La fattura elettronica è una fattura in formato .xml che crei con un software e invii al Sistema di Interscambio (SDI) dell’Agenzia delle Entrate, che la controlla e la consegna al tuo cliente. Se hai una Partita IVA in Italia è obbligatoria, anche in regime forfettario. L’unica eccezione per chi lavora in proprio sono le prestazioni sanitarie verso privati.
Fattura elettronica: cos’è e chi è obbligato a farla?
La fattura elettronica è il documento con cui chiedi a un cliente di pagarti un servizio o un prodotto che gli hai venduto. Sostituisce in tutto e per tutto la fattura tradizionale: la crei come file .xml con un software e la invii via internet all’Agenzia delle Entrate, non più al cliente in carta o in pdf.
Se hai una Partita IVA e lavori con clienti in Italia, devi emettere fattura elettronica, che tu sia in regime ordinario o forfettario. L’obbligo vale dal 1° gennaio 2019, secondo la guida dell’Agenzia delle Entrate, per le fatture verso altre Partite IVA e verso privati. Oggi riguarda tutti i titolari di Partita IVA, compresi professionisti, artigiani e ditte individuali. Per i forfettari l’obbligo è arrivato dopo: dal 1° luglio 2022 per chi aveva ricavi o compensi sopra i 25.000 € e dal 1° gennaio 2024 per tutti gli altri, come chiarisce l’Agenzia delle Entrate. Se sei forfettario, trovi i dettagli nella guida sulla fattura elettronica in regime forfettario.
L’unica eccezione che riguarda davvero chi lavora in proprio sono le prestazioni sanitarie. Se sei un professionista sanitario, per le prestazioni verso i privati non invii la fattura elettronica: continui a inviare i dati di fatturazione solo al Sistema Tessera Sanitaria.
Quando la fattura arriva al Sistema di Interscambio, cioè la piattaforma dell’Agenzia delle Entrate che smista le fatture elettroniche, il sistema controlla che abbia le caratteristiche necessarie. Verifica l’autenticità dell’origine, cioè che sia indicato chi emette la fattura, e la leggibilità, cioè che il file si possa trasformare in una fattura leggibile da una persona.
Garantisce anche l’integrità del contenuto: una volta emessa, la fattura non si può più modificare. Se ti accorgi di un errore, emetti una nota di credito, un documento simile alla fattura che annulla quello sbagliato. Anche la nota di credito la invii allo SDI in formato elettronico. Solo dopo che lo SDI l’ha controllata, emetti la nuova fattura con i dati corretti.
Dato che tutti i dati delle fatture arrivano all’Agenzia delle Entrate, per lo Stato è più facile fare i controlli quando presenti la dichiarazione dei redditi. Il sistema tutela te, perché ogni informazione resta registrata, e lo Stato, che verifica più facilmente che si paghino le tasse giuste.
Fatturazione elettronica: come si attiva e come funziona?
Per attivare la fatturazione elettronica accedi al sito dell’Agenzia delle Entrate e vai nel portale Fatture e corrispettivi. Entri con SPID (Sistema Pubblico di Identità Digitale), CIE (Carta di Identità Elettronica) o CNS (Carta Nazionale dei Servizi). Da lì usi i servizi gratuiti dell’Agenzia delle Entrate per creare, inviare e conservare le fatture elettroniche.
Hai l’obbligo di conservare ogni documento per almeno 10 anni. Se non vuoi scaricare ogni fattura e archiviarla da solo, o comprare un software che la conservi come richiede l’Agenzia delle Entrate, attiva il servizio di conservazione gratuito dell’Agenzia. Lo fai direttamente dal portale e da quel momento è l’Agenzia a conservare le fatture al posto tuo.
La gestione di una fattura elettronica si svolge in 5 fasi:
- creazione: prepari la fattura elettronica con un software;
- invio: il file parte verso il Sistema di Interscambio;
- controllo: lo SDI verifica che la fattura sia corretta;
- consegna: la fattura arriva al destinatario. Se il tuo documento non supera i controlli, ricevi una ricevuta di scarto: la fattura si considera mai emessa, la correggi e la invii di nuovo. Di solito controllo e consegna richiedono pochi minuti, ma possono arrivare a un massimo di 5 giorni quando lo SDI elabora moltissime fatture, come indica la guida dell’Agenzia delle Entrate;
- conservazione: la fattura resta archiviata ed è disponibile per eventuali controlli futuri.
Il Sistema di Interscambio controlla che ci siano i dati obbligatori e il codice destinatario. Verifica anche che Partita IVA e codice fiscale esistano e che imponibile, aliquota e IVA siano coerenti, come spiega la stessa guida. Non controlla invece se l’importo concordato o il metodo di pagamento sono quelli giusti. Un errore di questo tipo devi notarlo tu, perché lo SDI non lo segnala.
Quale servizio di fatturazione elettronica scegliere per iniziare?
Per iniziare hai 2 strade: i servizi gratuiti dell’Agenzia delle Entrate oppure un software di fatturazione di terze parti. La scelta dipende da quante fatture fai e da quanto ti senti a tuo agio con le voci fiscali.
La prima strada è fare la fattura direttamente sul sito dell’Agenzia delle Entrate, con la procedura web del portale o con l’App FatturAE per smartphone e tablet. Il servizio è gratuito, ma l’interfaccia non è intuitiva e ti serve una certa dimestichezza con le diciture fiscali. Puoi anche scaricare il software gratuito dell’Agenzia e compilare la fattura sul computer.
L’alternativa è un software di terze parti, che mostra solo le opzioni legate alla tua attività, ha un’interfaccia più semplice e ti permette di personalizzare l’aspetto grafico della fattura. Alcuni software si occupano in automatico della maggior parte delle fasi, così tu compili i dati e clicchi su invia.
Prima di scegliere, guarda tre cose: se il servizio invia le fatture allo SDI e ti mostra le ricevute, se conserva le fatture al posto tuo e se ti permette di emettere una nota di credito quando sbagli. Tra i software di terze parti c’è anche Fiscozen, che include la fatturazione elettronica nell’abbonamento. Qualunque servizio scegli, verifica che conservi le fatture per 10 anni come chiede la legge. Se lavori con un commercialista, puoi anche dargli la delega alla fatturazione elettronica sul portale dell’Agenzia.
Compilare e inviare una fattura elettronica: come si fa?
Nella fattura inserisci i tuoi dati, quelli del tuo cliente e quelli del prodotto o del servizio che vendi. All’inizio ci sono sempre la data di emissione e il numero progressivo, che identifica ogni singola fattura.
I tuoi dati e quelli del tuo cliente sono nome e cognome, o denominazione se si tratta di un’attività, indirizzo, Partita IVA oppure codice fiscale se il cliente è un privato. Poi scrivi la descrizione della prestazione, il compenso che ricevi, le eventuali spese documentate e l’eventuale contributo integrativo o rivalsa, se la tua cassa previdenziale lo prevede.
Se sei in regime ordinario inserisci la percentuale e l’importo dell’IVA e la ritenuta d’acconto. In ultimo inserisci il totale della fattura. Se non devi versare l’IVA e il totale della fattura supera i 77,47 €, devi inserire un’imposta di bollo di 2 €, come spiega l’Agenzia delle Entrate. Per la dicitura corretta leggi la guida sulla marca da bollo sulla fattura elettronica.
Per inviare la fattura allo SDI puoi usare 4 metodi diversi:
- il servizio online del portale Fatture e corrispettivi, dove carichi direttamente il file .xml;
- l’App FatturAE, messa a disposizione dall’Agenzia delle Entrate;
- la Posta Elettronica Certificata (PEC): invii il file .xml della fattura come allegato a un messaggio di PEC all’indirizzo sdi01@pec.fatturapa.it;
- un software di terze parti.
Se vuoi che la fattura arrivi anche al tuo cliente, ti serve il suo codice destinatario, chiamato anche codice SDI. È un codice alfanumerico di 7 caratteri che funziona come un indirizzo: dice al Sistema di Interscambio a quale software di fatturazione consegnare la fattura. Nella tabella trovi cosa scrivere nel campo in base a chi è il tuo cliente.
| Chi è il tuo cliente | Cosa scrivi nel codice destinatario |
|---|---|
| Titolare di Partita IVA residente in Italia | Il codice di 7 caratteri che devi chiedere direttamente a lui |
| Privato residente in Italia | 7 zeri, quindi 0000000 |
| Azienda o privato residente fuori dall’Italia | 7 X, quindi XXXXXXX |
| Pubblica amministrazione | Il CUU, codice univoco ufficio, una sequenza di 6 caratteri alfanumerici |
Il CUU serve a identificare l’ufficio pubblico destinatario della fattura. Se sbagli il codice SDI ma hai inserito la Partita IVA corretta, il cliente non riceve la fattura nel suo software, ma può comunque trovarla nella sua area riservata sul sito dell’Agenzia delle Entrate.
Per i clienti esteri la fattura elettronica è facoltativa, ma devi comunque comunicare all’Agenzia delle Entrate i dati delle operazioni con l’estero, come spiega la guida ufficiale sulla fattura elettronica. Se scegli la fattura elettronica, nel codice destinatario scrivi XXXXXXX.
Come si fa una fattura elettronica a un privato?
Per fare una fattura elettronica a un privato senza Partita IVA scrivi 0000000 nel codice destinatario, inserisci il suo codice fiscale e invii la fattura allo SDI come tutte le altre. In più, gli consegni una copia in pdf o su carta, a meno che non ci rinunci.
Il privato non ha un software di fatturazione, quindi il Sistema di Interscambio non gli recapita il file. La fattura originale resta quella elettronica: come spiega la guida dell’Agenzia delle Entrate sui servizi gratuiti, il tuo cliente la consulta e la scarica dalla sua area riservata sul sito dell’Agenzia. Ricordaglielo quando gli dai la copia: molti non sanno che la trovano lì.
Per il resto compili la fattura come le altre: data, numero progressivo, i tuoi dati, nome, cognome e indirizzo del cliente, descrizione della prestazione e importi. Se non addebiti l’IVA e il totale supera i 77,47 €, aggiungi anche qui il bollo da 2 €.
Fai attenzione se sei un professionista sanitario. Per le prestazioni sanitarie verso i privati la fattura elettronica non si invia allo SDI: emetti una fattura in pdf o su carta e comunichi i dati al Sistema Tessera Sanitaria.
Inviare una fattura elettronica: quando farlo e cosa rischio se sono in ritardo?
Devi emettere e inviare la fattura elettronica entro 12 giorni dalla data in cui hai fatto l’operazione, non da quando hai creato il documento. È l’articolo 21 del decreto IVA, come ricorda la risposta n. 129 del 2020 dell’Agenzia delle Entrate. Nella fattura indichi la data dell’operazione. Se non la invii in tempo, ricevi una multa per invio tardivo.
Se il ritardo influisce sulla dichiarazione IVA, per le violazioni commesse dal 1° settembre 2024 paghi il 70% dell’IVA della fattura inviata in ritardo, con un minimo di 300 €. Lo prevede il decreto legislativo 87 del 2024. Per le violazioni precedenti la sanzione andava dal 90% al 180% dell’imposta, con un minimo di 500 €.
Se invece il ritardo non influisce sulla dichiarazione IVA, ad esempio se sei in regime forfettario, la multa può andare da 250 € a 2.000 €. La differenza tra il minimo e il massimo dipende da diversi fattori, ad esempio quante volte hai già mandato fatture in ritardo. Trovi altri esempi nella guida sulle sanzioni per la fattura elettronica tardiva.
Se ti accorgi di essere in ritardo, rimedia con il ravvedimento operoso e paga la multa in misura ridotta. Il ravvedimento operoso è il modo che hai per rimediare da solo a un errore o a un ritardo, prima che se ne accorga l’Agenzia delle Entrate. Visto che lo fai di tua iniziativa, la sanzione è più bassa di quella che ti arriverebbe dopo un controllo.
La tabella riassume le riduzioni della scheda sul ravvedimento dell’Agenzia delle Entrate per le violazioni commesse dal 1° settembre 2024: più aspetti, più alta è la parte di sanzione che paghi.
| Quando paghi | Quale parte di sanzione devi pagare |
|---|---|
| Entro 90 giorni dall’errore | 1/9 del minimo |
| Entro il termine per la presentazione dell’IVA annuale | 1/8 del minimo |
| Dopo il termine della dichiarazione IVA dell’anno in cui hai sbagliato | 1/7 del minimo |
| Dopo che l’Agenzia ti ha mandato la bozza dell’accertamento, se prima non c’è stato un verbale di controllo | 1/6 del minimo |
| Dopo un verbale di controllo, cioè dopo che ti viene contestato il ritardo | 1/5 del minimo |
| Dopo la bozza dell’accertamento che arriva dopo un verbale di controllo | 1/4 del minimo |
La riduzione a 1/10 entro 30 giorni vale solo per chi paga in ritardo un’imposta, non per la fattura emessa in ritardo. Ad esempio, se la sanzione minima è di 250 € e rimedi entro 90 giorni, paghi 1/9, cioè circa 27,78 €, non 25 €. Per le violazioni commesse prima del 1° settembre 2024 valgono ancora le vecchie riduzioni: 1/7 entro il termine per la presentazione dell’IVA dell’anno successivo, 1/6 oltre il termine per la presentazione dell’IVA dell’anno successivo e 1/5 dopo che ti viene contestato il ritardo. Per fare i conti passo per passo leggi come si fa il calcolo del ravvedimento per l’invio tardivo della fattura elettronica.
Per non doverti preoccupare delle scadenze, affidati a un servizio che te le ricordi. Con Fiscozen la dashboard ti mostra le scadenze imminenti e ricevi gli avvisi con anticipo, così hai sempre tutto sotto controllo.
Se hai dubbi sulla tua prima fattura elettronica o su una fattura inviata in ritardo, non ti preoccupare: ne parliamo insieme. Prenota una consulenza gratuita e senza impegno con un nostro esperto.
Domande frequenti sulla fattura elettronica
Posso fare la fattura elettronica gratis?
Sì. L’Agenzia delle Entrate mette a disposizione gratis la procedura web del portale Fatture e corrispettivi, l’App FatturAE e un software da scaricare sul computer. Con questi strumenti crei, invii e conservi le fatture senza costi. In cambio devi conoscere bene le voci fiscali, perché l’interfaccia non ti guida come un software pensato per la tua attività.
Come faccio a sapere se la fattura elettronica è arrivata al cliente?
Te lo dice lo SDI con una ricevuta. Se la consegna va a buon fine ricevi una ricevuta di consegna, con la data in cui il cliente ha ricevuto la fattura. Se il file non supera i controlli ricevi una ricevuta di scarto. Se usi i servizi gratuiti dell’Agenzia delle Entrate, trovi le ricevute nel portale Fatture e corrispettivi.
Cosa succede se il cliente non riesce a ricevere la mia fattura elettronica?
La fattura è comunque emessa per te. Se la casella o il canale del cliente non funzionano, lo SDI ti manda una ricevuta di impossibilità di recapito e mette la fattura nell’area riservata del cliente sul sito dell’Agenzia delle Entrate. Avvisa il cliente per E-mail o per telefono, così può scaricarla da lì.
Posso fare una fattura elettronica con una data precedente all’apertura della Partita IVA?
No. Per legge non puoi emettere una fattura elettronica con una data precedente all’apertura della tua Partita IVA. Se hai lavorato prima di aprirla, i compensi di quel periodo vanno gestiti in un altro modo, ad esempio come prestazione occasionale. Prima di fatturare, valuta il tuo caso con un commercialista.
