Ultimo aggiornamento: agosto 2026.
Per creare fatture al computer scegli tra software gestionale, portale Fatture e Corrispettivi per l’elettronica o piattaforme online complete. Valuta obblighi SdI, volumi, integrazioni contabili e conservazione digitale.
- Fattura elettronica obbligatoria via SdI in formato XML-FatturaPA per quasi tutti i titolari di partita IVA (D.Lgs. 127/2015; Legge 205/2017; provvedimenti AE).
- Tempistiche: 12 giorni per l’immediata; entro il 15 del mese successivo per la differita; uso corretto codici TD e canale (codice destinatario/PEC).
- Conservazione digitale a norma per 10 anni (art. 2220 c.c. e art. 39 DPR 633/1972; Linee guida AgID); firma digitale non obbligatoria nel B2B.
Che cosa significa “creare fatture al computer” oggi
Oggi “fare una fattura” non è solo scrivere un PDF. La regola è la fattura elettronica, in formato XML, inviata e ricevuta tramite il Sistema di Interscambio (SdI). Questo vale per imprese, professionisti e la maggior parte dei casi d’uso.
La fattura “tradizionale” (PDF o cartacea) resta valida solo in eccezioni specifiche previste dalla legge. Serve sapere quando puoi usarla e come. In tutti gli altri casi devi usare l’elettronica.
Uno strumento software aiuta in entrambe le situazioni. Puoi usare un gestionale, il portale pubblico Fatture e Corrispettivi o una piattaforma online. Lo decidi in base a obblighi, volumi e integrazioni di processo.
Riferimenti normativi essenziali
La base dell’obbligo di fattura elettronica è nel D.Lgs. 127/2015 e nell’art. 1, commi 909-916, della Legge 205/2017. Le specifiche tecniche e le regole SdI sono definite dall’Agenzia delle Entrate con provvedimenti e circolari.
I contenuti obbligatori della fattura sono nell’art. 21 del DPR 633/1972. La conservazione digitale segue le Linee guida AgID sulla conservazione dei documenti informatici e l’art. 2220 del Codice civile. Le sanzioni sono nel D.Lgs. 471/1997, con possibilità di ravvedimento nel D.Lgs. 472/1997.
Puoi verificare i testi su Normattiva per le leggi, sul portale dell’Agenzia delle Entrate per i provvedimenti e su AgID per le linee guida. Non servono link: cerca i riferimenti testuali indicati.
Gli strumenti disponibili: pro e contro, e quando usarli
1) Software gestionale per fatture “tradizionali” e ibride
Un gestionale installato o in cloud genera documenti, calcola IVA, gestisce anagrafiche e listini. È utile se devi produrre anche DDT, preventivi, scadenziari e report avanzati. Va bene anche se lavori offline o con reti interne.
Oggi, però, un gestionale isolato non basta. Serve l’esportazione in XML FatturaPA e l’invio al SdI. Senza queste funzioni rischi di creare solo PDF non validi. Verifica sempre che il gestionale supporti la fattura elettronica end-to-end.
Pro: controllo elevato e funzioni ricche. Contro: configurazione iniziale e aggiornamenti tecnici da gestire, soprattutto su specifiche XML e codici documento.
2) Portale “Fatture e Corrispettivi” dell’Agenzia delle Entrate
È lo strumento pubblico gratuito per creare e inviare fatture elettroniche. Accedi con SPID, CIE o CNS. Puoi generare XML, inviare allo SdI, ricevere esiti, consultare le fatture e pagare l’imposta di bollo dovuta sulle e-fatture.
È ideale se hai poche fatture al mese, non hai esigenze complesse e vuoi stare “a norma” senza costi. Richiede però tempo per la compilazione manuale dei dati. Non offre avanzate automazioni o integrazioni contabili.
Pro: gratuito e aggiornato alle specifiche. Contro: meno automazioni, flussi manuali lenti, reportistica essenziale.
3) Piattaforme di gestione fatture online
Le piattaforme online integrano emissione, ricezione, conservazione e talvolta la prima nota. Spesso includono estrazioni bancarie, scadenzari, gestione dei pagamenti e riconciliazioni. Sono utili a chi ha volumi medio-alti o team.
Valuta sempre tre aspetti: correttezza XML secondo specifiche AE, gestione codici TD e “natura IVA” aggiornati, conservazione digitale a norma AgID. Verifica anche la gestione dell’imposta di bollo e del ciclo passivo.
Pro: efficienza e automazione. Contro: canoni, necessità di impostare correttamente master data e regole IVA.
Dati obbligatori e scelte tecniche che evitano errori
Contenuto minimo di una fattura
L’art. 21 DPR 633/1972 elenca i dati obbligatori: dati del cedente e del cessionario, partita IVA o CF, numero e data, descrizione, imponibile, aliquota, IVA o titolo di esenzione, e riferimenti specifici se richiesti.
In XML devi anche valorizzare correttamente i campi tecnici. Ad esempio il tipo documento (TD01 fattura, TD24 fattura differita, TD04 nota di credito, TD05 nota di debito). E la “natura IVA” quando l’IVA non si applica (es. N1, N2.1/N2.2, N3.*, N4, N6.*, N7).
L’imposta di bollo è dovuta per fatture senza IVA superiori a 77,47 euro. In XML si indica il bollo virtuale. Il portale calcola gli addebiti periodici. Riferimento: disciplina dell’imposta di bollo su e-fatture indicata nei provvedimenti AE e nel DM MEF 17 giugno 2014.
Canale di recapito: codice destinatario o PEC
Per recapitare la fattura al cliente indichi un codice destinatario a 7 caratteri o una PEC. Se non hai il canale del cliente, usa “0000000” e il cliente scarica dal cassetto fiscale. Comunica sempre in anagrafica il canale corretto.
Per la Pubblica Amministrazione serve l’identificativo ufficio IPA. L’invio a PA segue il tracciato FatturaPA, con controlli specifici. La firma digitale non è richiesta di norma, salvo obblighi contrattuali.
Conserva l’esito di consegna o di scarto del SdI. In caso di scarto, correggi e rinvia entro i termini di legge per evitare sanzioni.
Tempistiche, invio e ricevute SdI
Quando emettere e come datare la fattura
Fattura immediata: emetti e invii entro 12 giorni dalla data dell’operazione. Fattura differita: entro il 15 del mese successivo, richiamando i DDT del mese precedente. Queste regole derivano dai provvedimenti AE successivi al DL 119/2018.
Per integrazioni/autofatture su acquisti esteri (TD17, TD18, TD19) la trasmissione avviene, in sintesi, entro il 15 del mese successivo all’operazione o ricezione del documento estero. Consulta sempre le istruzioni AE aggiornate.
La data della fattura guida l’esigibilità IVA e la liquidazione. La data di trasmissione allo SdI certifica la tempestività. Archivia entrambe per controlli interni e verifiche fiscali.
Ricevute, scarti e come rimediare
Al termine del controllo, SdI rilascia una ricevuta: consegna, impossibilità di consegna o scarto. In caso di impossibilità, la fattura è comunque emessa; il cliente la vede nel cassetto fiscale.
In caso di scarto, la fattura si considera non emessa. Devi correggerla e rinviarla. Se superi i termini, si applicano sanzioni dell’art. 6 D.Lgs. 471/1997, riducibili con ravvedimento operoso (art. 13 D.Lgs. 472/1997).
Per errori economici usa nota di credito (TD04) o di debito (TD05). Per errori formali che non incidono su imposta, invia documento corretto e conserva evidenza della rettifica.
Conservazione digitale e privacy
Perché la conservazione è fondamentale
La conservazione digitale è l’insieme di processi che garantiscono autenticità, integrità e reperibilità dei documenti fiscali. È obbligatoria per 10 anni (art. 2220 c.c. e art. 39 DPR 633/1972).
Segui le Linee guida AgID sulla conservazione: pacchetti di versamento, firma del responsabile della conservazione o misure equivalenti, metadati, piani di sicurezza. Puoi gestirla internamente o con un conservatore qualificato.
La firma digitale e la marca temporale non sono obbligatorie per rendere valida la fattura B2B. Ma possono essere usate nei processi di conservazione per rafforzare le garanzie probatorie.
Protezione dei dati
Gestisci i dati personali nel rispetto del Regolamento UE 2016/679 (GDPR). Definisci ruoli e responsabilità tra titolare e responsabili esterni. Valuta misure tecniche adeguate: controllo accessi, cifratura a riposo e in transito, audit log.
Conserva i consensi e le informative quando richiesti. Minimizza i dati nelle descrizioni documento. Evita allegati con dati non necessari.
Regola decisionale rapida
Come scegliere lo strumento giusto in pochi passaggi
Se emetti poche fatture al mese e non hai esigenze complesse, usa il portale Fatture e Corrispettivi. Sei a norma, senza costi e con funzioni essenziali.
Se devi automatizzare, gestire cataloghi, incassi, scadenze e report, scegli una piattaforma online che copra emissione, ricezione, conservazione e bollo. Verifica supporto ai codici TD e alle nature IVA.
Se lavori in contesti con sistemi legacy, o integri magazzino e produzione, un gestionale con modulo e-fattura e connettori SdI è la scelta più solida.
In tutti i casi, verifica tre cose: rispetto specifiche XML AE aggiornate, gestione scarti e ricevute SdI, conservazione digitale a norma AgID per 10 anni.
Se operi con PA o con estero, aggiungi due controlli: corretta gestione identificativi PA e rispetto dei termini per TD17-19.
Tabella operativa: scenari, requisiti e tempistiche
| Scenario | Strumento consigliato | Requisiti tecnici | Passi operativi | Tempistiche/Scadenze | Professionista in regime forfettario, 15-20 fatture/mese | Piattaforma online semplice o portale Fatture e Corrispettivi | XML FatturaPA, gestione bollo, codici TD01/TD24, natura IVA esente/IVA non applicata | Configura anagrafiche, seleziona TD corretto, invia via SdI, monitora esiti, conserva a norma | Immediata entro 12 giorni; differita entro il 15 del mese successivo; bollo trimestrale | Artigiano B2C con registratore telematico e fatture occasionali | Portale Fatture e Corrispettivi per poche fatture; gestionale se servono DDT e magazzino | Codice destinatario/PEC cliente, natura N2/N3 quando dovuta, coerenza con corrispettivi telematici | Emetti fatture solo quando richieste; invia via SdI; allinea corrispettivi | 12 giorni per immediate; chiusure giornaliere RT secondo regole AE | Fornitore della Pubblica Amministrazione | Piattaforma con supporto IPA e controlli PA | Identificativo ufficio IPA, tracciato PA, eventuale CIG/CUP, gestione esiti specifici | Prepara dati IPA, valida XML, invia allo SdI, gestisci esiti e conservazione | Termini contrattuali PA; emissione secondo art. 21 DPR 633/1972 | E-commerce con vendite UE e acquisti esteri | Piattaforma avanzata con codici TD17-19 e natura N6 reverse charge | Gestione integrazioni/autofatture, aliquote OSS/IVA UE, riconciliazioni pagamenti | Emetti TD01/TD24 per vendite; trasmetti TD17-19 per acquisti esteri | TD17-19 entro il 15 del mese successivo; regole OSS ove applicabili | Studio tecnico con molte note di credito | Gestionale con flussi di rettifica e report | Supporto TD04/TD05, storno imponibili/IVA, controllo imposta di bollo | Emetti NC/ND, abbina a fatture originarie, monitora scarti | Rettifiche nei termini di liquidazione IVA; ravvedimento se tardive |
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FAQ: domande frequenti sulla fatturazione al computer
Devo per forza usare il portale Fatture e Corrispettivi o posso adottare un software privato?
Non sei obbligato a usare il portale pubblico. La legge richiede che la fattura elettronica sia in formato XML conforme e transiti per il SdI. Puoi quindi usare qualsiasi software o piattaforma che rispetti le specifiche tecniche dell’Agenzia delle Entrate.
Il portale è gratuito e sempre aggiornato. È ideale se hai poche fatture o inizi ora. Un software privato offre automazioni: anagrafiche, listini, incassi, conservazione integrata, analisi. Scegli in base a volumi, complessità e necessità di integrazione con contabilità o magazzino.
In ogni caso, controlla questi punti: produzione di XML a norma, gestione corretta dei codici TD e delle nature IVA, invio e ricezione tramite SdI, conservazione digitale conforme alle Linee guida AgID. Se uno di questi manca, rischi errori o sanzioni.
Come si compila correttamente una fattura elettronica e quando scatta l’imposta di bollo?
Compila sempre: dati fiscalmente corretti di cedente e cessionario, numero progressivo e data, descrizione chiara del bene/servizio, imponibile, aliquota e imposta. Se l’IVA non si applica, indica il titolo di esenzione o la “natura IVA” in XML (esempi: N2.2 per operazioni non soggette, N3.* per non imponibili, N4 per esenti, N6.* per reverse charge).
Scegli il tipo documento giusto: TD01 per fattura ordinaria, TD24 per differita, TD04 per nota di credito, TD05 per nota di debito. Per vendite al consumatore finale indica CF o dati anagrafici minimi secondo le regole IVA.
L’imposta di bollo si applica alle fatture senza IVA di importo superiore a 77,47 euro. Nel tracciato XML attiva il bollo virtuale. L’Agenzia delle Entrate riepiloga trimestralmente l’importo dovuto e lo addebita con modalità e scadenze indicate nei propri provvedimenti (riferimento: DM MEF 17 giugno 2014 e successivi atti AE). Tieni monitorati i riepiloghi nel portale Fatture e Corrispettivi.
Ho inviato una fattura sbagliata: cosa succede e come la correggo senza multe pesanti?
Se SdI ha scartato la fattura, è come se non fosse mai stata emessa. Devi correggere e rinviare entro i termini ordinari. Se superi i termini, possono scattare sanzioni dell’art. 6 D.Lgs. 471/1997. Puoi ridurle con ravvedimento operoso (art. 13 D.Lgs. 472/1997), pagando una sanzione ridotta e gli interessi.
Se la fattura è stata accettata ma l’importo o l’IVA sono errati, emetti una nota di credito (TD04) per stornare in tutto o in parte. Se devi aggiungere corrispettivi o imposta, usa una nota di debito (TD05). Richiama sempre gli estremi della fattura originale.
Per errori formali che non incidono su imposta (ad esempio un refuso nell’indirizzo), puoi inviare una nuova fattura corretta d’accordo con il cliente e conservare evidenza della correzione. Documenta i passaggi per eventuali controlli.
La firma digitale è obbligatoria? E come devo conservare le fatture per 10 anni?
Nelle operazioni tra privati (B2B e B2C) la firma digitale sulla fattura elettronica non è obbligatoria. L’autenticità e l’integrità sono garantite dal transito sul SdI e dai controlli tecnici dell’Agenzia delle Entrate. Per la PA la firma non è di regola obbligatoria, salvo richieste contrattuali specifiche.
La conservazione a norma richiede processi definiti dalle Linee guida AgID: versamento periodico dei documenti nel sistema di conservazione, metadati corretti, politiche di sicurezza, esibizione su richiesta. Puoi affidare il servizio a un conservatore qualificato o gestirlo internamente con ruoli e responsabilità chiari.
Conserva per 10 anni ai sensi dell’art. 2220 del Codice civile e dell’art. 39 del DPR 633/1972. Assicurati backup, controlli di integrità, tracciabilità degli accessi e, se usi firme/marche, la loro rinnovazione o conservazione sostitutiva dei riferimenti temporali.
Come gestisco acquisti e vendite con l’estero: devo usare i codici TD17, TD18 e TD19?
Per acquisti di servizi da soggetti non stabiliti in Italia si usa l’autofattura o integrazione elettronica con codice TD17. Per acquisti intracomunitari di beni si usa TD18. Per acquisti di beni da soggetti extra-UE con importazione si usa TD19, secondo le casistiche definite dall’Agenzia delle Entrate.
Questi documenti si trasmettono via SdI in formato XML, entro termini che, in sintesi, cadono entro il 15 del mese successivo all’operazione o alla ricezione del documento estero. Verifica sempre le istruzioni aggiornate dell’Agenzia delle Entrate per casi particolari.
Per le vendite verso soggetti UE o extra-UE, emetti fatture con le corrette “nature IVA” di non imponibilità ed eventuali riferimenti normativi. Se utilizzi regimi speciali come OSS per vendite intracomunitarie B2C, coordina fatturazione, dichiarazioni e versamenti secondo le regole IVA vigenti.
