Cos’è la fattura elettronica?
La fattura elettronica è un file – in formato XML – che sostituisce in toto la fattura cartacea.
Diversamente, per fatturazione elettronica o telematica, si intende l’intero sistema che permette di compilare, emettere, inviare e conservare le fatture elettroniche.
Tale sistema, realizzato dall’Agenzia delle Entrate, si chiama “Sistema di Interscambio” ed è disponibile a partire dal 2014: da quella data, infatti, l’uso è divenuto obbligatorio per le imprese e i professionisti che operano con la Pubblica Amministrazione. Dal 2017, inoltre, è stata concessa la possibilità di passare alla nuova fatturazione digitale per tutte le operazioni.
L’01 gennaio 2019 segna, invece, la data di introduzione della fatturazione elettronica obbligatoria per tutte le transazioni di tipo B2B (business to business) e B2C (business to customer), fatta eccezione per alcuni casi particolari (che elencheremo nel dettaglio più avanti).
Perché nasce la fatturazione elettronica?
I cambiamenti – si sa – spesso incutono un certo timore, specialmente quando devono essere posti in atto in tempi ristretti. Tutto questo, però, non deve porre in secondo piano i numerosi vantaggi legati all’utilizzo della nuova fatturazione elettronica, ovvero:
- superamento del cartaceo ed azzeramento dei costi di stampa e archiviazione;
- minore impatto ambientale;
- tracciabilità più agevole delle transazioni commerciali;
- lotta al fenomeno dell’evasione fiscale;
- semplificazione generale a livello contabile.
Cosa cambia con la fatturazione elettronica?
Per lungo tempo le fatture sono state emesse su supporto cartaceo e compilate in modi differenti: dalla semplice carta e penna, in seguito, si è passati alle macchine da scrivere, ai programmi per il computer (come Word o Excel), fino ai software di ultima generazione.
La consegna della fattura al cliente, dunque, poteva avvenire per posta, via e-mail o di presenza, con l’obbligo di conservare il documento cartaceo per almeno 10 anni.
Oggi, invece, grazie alla fatturazione elettronica, non è più necessario svolgere tutti i passaggi appena menzionati. In sostituzione, infatti, si adotta un sistema digitalizzato sia per la predisposizione delle fatture elettroniche in formato XML, sia per il successivo invio, sia per la ricezione dei documenti telematici in entrata e la loro registrazione e/o conservazione.
Come funziona la fatturazione elettronica?
Come abbiamo anticipato, la fatturazione elettronica è un sistema telematico impiegato per:
- compilare;
- firmare;
- inviare;
- ricevere e conservare le fatture elettroniche.
Il formato per le cosiddette e-fatture è conosciuto come FatturaPA, mentre il file contenente tutte le informazioni normalmente presenti in una fattura cartacea è scritto in XML.
Fattura elettronica: dalla compilazione alla conservazione
Il funzionamento della fatturazione elettronica può essere riassunto in quattro passaggi fondamentali, alcuni ottenuti con appositi programmi, altri con il Sistema di Interscambio.
1. Compilazione
La fattura elettronica viene predisposta tramite uno dei tanti software ad essa dedicati.
2. Firma
Oltre a salvare il documento in formato XML, è necessario apporre la firma elettronica qualificata del fornitore (o del suo intermediario) per garantire l’integrità del contenuto.
3. Trasmissione
La trasmissione della fattura elettronica dal soggetto che emette al destinatario (sia esso un privato, un’impresa o un ente pubblico) deve effettuarsi per legge tramite il Sistema di Interscambio.
4. Ricezione e conservazione
Il SDI sottopone il documento al controllo automatizzato e, se questo soddisfa i requisiti e riceve esito positivo, viene recapitato al destinatario, che provvederà alla sua conservazione.
Come compilo una fattura elettronica?
La prima operazione coincide con la compilazione della fattura elettronica. Oggi, per compiere questo passaggio, vi sono innumerevoli strumenti anche gratuiti o a basso costo, tra cui anche Fiscozen.
Generare una fattura digitale, pertanto, è semplice: invece di salvare il documento in PDF per inviarlo via mail, si utilizza il formato XML Fattura PA, mentre la trasmissione avviene online mediante il Sistema di Interscambio disponibile sul portale dell’Agenzia delle Entrate.
Affinché il Sistema possa smistare il documento verso il soggetto ricevente, esso deve presentare sia i contenuti tipici delle fatture tradizionali, sia i seguenti dati relativi al destinatario:
- per gli uffici della Pubblica Amministrazione si utilizza il Codice Univoco Ufficio, composto da 6 caratteri;
- per identificare i consumatori privati, si utilizza il Codice Fiscale;
- per imprese, professionisti ed altri destinatari B2B, i metodi sono due:
- Codice destinatario, se questi è accreditato presso il Sistema di Interscambio;
- indirizzo PEC.
Come firmo le fatture elettroniche?
Il secondo passaggio consiste nell’apposizione della firma elettronica qualificata, che ha lo scopo di garantire sia l’origine del documento, sia l’integrità dei dati in esso contenuti.
Anche in questo caso, non mancano le soluzioni online a prezzi competitivi.
Come trasmetto una fattura elettronica?
Una volta firmata la e-fattura, mediante quello che può essere considerato, a tutti gli effetti, un “sigillo digitale”, è sufficiente trasmetterla attraverso il Sistema di Interscambio.
Il Sistema provvede automaticamente al controllo del documento e, se questo risponde ai criteri richiesti con esito positivo, al successivo invio al soggetto indicato come destinatario.
Come posso ricevere e conservare le fatture elettroniche?
Il destinatario, una volta ricevute le fatture elettroniche, ha il compito di conservarle per un periodo minimo di 10 anni. I software in questione, infatti, sono dotati di un’apposita sezione per la registrazione dei documenti sempre in formato digitale, evitando così inutili sprechi di carta, inchiostro, ecc..
In quali casi sono esonerato dall’obbligo della fatturazione elettronica?
La Legge di Bilancio 2019 ha stabilito l’obbligo di ricorrere alla fatturazione elettronica per tutte le transazioni B2B e B2C. Tuttavia, fino al 2021, la normativa prevedeva anche i seguenti casi di esonero:
- per le operazioni eseguite da coloro che adottano il regime forfettario;
- per le operazioni eseguite da coloro che adottano il regime dei minimi;
- per le cessioni di beni e le prestazioni di servizi rese nei confronti di non residenti, comunitari ed extra comunitari.
Attenzione: dal 1° luglio 2022 la fatturazione elettronica è obbligatoria anche per tutti i forfettari che hanno superato la soglia dei 25.000€ di ricavi o compensi nel 2021 e coloro che emettono fatture nei confronti della pubblica amministrazione. Nel 2024 l’obbligo si allargherà a tutti indipendentemente dal totale dei ricavi.
Fino al 2024 restano esonerati coloro che nel 2021 hanno avuto ricavi o compensi inferiori a 25.000€ e rientrano nelle seguenti categorie:
- Regime forfettario
- Regime dei minimi
- Associazione sportiva dilettantistica
Ricordiamo, inoltre, che nel 2023 prosegue il divieto di utilizzare fatture elettroniche per le prestazioni rese da operatori sanitari (medici, infermieri, ecc.) nei confronti di privati.
Vogliamo, inoltre, sottolineare come l’uso della fattura elettronica sia diventato, ormai, uno standard di qualità, anche per coloro che risultano attualmente esclusi da qualsiasi obbligo.
Ecco perché, se desideri anticipare i tempi e prendere “confidenza” con la nuova e-fattura, ti basta scegliere Fiscozen: incluso nel costo di abbonamento – che, per i forfettari, è di soli 299 euro + Iva all’anno – vi è l’accesso ad un software innovativo per la fatturazione telematica senza limiti.
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