs. 127/2015 (trasmissione telematica e fatture elettroniche), Legge 205/2017 commi 909–916 (obbligo FE), D.L. 119/2018 (termini di emissione), D.Lgs. 471/1997 e D.Lgs. 472/1997 (sanzioni e ravvedimento), Codice Civile art. 2220 (conservazione).
Consulta i Provvedimenti dell’Agenzia delle Entrate sul Sistema di Interscambio e le Specifiche Tecniche FatturaPA. Per la PA, vedi DM 55/2013 del Ministero dell’Economia e delle Finanze. Per la conservazione digitale, vedi le Linee Guida AgID.
| Scenario | Cosa controllare nell’XML | Azione in caso di errore SdI | Termine/Scadenza |
|---|---|---|---|
| Fattura immediata B2B/B2C (TD01) | Data e numero; P.IVA/CF; Codice Destinatario/PEC; imponibili, aliquote, nature IVA; totale e bollo | Correggi campo errato (es. 00311 su Codice Destinatario), rigenera e rinvia | Invio entro 12 giorni dalla data documento (art. 21 DPR 633/1972) |
| Fattura differita (TD24/TD25, a seconda dei casi) | Riferimenti DDT e mese; imponibile consolidato; nature IVA corrette | In caso di scarto, correggi riferimenti e totali; rinvia con stessa data/numero se possibile | Emissione entro il 15 del mese successivo alle consegne |
| Fattura PA | Codice univoco ufficio; eventuale CIG/CUP; esigibilità/split payment; firma se richiesta | 00311/00313: verifica codice ufficio; integra dati obbligatori; rinvia | Termini contrattuali/legali; invio tramite SdI prima della liquidazione IVA |
| Nota di credito (TD04) | Richiamo numero e data fattura originaria; imponibili/IVA con segno corretto | 00404 duplicata: verifica numerazione; rigenera con numero nuovo | Tempestiva rispetto al presupposto di variazione (art. 26 DPR 633/1972) |
| Operazioni con estero (TD17–TD19) | Tipo documento corretto; dati fornitore estero; nature IVA; integrazione/auto-fattura | 00304 su CF: controlla identificativi paese; adegua campi; rinvia | Nei termini previsti per l’integrazione; invio via SdI |
| Forfettario (B2B/B2C) | Regime (nessuna IVA esposta); marca da bollo ove dovuta; diciture di legge | Errori su bollo o codici natura: correggi impostazioni e rinvia | Stessi termini: 12 giorni o 15 del mese successivo per differite |
FAQ
Come apro un file XML di fattura elettronica su PC, Mac o smartphone senza rovinare il file?
Su PC o Mac clicca con il tasto destro e scegli “Apri con” un browser (Chrome, Edge, Safari) o un editor di testo. Vedrai i tag e i valori. Non salvare modifiche. In alternativa usa un visualizzatore che non scrive sul file. Su smartphone apri con il browser o con un’app di lettura XML. Evita app che riscrivono i metadati. Se devi inviare la copia di cortesia, genera un PDF da un converter. Conserva però l’XML originale per gli adempimenti fiscali e per la conservazione a norma.
Posso trasformare l’XML in PDF? Il PDF ha lo stesso valore dell’XML?
Sì, puoi convertire l’XML in un PDF leggibile con un visualizzatore o un converter. Il PDF è utile per condividere il documento con chi non usa sistemi gestionali. Tuttavia, il valore legale e fiscale è nell’XML, non nel PDF. In caso di verifica, l’autorità richiede l’XML e le relative ricevute SdI. Il PDF è una rappresentazione di cortesia. Per la Pubblica Amministrazione, eventuali regole di firma e formato restano riferite all’XML, come previsto dal DM 55/2013 e dalle Specifiche Tecniche SdI.
Lo SdI ha scartato la fattura con codice 00304/00311/00313/00404/00001/00002: cosa faccio concretamente?
Leggi il codice dell’errore nello scarto. Per 00304 (CF non valido), controlla omocodia e lunghezza, correggi e rinvia. Per 00311 (Codice Destinatario non valido), verifica i 7 caratteri o usa PEC; per B2C imposta “0000000”. Per 00313 (Codice Destinatario non attivo), chiedi un codice valido o usa PEC. Per 00404 (duplicato), verifica se hai riutilizzato numero e data: in tal caso rigenera con numerazione corretta o, se serve rettifica, usa una nota di credito (TD04). Per 00001 (nome file non valido) adegua la nomenclatura prevista dalle Specifiche SdI; per 00002 (nome file duplicato) assegna un nome univoco coerente con la tua sequenza. Dopo la correzione, valida lo schema XML e rinvia entro i termini, così limiti rischi sanzionatori.
Entro quando devo rinviare una fattura scartata e quali sono le sanzioni se sforo i termini?
La regola di base: la fattura immediata va trasmessa entro 12 giorni dalla data del documento (art. 21 DPR 633/1972). Se ricevi uno scarto entro questo periodo, correggi e rinvia subito per rientrare nel termine. Per la fattura differita hai tempo fino al 15 del mese successivo. Se superi i termini, si applicano le sanzioni del D.Lgs. 471/1997, variabili in base alla presenza di IVA e alla tempestività di regolarizzazione. Puoi ridurre gli importi con il ravvedimento operoso (art. 13 D.Lgs. 472/1997), versando sanzioni ridotte e, se dovuta, l’IVA con interessi legali. Agisci rapidamente: ogni giorno conta per ottenere le riduzioni massime.
Come conservo a norma le fatture XML e per quanto tempo? Devo firmarle digitalmente?
Devi conservare le fatture per 10 anni, garantendo integrità, autenticità, leggibilità e reperibilità (art. 2220 c.c. e art. 39 DPR 633/1972). La conservazione a norma segue le Linee Guida AgID: prevede pacchetti di archiviazione, impronta, firma e marca temporale del lotto e un responsabile. Non devi per forza firmare ogni XML B2B: lo SdI assicura tracciabilità e controlli. Per le PA, il DM 55/2013 può richiedere la firma digitale del file secondo gli standard indicati. In ogni caso, conserva anche le ricevute SdI (consegna, mancata consegna, o scarto): sono parte della prova documentale.
