Fattura elettronica: cos’è, come si fa e quando è obbligatoria?

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In breve

In questo articolo vedremo cos’è la fattura elettronica, come si fa e in quali casi è obbligatoria. Qui sotto trovi un riassunto di tutte le informazioni ma, se preferisci andare nel dettaglio, puoi leggere ogni capitolo scorrendo in basso.

Ogni fattura è un servizio che hai erogato e che ti deve essere pagato. Fare tutto correttamente e online può agevolarti a velocizzare il processo di pagamento. Il commercialista può aiutarti ad impostare tutta la procedura nel modo corretto. Puoi ottenere un consulenza fiscale gratuita e senza impegno con un nostro esperto, compilando il form in cima alla pagina.

La fattura elettronica è un documento in formato .xml che sostituisce la fattura tradizionale

Prima dovevi creare le fatture cartacee o in pdf e consegnarle manualmente al tuo cliente mentre ora le fatture elettroniche arrivano direttamente al tuo cliente tramite l’agenzia delle entrate.

Per farla devi abilitarla sul sito dell’agenzia delle entrate

Per abilitarla devi accedere al portale fatture e corrispettivi e attivare l’invio delle fatture elettroniche.

Per fare la tua prima fattura, avrai bisogno del codice SDI del tuo cliente

Se è titolare di Partita IVA ed è residente in Italia, il codice è composto da 7 cifre che gli devi richiedere. Se è un soggetto privato residente in Italia, il codice che devi indicare è 7 zeri, quindi 0000000. Se il cliente è residente fuori dall’Italia, sia per le aziende che per privati, il codice è 7 X, quindi XXXXXXX.

Se il destinatario è una pubblica amministrazione, devi indicare sempre il CUU, codice univoco ufficio, una sequenza di 6 caratteri alfanumerici, necessaria per identificare l’ufficio pubblico destinatario della fattura.

Ora che hai tutto, hai 2 strade

La prima è fare la fattura direttamente sul sito dell’agenzia delle entrate. Il servizio è gratuito ma anche piuttosto macchinoso, l’interfaccia non è intuitiva ed è necessaria una certa dimestichezza con le diciture fiscali.

L’alternativa è usare un software di terze parti che viene personalizzato per mostrare solo le opzioni legate alla tua attività, con un’interfaccia intuitiva e anche la possibilità di modificare l’aspetto grafico della fattura.

È sempre obbligatoria, che tu sia in regime ordinario o forfettario 

L’unica eccezione sono i professionisti sanitari, che dovranno continuare ad inviare i dati di fatturazione solo al sistema tessera sanitaria per tutte le prestazioni svolte verso i privati.

Possiamo aiutarti gratuitamente a capire come creare una fattura elettronica

Un consulente fiscale può studiare la tua attività e guardarti in tutti gli step per creare le tue fatture elettroniche.

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Fattura elettronica: cos’è e chi è obbligato a farla?

La fattura elettronica è un documento che attesta la tua richiesta di farti pagare da un cliente per un servizio o un prodotto che gli hai venduto

Sostituisce in tutto e per tutto la fattura tradizionale. In pratica quando emetti una fattura elettronica devi creare un file informatico in formato .xml utilizzando un software. Devi poi inviare il file tramite internet, direttamente all’agenzia delle entrate. 

Sei sempre obbligato ad emettere fattura elettronica tranne se fai una prestazione sanitaria

Solo per questo tipo di prestazioni, infatti, non dovrai inviare fattura elettronica, ma dovrai utilizzare un sistema differente, il sistema tessera sanitaria.

L’agenzia delle entrate, tramite il sistema di interscambio, controlla che la tua fattura abbia tutte le caratteristiche necessarie

Il sistema verifica alcune caratteristiche. Queste sono l’autenticità dell’origine, ovvero se è indicato il soggetto che emette la fattura, e la leggibilità, ovvero se il file può essere convertito da codice ad un fattura leggibile da un umano.

L’SDI controlla anche l’integrità del contenuto che significa che una volta emessa, la fattura non può essere modificata. 

Se ti accorgi di aver sbagliato qualcosa, dovrai emettere una nota di credito. È un documento simile alla fattura ma che annulla il documento sbagliato. Anche la nota di credito deve essere inviata in formato elettronico all’SDI.

Solo dopo che la nota di credito è stata controllata, potrai riemettere una nuova fattura con le informazioni corrette.

Le fatture elettroniche facilitano i controlli e le dichiarazioni dei redditi

Dato che tutti i dati delle fatture vengono inviate all’agenzia delle entrate, è più facile per lo stato effettuare i controlli e verificare che tutto sia in ordine quando poi dovrai fare la dichiarazione dei redditi.

È un sistema che tutela sia chi emette le fatture, perchè ogni informazione è registrata, sia lo stato che può controllare più facilmente che vengano pagate le giuste tasse.

Possiamo aiutarti  gratuitamente a capire come funziona 

Un consulente fiscale può affiancarti nella creazione delle tue prime fatture, per spiegarti passo passo come compilarle e inviarle in modo che siano corrette per la tua attività.

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Fatturazione elettronica: come si attiva e come funziona?

Per attivare la fatturazione elettronica, devi accedere al sito web dell’agenzia delle entrate e andare nella tua area privata

A questo punto cerca la sezione fatture e corrispettivi, accedi e, una volta dentro, attiva il servizio che ti abilita alla creazione delle fatture elettroniche.

Devi entrare nel portale fatture e corrispettivi, accedendo tramite SPID o carte d’identità elettronica. Una volta dentro, devi attivare il servizio che ti abilita alla creazione delle fatture elettroniche. 

Hai l’obbligo di conservare ogni documento per almeno 10 anni, se non vuoi scaricare ogni fattura e metterla da parte in maniera cartacea o comprare un software che salvi le fatture come richiesto dell’agenzia delle entrate, puoi attivare il servizio di conservazione offerto gratuitamente dell’agenzia delle entrate. 

Puoi farlo direttamente dal portale. Attivandolo sarà l’agenzia delle entrate ad occuparsi della conservazione delle fatture al posto tuo.

La gestione di una fattura elettronica si svolge in 5 fasi

  1. predisposizione: è la fase di creazione della fattura elettronica
  2. invio: il file creato viene inviato al sistema di interscambio
  3. controllo: il sistema di interscambio verifica che la fattura sia corretta secondo alcuni parametri che sono autenticità, leggibilità ed integrità
  4. consegna: la fattura viene consegnata al destinatario. Se il tuo documento non supera i controlli, riceverai un attivo e potrai sistemare la fattura
  5. conservazione: la fattura viene messa da parte così da essere a disposizione per eventuali controlli futuri

Una cosa che l’SDI non controlla è il contenuto della fattura. Se ad esempio hai inserito correttamente l’importo o il metodo di pagamento. Se c’è un errore di questo genere, quindi, devi accorgertene tu e non puoi fare affidamento sul sistema di interscambio.

Per creare la fattura elettronica hai bisogno di un software dedicato

Puoi usare il servizio online oppure il software da scaricare che mette a disposizione l’agenzia delle entrate, l’app gratuita Fatturae oppure un servizio di terze parti, come ad esempio Fiscozen.

Devi creare il documento della fattura in formato .xml inserendo tutti i dati tuoi, del tuo cliente e della transazione, e poi inviarlo al sistema di interscambio.

Esiste un modo per non doverti preoccupare di gestire tutte le fasi di fatturazione nel modo corretto

Alcuni software di fatturazione si occupano in automatico della maggior parte delle funzioni, così tu devi solo compilare i dati e cliccare invia.

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Compilare e inviare una fattura elettronica: come si fa?

Nella fattura devi inserire i tuoi dati, quelli del tuo cliente e quelli relativi al prodotto o al servizio che vendi

All’inizio devono esserci sempre la data di emissione e il numero progressivo, che identifica ogni singola fattura

I tuoi dati e quelli del tuo cliente sono nome e cognome o denominazione se si tratta di un’attività, indirizzo, Partita IVA o codice fiscale se il tuo cliente è un privato.

Deve sempre esserci la descrizione della prestazione e il compenso che riceverai, le eventuali spese documentate e anche l’ eventuale contributo integrativo o rivalsa, se la tua cassa previdenziale lo prevede.

Se sei in regime ordinario devi inserire la percentuale e l’importo dell’IVA e la ritenuta d’acconto. In ultimo, devi inserire il totale della fattura.

Se non devi versare l’IVA e il totale della fattura supera i 77,47€ devi inserire un’imposta di bollo di 2€.

Per inviare la fattura all’ SDI, puoi usare 4 metodi diversi

Il primo è il servizio online nel portale fatture e corrispettivi caricando direttamente il file .xml. Il secondo l’App Fatturae, messa a disposizione dall’Agenzia delle Entrate.

Il terzo metodo è inviare il file .xml della fattura come allegato ad un messaggio di PEC all’indirizzo [email protected].

Il quarto metodo è utilizzare un software di terze parti.

Se vuoi che la fattura sia consegnata anche al tuo cliente, hai bisogno del codice SDI del sistema di fatturazione che utilizza

È un codice di sette cifre che funziona come un indirizzo e permette al sistema di interscambio di consegnare la fattura al software di fatturazione del tuo cliente.

Se è titolare di Partita IVA ed è residente in Italia devi chiedere il codice direttamente a lui. Se è un soggetto privato residente in Italia, il codice che devi indicare è 7 zeri, quindi 0000000. Se il cliente è residente fuori dall’Italia, sia per le aziende che per privati, il codice è 7 X, quindi XXXXXXX.

Se il destinatario è una pubblica amministrazione, devi indicare sempre il CUU, codice univoco ufficio, una sequenza di 6 caratteri alfanumerici, necessaria per identificare l’ufficio pubblico destinatario della fattura. 

Se sbagli ad inserire il codice SDI ma hai inserito la Partita IVA corretta, il cliente non riceverà la fattura nel software ma potrà comunque trovarla nel suo cassetto fiscale.

Possiamo guidarti gratuitamente nella compilazione delle fatture, specialmente se è la prima volta.

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Inviare una fattura elettronica: quando farlo e cosa rischio se sono in ritardo?

Devi inviare la fattura elettronica entro 12 giorni da quando l’hai creata. Se non la invii in tempo, ricevi una multa per invio tardivo

Se l’invio in ritardo influisce sulla dichiarazione IVA, la multa va dal 90% al 180% del valore della fattura su cui si calcola questa imposta, con un minimo di 500€. 

Se invece il ritardo non influisce sulla dichiarazione IVA, ad esempio se sei in regime forfettario, la multa può andare da 250€ a 2000€. Questa differenza tra il minimo e il massimo è data da diversi fattori, ad esempio quante volte hai già mandato fatture con questo errore.

Se ti accorgi di essere in ritardo con l’invio della fattura elettronica, puoi rimediare usando il ravvedimento operoso e pagare la multa in misura ridotta

Il ravvedimento operoso è il modo che hai per rimediare ad eventuali pagamenti in ritardo. È disponibile per quasi tutte le tasse che devi pagare e gli adempimenti che devi inviare.

È come se dicessi all’agenzia delle entrate che ti sei accorto dell’errore e ti auto-sanzioni per riparare, senza la necessità che intervengano loro.

Visto che lo fai di tua spontanea volontà e togli all’agenzia il costo di dover verificare un errore, la multa è più bassa rispetto a quella che ti manderebbe lo stato.

Nel caso delle fatture elettroniche, le sanzioni per il ravvedimento operoso sono quelle in tabella:

quando paghi quale parte di sanzione devi pagare
entro 30 giorni 1/10
entro 90 giorni 1/9
entro il termine per la presentazione dell’IVA annuale 1/8
entro il termine per la presentazione dell’IVA dell’anno successivo 1/7
oltre il termine per la presentazione dell’IVA dell’anno successivo 1/6
dopo che ti viene contestato il ritardo 1/5

Ad esempio, se la multa che dovresti ricevere è di 250€ ma paghi entro 30 giorni, dovrai pagare solo 25€ di sanzione ovvero 1/10 della multa intera.

Esiste un modo per non doverti mai preoccupare di inviare la fattura oltre la scadenza

Il software di fatturazione di Fiscozen ti ricorda di inviare le fatture elettroniche entro la scadenza e si aggiorna ogni giorno dicendo quanto tempo hai a disposizione. In questo modo puoi avere sempre tutto sotto controllo ed evitare le sanzioni per gli invii in ritardo.

Per avere più informazioni su come funziona puoi ricevere una consulenza fiscale gratuita e senza impegno con un esperto compilando il form qui sotto.

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Scritta da un nostro Autore

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