Ultimo aggiornamento: agosto 2026.
In Italia la fatturazione elettronica è obbligatoria per tutte le Partite IVA; eccezione per chi invia al Sistema Tessera Sanitaria. Si emette file XML via SdI, con conservazione digitale per 10 anni e termini IVA specifici.
- Obbligo generalizzato dal 2019 (esteso ai forfettari dal 1 gennaio 2024). Base: Legge 205/2017 e D.Lgs. 127/2015.
- File XML inviato al Sistema di Interscambio (SdI); l’emissione avviene con la trasmissione a SdI. Riferimento: art. 21 DPR 633/1972 e provvedimenti Agenzia Entrate.
- Conservazione digitale a norma per 10 anni. Fonti: art. 2220 c.c., art. 39 DPR 633/1972, Linee guida AgID sulla conservazione.
Che cos’è la fatturazione elettronica: definizione, formato e quadro normativo
Per fatturazione elettronica si intende l’insieme di operazioni di compilazione, emissione, invio, ricezione e conservazione delle fatture in formato strutturato XML. L’XML è un file leggibile dalle macchine che contiene tutti i dati fiscali richiesti.
Il Sistema di Interscambio (SdI) è il “postino” digitale gestito dall’Agenzia delle Entrate. Controlla forma e coerenza dei dati e recapita la fattura al destinatario. SdI restituisce ricevute che provano consegna, scarto o mancata consegna.
L’obbligo è nato nel settore pubblico con il DM 3 aprile 2013 n. 55 e si è esteso al B2B/B2C con la Legge 205/2017 (Legge di Bilancio 2018) e con il D.Lgs. 127/2015. Norme e circolari sono consultabili su Normattiva e sul sito dell’Agenzia delle Entrate.
Le specifiche tecniche aggiornano periodicamente i tracciati, i “tipi documento” (codici TD) e i codici IVA. Le versioni più recenti hanno introdotto documenti per integrazioni, reverse charge e comunicazioni per operazioni estere.
Soggetti obbligati ed esonerati nel 2026
Dal 1 gennaio 2019 l’e-fattura è obbligatoria per cessioni e prestazioni tra soggetti IVA residenti o stabiliti in Italia. Dal 1 luglio 2022 l’obbligo ha coinvolto i forfettari sopra 25.000 euro dell’anno precedente. Dal 1 gennaio 2024 riguarda tutti i forfettari.
Restano esonerate, e in molti casi soggette a divieto di e-fattura verso privati, le operazioni sanitarie da inviare al Sistema Tessera Sanitaria. La base è l’art. 10-bis del DL 119/2018 e i provvedimenti del MEF e del Garante Privacy. Per altre operazioni non trasmesse al STS, i sanitari usano la e-fattura.
Le operazioni verso soggetti esteri non richiedono e-fattura al destinatario, ma vanno comunicate tramite SdI con i documenti dedicati. La base è l’art. 1, comma 3-bis, del D.Lgs. 127/2015 come modificato, e i provvedimenti attuativi dell’Agenzia delle Entrate.
Cosa serve per emettere: canali, codici e dati minimi
Servono un software o un portale per generare l’XML, un canale di invio (PEC, codice destinatario o web service) e i dati del cliente. Il “codice destinatario” è un codice a 7 caratteri che identifica il canale del cliente su SdI.
Se il cliente è un consumatore senza PEC o codice, si usa il codice “0000000”. La fattura finisce nell’area riservata del cliente sul portale dell’Agenzia delle Entrate; va comunque consegnata una copia leggibile.
I dati minimi sono quelli dell’art. 21 DPR 633/1972: data, numero progressivo, dati delle parti, natura e qualità dei beni o servizi, imponibile, aliquota, imposta o natura N per esenzioni. Nel tracciato XML si aggiungono i campi tecnici, il bollo se dovuto e i codici TD.
Firma digitale, autenticità e integrità
La firma elettronica qualificata non è obbligatoria nel B2B/B2C. Autenticità e integrità si garantiscono con i controlli di gestione previsti dall’art. 21 DPR 633/1972 e dalle linee guida comunitarie.
Nel rapporto con la Pubblica Amministrazione, capitolati e prassi possono richiedere la firma qualificata. In caso di dubbi, verificare le regole di gara o le specifiche tecniche PA (DM 55/2013).
Conservare log di sistema, ricevute SdI e politiche di controllo interno aiuta a dimostrare autenticità e integrità in caso di verifica.
Emissione, trasmissione, ricezione: tempi e sanzioni
L’emissione avviene con la trasmissione a SdI. La data documento nell’XML può coincidere o precedere di poco la trasmissione, ma la legge rileva l’invio a SdI per determinare l’emissione.
Termini principali, ai sensi dell’art. 21 DPR 633/1972 e delle circolari dell’Agenzia delle Entrate:
- Fattura immediata: entro 12 giorni dall’effettuazione dell’operazione (consegna bene o pagamento del servizio se antecedente).
- Fattura differita: entro il 15 del mese successivo, per più consegne documentate da DDT o documenti equipollenti.
- Acconti e saldi: si fattura l’acconto al momento dell’incasso; il saldo segue le regole ordinarie.
Le sanzioni per tardiva o omessa fatturazione sono nell’art. 6 del D.Lgs. 471/1997. La riduzione è possibile se correggi spontaneamente (ravvedimento operoso) secondo il D.Lgs. 472/1997.
Scarti, errori e note di variazione
Se SdI scarta la fattura, questa si considera non emessa. Devi correggere e reinviare entro 5 giorni dalla notifica per rispettare i termini originari. Conserva le ricevute per tracciare gli eventi.
Per correggere importi o aliquote dopo la registrazione, usa la nota di variazione: TD04 per note di credito e TD05 per note di debito. La base è l’art. 26 DPR 633/1972. Le specifiche tecniche indicano i campi da valorizzare.
Per errori formali (es. CAP errato) puoi inviare una fattura sostitutiva o usare la sezione “AltriDatiGestionali” per precisazioni, se l’imponibile e l’imposta non cambiano.
Imposta di bollo in e-fattura
Quando la fattura non sconta IVA ed è superiore a 77,47 euro, si applica l’imposta di bollo. Si compila il blocco bollo nell’XML e si versa trimestralmente tramite addebito automatico o F24 predisposto dall’Agenzia.
Le regole derivano dal DPR 642/1972 e dai provvedimenti dell’Agenzia delle Entrate. Gli elenchi trimestrali e gli importi dovuti sono consultabili nell’area riservata del portale dell’Agenzia.
Verifica sempre i codici natura IVA e le esenzioni per applicare correttamente il bollo virtuale. Gli errori possono generare sanzioni e interessi.
Conservazione digitale a norma: responsabilità e tempi
La conservazione a norma è obbligatoria per 10 anni. Le basi sono l’art. 2220 del codice civile e l’art. 39 del DPR 633/1972. Vale anche per le fatture passive ricevute via SdI.
Le Linee guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici fissano ruoli, processi e pacchetti di archiviazione. Scegli un sistema che garantisca immodificabilità, reperibilità e leggibilità nel tempo.
Puoi conservare con un servizio qualificato o con il servizio gratuito dell’Agenzia delle Entrate attivando l’adesione. Il responsabile della conservazione resta il titolare dell’attività o il legale rappresentante.
Operazioni estere, reverse charge e casi particolari
Operazioni con l’estero e “esterometro” via SdI
Le operazioni con soggetti esteri non richiedono e-fattura al cliente, ma vanno comunicate a SdI con i codici TD previsti. Scadenza: entro il 15 del mese successivo al documento o all’operazione.
Esempi comuni: TD17 per integrazione/acquisti servizi da estero, TD18 per acquisti intracomunitari di beni, TD19 per acquisti da soggetti extra-UE, TD01/TD02 per cessioni a estero se si sceglie di emettere fattura XML anche verso non residenti.
La base è l’art. 1, comma 3-bis del D.Lgs. 127/2015 e i provvedimenti attuativi dell’Agenzia delle Entrate. Le specifiche tecniche indicano i dati obbligatori e i controlli.
Reverse charge interno e autofatture
Per operazioni soggette a inversione contabile interna, il cessionario integra la fattura o emette autofattura secondo i casi. I codici più usati sono TD16 (integrazione/reverse interno) e TD20–TD21 per casi particolari.
La normativa IVA di riferimento è il DPR 633/1972 e i successivi decreti di recepimento delle direttive UE. Le istruzioni operative sono nelle circolari Agenzia delle Entrate.
Controlla con attenzione il codice natura IVA, il tipo documento e i riferimenti normativi nel campo “Causale” per evitare contestazioni.
Regola decisionale rapida
Chi deve emettere e quando
Se sei titolare di Partita IVA in Italia e non rientri nel perimetro Sistema Tessera Sanitaria verso privati, allora devi emettere e-fattura per tutte le operazioni nazionali.
Se operi in regime forfettario, dal 1 gennaio 2024 devi emettere e-fattura come gli altri regimi. Applica l’imposta di bollo quando dovuta e indica “regime forfettario” in causale se utile al cliente.
Se vendi a privati senza PEC o codice destinatario, inserisci “0000000”, consegna una copia leggibile e conserva l’XML e le ricevute.
Se vendi o acquisti da estero, allora usa i documenti TD17–TD19 per comunicare le operazioni a SdI entro il 15 del mese successivo.
Se ricevi scarto da SdI, considera la fattura non emessa. Correggi e rinvia entro 5 giorni per limitare i rischi sanzionatori.
Scadenze e adempimenti: calendario operativo
Termini ricorrenti e buone pratiche
Programma l’emissione delle fatture immediate entro 12 giorni dall’operazione. Per le differite, raccogli DDT e chiudi entro il 15 del mese successivo.
Segna in agenda il 15 del mese per le comunicazioni estere via SdI. Verifica il prospetto imposta di bollo e pianifica il versamento trimestrale.
Esegui la conservazione a norma a cadenza regolare. Archivia XML, metadati e ricevute SdI. In caso di verifica, esibisci i pacchetti di archiviazione e le evidenze dei controlli.
Fonti normative essenziali da conoscere
Riferimenti per approfondire e difendersi in verifica
D.Lgs. 127/2015 (trasmissione telematica e incentivazione e-fatture), Legge 205/2017 art. 1 commi 909–916 (obbligo generalizzato), DM 3 aprile 2013 n. 55 (PA), DL 119/2018 art. 10-bis (esclusioni sanitarie), DPR 633/1972 art. 21 e 26 (requisiti e variazioni), D.Lgs. 471/1997 art. 6 (sanzioni), art. 2220 c.c. e art. 39 DPR 633/1972 (conservazione), Linee guida AgID sulla conservazione. Documentazione tecnica e circolari dell’Agenzia delle Entrate. Tutte consultabili su Normattiva e sui siti istituzionali competenti.
| Scenario | Chi emette/cosa invia | Termine verso SdI | Documento/codice e note operative |
|---|---|---|---|
| Vendita B2B in Italia | Fornitore emette XML | Entro 12 giorni (immediata) o entro il 15 mese successivo (differita) | TD01 (fattura) o TD24–TD25 per differita. Indica codice destinatario o PEC del cliente. |
| Vendita B2C in Italia | Fornitore emette XML | Stessi termini dell’art. 21 DPR 633/1972 | TD01. Se cliente senza PEC/codice, usa “0000000” e consegna copia leggibile. |
| Fornitura alla Pubblica Amministrazione | Fornitore emette XML conforme PA | Secondo contratto/ordine PA; trasmissione via SdI | TD01 con formato PA. Possibile richiesta firma qualificata. Indica CIG/CUP se previsti. |
| Professionista sanitario verso privato (dati inviati a STS) | Emissione NON elettronica verso privato; invio dati a STS | Secondo calendario STS | Esonero/divieto e-fattura verso privati per le prestazioni trasmesse a STS. Per altre operazioni, e-fattura ordinaria. |
| Acquisto servizi da estero | Cessionario integra/auto-fattura | Entro il 15 del mese successivo | TD17. Indica base imponibile, aliquota e imposta in inversione contabile. |
| Acquisto beni intracomunitari | Cessionario integra/auto-fattura | Entro il 15 del mese successivo | TD18. Riferimenti al fornitore UE e al numero di fattura originaria. |
| Acquisto da extra-UE | Cessionario comunica operazione | Entro il 15 del mese successivo | TD19. Allineare dati con bolletta doganale per importazioni. |
| Reverse charge interno | Cessionario integra | Entro termini di registrazione | TD16. Verifica corretta natura IVA e riferimenti normativi in causale. |
FAQ sulla fatturazione elettronica
Devo emettere e-fattura anche se sono in regime forfettario e lavoro solo con privati?
Sì. Dal 1 gennaio 2024 l’obbligo riguarda tutti i forfettari, anche se fatturano solo a consumatori finali. Se il cliente non ha PEC o codice destinatario, inserisci “0000000” nel campo apposito, invia a SdI e consegna una copia leggibile al cliente. Ricorda che il regime forfettario significa tassazione semplificata con imposta sostitutiva e contributi calcolati su un reddito forfettario. Non incidi l’IVA in fattura, ma potresti dover applicare l’imposta di bollo se la fattura supera 77,47 euro ed è non soggetta a IVA. Conserva XML e ricevute per 10 anni.
Quando una fattura si considera “emessa” e qual è la data che conta per l’IVA?
Una fattura si considera emessa quando è trasmessa a SdI. La data del documento è quella che inserisci nell’XML e si collega all’effettuazione dell’operazione (consegna del bene o pagamento del servizio se anticipato). I termini dell’art. 21 DPR 633/1972 richiedono l’invio entro 12 giorni per l’immediata o entro il 15 del mese successivo per la differita. In caso di scarto, la fattura è come non emessa: devi correggere e rinviare. Per l’esigibilità dell’IVA contano la data operazione e l’emissione; le circolari dell’Agenzia delle Entrate chiariscono i casi particolari, come acconti e saldi.
Cosa succede se SdI scarta la mia fattura o se sbaglio aliquota IVA?
Se SdI scarta, la fattura non esiste fiscalmente. Riceverai una notifica con il codice errore. Correggi i campi indicati (es. partita IVA errata, formato non valido) e rinvia entro 5 giorni per rispettare i termini originari. Se hai applicato un’aliquota sbagliata o importi errati dopo la registrazione, usa la nota di variazione: TD04 per ridurre imponibile/imposta, TD05 per aumentarla. La base è l’art. 26 DPR 633/1972. Registra le variazioni nei registri IVA con riferimento alla fattura iniziale. Conserva tutte le ricevute SdI e le note correlate per ricostruire la catena documentale.
Come gestisco le operazioni estere con le nuove regole senza “esterometro” classico?
Le operazioni con soggetti esteri si comunicano via SdI con documenti dedicati entro il 15 del mese successivo. Usa TD17 per servizi ricevuti da estero, TD18 per acquisti intracomunitari di beni, TD19 per acquisti da extra-UE. Per vendite a estero puoi emettere fattura XML o usare sistemi tradizionali verso il cliente, ma resta l’obbligo di comunicazione se richiesto. Allinea sempre i dati con i documenti doganali per importazioni e con la fattura del fornitore estero per evitare differenze. Le basi sono nel D.Lgs. 127/2015, come modificato, e nei provvedimenti dell’Agenzia delle Entrate. Conserva le ricevute SdI come prova dell’adempimento.
La conservazione a norma la fa il mio software o rimango responsabile in caso di controllo?
La responsabilità resta in capo al titolare o al legale rappresentante. Puoi delegare a un conservatore o usare il servizio dell’Agenzia delle Entrate, ma devi verificare che il processo rispetti le Linee guida AgID e le tempistiche. La conservazione a norma include versamento dei pacchetti di archiviazione, immodificabilità, ordinata indicizzazione e reperibilità per 10 anni, ai sensi dell’art. 2220 c.c. e dell’art. 39 DPR 633/1972. In caso di controllo, devi esibire i documenti e le evidenze di conservazione. Una buona prassi è pianificare verifiche periodiche interne e un test di recupero dei documenti conservati.
