Ultimo aggiornamento: agosto 2026.
Verso la PA emetti solo fattura elettronica XML FatturaPA con firma digitale qualificata, invio tramite SdI, indicazioni CIG/CUP quando dovuti, corretta imposta di bollo/IVA e conservazione a norma per 10 anni.
- Formato e invio: file XML FatturaPA firmato digitalmente e trasmesso al Sistema di Interscambio tramite PEC, servizi web o portale dedicato.
- Dati chiave: Codice Univoco Ufficio IPA, CIG/CUP se previsti, split payment quando applicabile, ritenuta d’acconto per professionisti, bollo virtuale.
- Flussi e tempi: scarto/consegna SdI entro pochi giorni, eventuale esito del committente; decorrenza termini dopo 15 giorni se nessun esito.
Obbligo di fattura elettronica verso la PA: quadro normativo e responsabilità
L’obbligo nasce dall’articolo 1, commi 209-214, della Legge 244/2007. Il Decreto Ministeriale 3 aprile 2013 n. 55 disciplina formato, invio e ricezione tramite il Sistema di Interscambio. Trovi i testi sul portale Normattiva.
La fattura deve rispettare il D.P.R. 633/1972, in particolare l’articolo 21 per i contenuti obbligatori e l’articolo 39 per la conservazione. Per lavori pubblici e servizi, la tracciabilità e i riferimenti CIG/CUP derivano dalla Legge 136/2010 e dal Codice dei contratti pubblici (D.Lgs. 36/2023).
La firma elettronica qualificata segue il Regolamento UE 910/2014 eIDAS. La Pubblica Amministrazione paga l’IVA con lo split payment quando previsto dall’articolo 17-ter del D.P.R. 633/1972. Per professionisti, si applica spesso la ritenuta d’acconto ai sensi del TUIR.
Responsabilità del fornitore
Come fornitore, rispetti formato, contenuti, firma e invio. Gestisci notifiche SdI ed eventuali rifiuti della PA. Conservi la fattura a norma per 10 anni. Le sanzioni per errori di fatturazione sono nel D.Lgs. 471/1997.
Formato FatturaPA e firma digitale qualificata
La FatturaPA è un file XML con struttura standard. Ogni campo ha regole precise. Il blocco DatiTrasmissione identifica mittente e canale. DatiCedentePrestatore e DatiCessionarioCommittente descrivono fornitore e PA. DatiBeniServizi elenca righe e aliquote.
Per la PA, il file deve essere firmato con firma elettronica qualificata. La firma garantisce autenticità e integrità. Usa un certificato qualificato in corso di validità. La scelta tra CAdES o XAdES dipende dalle specifiche tecniche accettate dallo SdI.
Compila con attenzione i blocchi facoltativi richiesti dalla PA: DatiOrdineAcquisto, DatiContratto, DatiConvenzione, DatiRicezione. Questi dati collegano la fattura a ordini e contratti. Evitano rifiuti amministrativi.
Imposta di bollo e IVA in fattura
Se la fattura è senza IVA e supera 77,47 euro, applichi l’imposta di bollo di 2 euro. L’assolvimento è virtuale. Il versamento avviene a cadenza periodica, come previsto dal D.M. 28 dicembre 2018.
L’IVA si espone in base al regime e all’operazione. Con split payment, indichi l’IVA in fattura ma la PA versa l’imposta all’Erario. Se sei in regime forfettario, non addebiti IVA e indichi la relativa norma.
Dati indispensabili per la PA: Codice Ufficio, CIG, CUP, ritenuta
Il Codice Univoco Ufficio (IPA) instrada la fattura all’ufficio corretto, svolgendo la funzione del codice destinatario SDI. Verifica sempre il codice comunicato dal committente. Un codice errato causa scarto o mancata consegna.
Indica CIG e, quando necessario, CUP. Il CIG identifica la gara o l’affidamento. Il CUP identifica il progetto di investimento. La Legge 136/2010 richiede questi riferimenti per tracciabilità e controlli.
Se sei un professionista in regime ordinario, verifica la ritenuta d’acconto. La PA agisce da sostituto d’imposta e trattiene una quota del compenso. In regime forfettario non si applica ritenuta.
Altri riferimenti utili
Inserisci eventuali numeri di ordine, capitolato, convenzione e centro di costo. Le PA usano questi dati per validare e liquidare la fattura. Concordali prima dell’emissione per evitare rifiuti.
Trasmissione tramite SdI: canali, notifiche ed esiti
Puoi inviare tramite PEC, servizi web interoperabili o caricamento sul portale dedicato. Il Sistema di Interscambio controlla sintassi e coerenza. In caso di errori formali, invia una notifica di scarto.
Se i controlli vanno a buon fine, ricevi la notifica di consegna. La PA può inviare un esito di accettazione o rifiuto. In assenza di esito, scatta la decorrenza termini dopo 15 giorni dalla consegna.
Conserva tutte le ricevute SdI. Dimostrano l’emissione e la consegna. Se ricevi un rifiuto, valuta la causa. A volte serve nota di credito e riemissione corretta. Altre volte basta un’integrazione concordata.
Tempistiche pratiche
Emetti la fattura entro i termini dell’articolo 21 del D.P.R. 633/1972. Lo SdI invia lo scarto in tempi rapidi, di solito entro pochi giorni. La gestione interna della PA segue i tempi contrattuali e di bilancio.
Conservazione a norma: obblighi e prassi
Devi conservare la fattura elettronica per 10 anni. La conservazione a norma garantisce integrità, leggibilità e reperibilità. Segui le Linee guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.
Puoi gestire la conservazione con un sistema interno conforme o con un conservatore qualificato. Archivia anche le notifiche SdI e le eventuali ricevute PEC. Servono in caso di controlli.
Verifica il pacchetto di archiviazione periodico e la marca temporale. Sono elementi chiave per dimostrare la corretta conservazione. Mantieni processi documentati e verificabili.
Controlli e sanzioni
In caso di omissioni o errori, si applicano le sanzioni del D.Lgs. 471/1997. La regolarizzazione spontanea riduce gli impatti. Tieni traccia delle scadenze per l’imposta di bollo per evitare interessi e sanzioni.
Regola decisionale rapida
Scelte operative in base al caso
Se fatturi a una PA, allora usa sempre il formato XML FatturaPA con firma digitale qualificata e invia tramite SdI.
Se il committente comunica Codice Ufficio IPA, CIG e CUP, allora riportali nei campi dedicati per evitare rifiuti.
Se sei in regime ordinario e l’operazione è soggetta a split payment, allora esponi l’IVA, indica lo split payment e non incassi l’IVA.
Se sei un professionista in regime ordinario, allora valuta la ritenuta d’acconto; se sei in forfettario, allora non applicare ritenuta né IVA.
Se la fattura è senza IVA e supera 77,47 euro, allora applica il bollo virtuale di 2 euro e versa secondo le scadenze.
Se ricevi scarto SdI, allora correggi gli errori e reinvia; se ricevi rifiuto PA, allora valuta nota di credito e riemissione.
Strumenti per emettere e inviare la FatturaPA
Puoi usare il servizio online messo a disposizione dall’amministrazione fiscale. Compili i campi guidati, firmi il file e invii allo SdI. Ottieni le ricevute nello stesso ambiente.
In alternativa, usi l’applicativo ufficiale per dispositivi mobili. È utile in mobilità e gestisce compilazione, invio e ricezione notifiche. Verifica sempre che i dati PA siano aggiornati.
Molti software gestionali di terze parti integrano compilazione, firma, invio e conservazione. Scegli soluzioni che rispettino le specifiche tecniche, le Linee guida AgID e le regole fiscali vigenti.
Buone pratiche operative
Configura anagrafiche PA con Codice IPA, CIG, CUP, ordine e centro di costo. Prepara template per split payment e ritenuta. Automatizza promemoria per l’imposta di bollo e per la conservazione.
| Scenario | Requisiti documento | Canale/Formato | Tempistiche e notifiche |
|---|---|---|---|
| Professionista ordinario con ritenuta verso PA | Imponibile, IVA se dovuta o esclusione, ritenuta d’acconto, Codice IPA, eventuali CIG/CUP, bollo se senza IVA > 77,47 euro | XML FatturaPA firmato; invio via SdI (PEC/servizi web/portale) | Scarto/consegna in pochi giorni; possibile esito PA; pagamento al netto ritenuta |
| Regime forfettario verso PA | Niente IVA né ritenuta; indicazione norma forfettario; Codice IPA; CIG/CUP se richiesti; bollo se > 77,47 euro | XML FatturaPA firmato; invio via SdI | Stesse notifiche; nessuno split payment; versamento bollo periodico |
| Appalto con split payment | IVA esposta con annotazione split payment art. 17-ter; CIG obbligatorio; CUP se progetto; Codice IPA | XML FatturaPA firmato; invio via SdI | Consegna SdI; la PA trattiene e versa l’IVA; pagamento imponibile |
| Acconto/Sal in lavori/servizi | Riferimento stato avanzamento o acconto; CIG/CUP; eventuale split payment; bollo/IVA secondo caso | XML FatturaPA firmato; invio via SdI | Notifiche standard; collegamento a ordine/contratto per evitare rifiuti |
| Nota di credito verso PA | Riferimento alla fattura originaria; stessi identificativi (IPA, CIG/CUP); regime IVA coerente; motivazione | XML FatturaPA firmato; invio via SdI | Consegna e registrazione; eventuale storno split payment/ritenuta |
FAQ
Come si compila correttamente una FatturaPA verso una Pubblica Amministrazione?
Prepara i dati anagrafici completi del fornitore e della PA. Inserisci il Codice Univoco Ufficio IPA fornito dal committente. Compila DatiOrdineAcquisto, DatiContratto, DatiConvenzione e DatiRicezione se la PA li richiede. Per ogni riga indica descrizione, quantità, prezzo, aliquota IVA e natura se l’operazione è senza imposta. Se sei in split payment, esponi l’IVA e specifica l’articolo 17-ter. Se sei forfettario, indica la norma che prevede l’esclusione IVA. Per i professionisti in ordinario, applica la ritenuta d’acconto. Se la fattura è senza IVA e supera 77,47 euro, aggiungi il bollo virtuale. Firma digitalmente il file XML con firma qualificata. Invia allo SdI tramite PEC, servizi web o portale. Conserva il file e le ricevute.
La firma digitale è sempre obbligatoria verso la PA? Quale tipo devo usare e come la ottengo?
Sì, verso la PA la firma elettronica qualificata sul file XML è la regola. Serve a garantire autenticità e integrità, secondo il Regolamento eIDAS. Puoi usare formati di busta crittografica ammessi dalle specifiche tecniche. Ottenere una firma qualificata richiede un certificato qualificato e un dispositivo sicuro di firma. I prestatori di servizi fiduciari qualificati rilasciano il certificato dopo verifica dell’identità. Mantieni il certificato valido e rinnova prima della scadenza. Verifica sempre che il tuo software firmi correttamente il tracciato FatturaPA senza alterarne la struttura.
Cosa succede se lo SdI scarta la fattura o se la PA la rifiuta? Come rimediare senza sanzioni?
In caso di scarto SdI, la fattura si considera non emessa. Leggi il codice e il messaggio di scarto. Gli errori comuni riguardano Codice IPA errato, dati obbligatori mancanti, incongruenze IVA o struttura XML non valida. Correggi e reinvia entro i termini dell’articolo 21 del D.P.R. 633/1972 per non incorrere in sanzioni. Se la PA rifiuta dopo la consegna, verifica la motivazione. Spesso mancano CIG/CUP o riferimenti a ordini. In questi casi emetti una nota di credito elettronica e poi una nuova fattura corretta. Conserva tutte le notifiche per dimostrare la gestione diligente. La regolarizzazione tempestiva riduce i rischi sanzionatori secondo il D.Lgs. 471/1997.
Come si gestiscono split payment, ritenuta d’acconto e imposta di bollo nella fattura alla PA?
Con split payment indichi l’IVA in fattura ma non la incassi. Inserisci l’annotazione che richiama l’articolo 17-ter. La PA versa l’IVA all’Erario. Per i professionisti in regime ordinario, applica la ritenuta d’acconto sul compenso imponibile, salvo esclusioni. La PA tratterrà la ritenuta e verserà come sostituto. Se operi in forfettario, non applichi né IVA né ritenuta. Quando la fattura è senza IVA e supera 77,47 euro, applichi il bollo virtuale di 2 euro. L’imposta di bollo sulle fatture elettroniche si versa periodicamente come stabilito dal D.M. 28 dicembre 2018. Tieni un calendario delle scadenze e controlla l’importo proposto dall’amministrazione fiscale a fine trimestre.
Quali sono gli obblighi di conservazione e quali documenti devo archiviare per essere a norma?
Conservi fatture e correlate per 10 anni, in formato immodificabile e leggibile. Segui le Linee guida AgID sulla conservazione dei documenti informatici. Archivia il file XML firmato, le ricevute SdI (scarto, consegna, esiti), eventuali ricevute PEC e i report di conservazione. Se gestisci internamente, assicurati che il sistema crei pacchetti di archiviazione con marca temporale e firma del responsabile della conservazione. Se usi un conservatore, verifica contrattualmente responsabilità, livelli di servizio e piani di esibizione. In caso di controlli, potrai esibire rapidamente i documenti con metadata completi. La corretta conservazione tutela anche in controversie contrattuali con la PA.
Sono in regime forfettario: posso fatturare alla PA? Quali campi devo curare di più?
Sì, puoi fatturare alla PA anche in regime forfettario. Emetti sempre FatturaPA elettronica firmata e inviata tramite SdI. Non addebiti IVA e non applichi ritenuta d’acconto. Indichi la norma di esclusione IVA prevista dal regime. Se l’importo supera 77,47 euro e non c’è IVA, applichi il bollo virtuale di 2 euro. Compila con attenzione il Codice IPA, eventuali CIG/CUP e i riferimenti a ordini o contratti. Verifica con l’ufficio competente se richiede campi specifici nei blocchi DatiOrdineAcquisto o DatiContratto. Segui le stesse regole di conservazione per 10 anni e conserva tutte le ricevute SdI.
