Ultimo aggiornamento: agosto 2026.
Per verificare una Partita IVA: usa il servizio “Verifica Partita IVA” dell’Agenzia delle Entrate per le posizioni italiane e il VIES della Commissione europea per gli scambi intra‑UE. Salva la prova della verifica.
- Verifica nazionale: controlla stato (attiva/sospesa/cessata), denominazione e data inizio attività sul portale dell’Agenzia delle Entrate.
- Verifica intra‑UE: consulta il VIES per confermare l’idoneità alle operazioni intracomunitarie e il prefisso paese (es. IT, DE, XI).
- Conservazione: archivia schermate, data e ora della verifica per dimostrare la diligenza in caso di controlli fiscali.
Perché verificare la Partita IVA prima di lavorare con un cliente
Controllare la Partita IVA riduce il rischio di truffe e insoluti. Sai con chi stai contrattando e come fatturare in modo corretto.
Eviti errori IVA e sanzioni. La fattura sbagliata comporta sanzioni secondo il D.Lgs. 471/1997, oltre a interessi e correzioni complesse.
Le basi giuridiche sono nel DPR 633/1972 (IVA) e nel D.L. 331/1993 per gli scambi intra‑UE. Puoi leggerle su Normattiva.
Come verificare una Partita IVA italiana
Il servizio “Verifica Partita IVA” dell’Agenzia delle Entrate
Inserisci il numero di Partita IVA e avvia la ricerca. Il sistema restituisce lo stato: attiva, sospesa, cessata o inesistente.
Se attiva, vedi denominazione o nome e cognome del titolare e la data di inizio attività. Sono dati essenziali per il tuo preventivo.
Salva uno screenshot con data e ora. Ti servirà come prova di diligenza in caso di controlli.
Cosa significa attiva, sospesa, cessata
Attiva: il soggetto può emettere e ricevere fatture. Puoi procedere con il contratto e la prestazione.
Sospesa: attività temporaneamente non operativa. Chiedi spiegazioni scritte al cliente prima di fatturare.
Cessata o inesistente: non operare. Rischi di nullità del contratto e fatture irregolari. Valuta segnalazioni e tutela.
Altri controlli utili in Italia
Registro delle Imprese: verifica iscrizione, sede e oggetto sociale. È regolato dal Codice Civile e dal DPR 581/1995.
Indirizzo PEC: cerca su INI‑PEC per avere un recapito ufficiale. La base normativa è nel D.L. 179/2012.
Codice fiscale: verifica la coerenza anagrafica se il cliente è una persona fisica con Partita IVA individuale.
Operazioni intracomunitarie e VIES
Cos’è il VIES e quando serve
Il VIES certifica se una Partita IVA è abilitata alle operazioni intracomunitarie. È previsto dalla Direttiva 2006/112/CE e dal Regolamento (UE) 904/2010.
In Italia l’iscrizione al VIES avviene con le regole dell’art. 35 del DPR 633/1972 e con i provvedimenti dell’Agenzia delle Entrate del 2010 sulla gestione dell’archivio.
Usa il VIES quando fatturi beni o servizi a un soggetto UE. La verifica condiziona l’IVA in fattura e gli adempimenti.
Come leggere il risultato del VIES
Valida: la posizione è idonea alle transazioni intra‑UE. Vedi denominazione e indirizzo. Procedi con regime intracomunitario.
Non valida: la posizione non è idonea. Non applicare regole intra‑UE. Chiedi chiarimenti al cliente e valuta trattamenti alternativi.
In caso di esito incerto o sistema non disponibile, ripeti il controllo e conserva le prove di ogni tentativo.
Nord Irlanda: la particolarità del prefisso XI
La normativa post‑Brexit mantiene l’Irlanda del Nord nel perimetro IVA UE solo per i beni. Il prefisso è XI.
Per i servizi con controparti dell’Irlanda del Nord non si applica la disciplina UE. Verifica ogni operazione singolarmente.
Consulta il quadro normativo dell’Unione e gli aggiornamenti disponibili presso la Commissione europea.
Fatturazione corretta se VIES è OK o KO
Beni a cliente UE con VIES valido: cessione intracomunitaria non imponibile. Riferimento: art. 41, D.L. 331/1993. Documenta il trasporto.
Servizi generali B2B verso cliente UE con VIES valido: regola di territorialità del committente. In fattura indichi inversione contabile. Riferimenti: Direttiva 2006/112/CE e art. 7‑ter DPR 633/1972.
Controparte UE non presente in VIES: non applicare la non imponibilità intra‑UE. Valuta l’operazione come domestica o estera con regole diverse. Rischi sanzioni se sbagli. Consulta l’art. 6 del D.Lgs. 471/1997.
Operazioni extra‑UE: perché la verifica è più difficile
I soggetti extra‑UE non sono nel VIES. Ogni Paese ha registri diversi, talvolta non pubblici o in lingua locale.
Fai due diligence: visure locali, referenze bancarie, contratti chiari, acconti, pagamento garantito. Se possibile usa escrow o lettere di credito.
Per le esportazioni beni, la non imponibilità IVA richiede la prova dell’uscita. Base normativa: art. 8 del DPR 633/1972 e Codice doganale dell’Unione, Regolamento (UE) 952/2013.
Regola decisionale rapida
Sequenza logica per decidere cosa fare
1) Il cliente ha Partita IVA italiana? Verifica sul servizio dell’Agenzia delle Entrate. Se attiva, procedi. Se sospesa o cessata, fermati.
2) Il cliente è in un altro Stato UE? Controlla il VIES. Se valido, applichi le regole intra‑UE. Se non valido, non usare il regime intra‑UE.
3) Il cliente è dell’Irlanda del Nord e vendi beni? Cerca prefisso XI nel VIES. Se valido, tratti come intra‑UE per beni.
4) Il cliente è extra‑UE? Nessun VIES. Verifica su registri locali e tutela il credito. Per beni, conserva le prove di esportazione.
5) In ogni caso, salva una prova datata della verifica e annota il responsabile interno che l’ha effettuata.
Prove, tracciabilità e privacy
Cosa conservare e per quanto
Conserva schermate di verifica IVA e VIES con data, ora e numero controllato. Archivia anche eventuali email di conferma del cliente.
La conservazione dei documenti contabili è disciplinata dall’art. 2220 del Codice Civile e dall’art. 39 del DPR 633/1972. I termini ordinari sono dieci anni.
Se usi conservazione digitale, applica il Codice dell’Amministrazione Digitale (D.Lgs. 82/2005) e le regole tecniche vigenti.
Base giuridica privacy
I dati provengono da registri pubblici. Puoi trattarli per legittimo interesse e adempimento contrattuale. Le basi sono nel Regolamento (UE) 2016/679.
Informa il cliente nel contratto su come tratti i suoi dati e dove li conservi. Evita diffusione non necessaria.
Limita l’accesso interno ai soli addetti amministrativi. Proteggi i file con misure adeguate.
Errori comuni e come evitarli
Affidarsi solo al nome senza controllare il numero
Molte imprese hanno denominazioni simili. Controlla sempre il numero completo di Partita IVA e il prefisso paese.
Confronta i dati VIES con l’anagrafica del cliente prima di emettere la prima fattura. Eviti errate attribuzioni.
Se i dati non coincidono, richiedi un documento ufficiale al cliente.
Saltare la verifica periodica
Lo stato IVA può cambiare. Riesegui la verifica prima di ogni nuova fornitura importante o almeno trimestralmente.
Annota sul gestionale la data dell’ultimo controllo per ciascun cliente. È una buona pratica di compliance.
In caso di variazione, aggiorna subito le condizioni contrattuali e fiscali.
Riferimenti normativi da conoscere
Fonti italiane
DPR 633/1972: imposta sul valore aggiunto (artt. 21, 35, 39). D.L. 331/1993: scambi intracomunitari (artt. 38‑49, con art. 41 per le cessioni).
D.Lgs. 471/1997: sanzioni tributarie. DPR 581/1995: Registro delle Imprese. D.L. 179/2012: domicilio digitale e INI‑PEC.
Tutti consultabili sul portale Normattiva e sui siti istituzionali competenti.
Fonti europee
Direttiva 2006/112/CE: sistema comune IVA. Regolamento (UE) 904/2010: cooperazione amministrativa e VIES.
Regolamento (UE) 952/2013: Codice doganale dell’Unione. Aggiornamenti pubblicati dalla Commissione europea.
Per l’Irlanda del Nord, si applicano le decisioni attuative connesse all’Accordo di recesso e agli accordi successivi.
| Scenario | Verifica da fare | Requisiti fiscali da rispettare | Tempistiche e azioni se la verifica fallisce |
|---|---|---|---|
| Cliente con Partita IVA italiana | Servizio “Verifica Partita IVA” dell’Agenzia delle Entrate | Fattura con IVA italiana salvo regimi speciali. Riferimenti: DPR 633/1972 | Se sospesa/cessata: sospendi l’operazione. Richiedi chiarimenti. Riesegui il controllo entro 24‑48 ore prima di decidere. |
| Cliente UE (beni) | VIES con prefisso paese corretto | Non imponibile art. 41 D.L. 331/1993. Prova di trasporto. Integrazione elenchi riepilogativi | Se non valido: non applicare non imponibilità. Chiedi iscrizione VIES o fattura con IVA se ricorrono le condizioni domestiche. Rivaluta contratto |
| Cliente UE (servizi B2B generali) | VIES per idoneità intra‑UE | Territorialità presso committente. Inversione contabile. Riferimenti: art. 7‑ter DPR 633/1972 e Direttiva 2006/112/CE | Se non valido: verifica natura del cliente. Può essere privato o ente non soggetto. Applica regole IVA alternative e aggiorna l’offerta |
| Cliente Irlanda del Nord (beni) | VIES con prefisso XI | Trattamento intra‑UE per beni. Documenta spedizione e requisiti sostanziali | Se non valido: non trattare come intra‑UE. Valuta regole doganali o domestiche. Richiedi nuovo controllo e dati anagrafici completi |
| Cliente extra‑UE | Nessun VIES. Verifiche locali e KYC | Export non imponibile art. 8 DPR 633/1972 per beni con prova di uscita. Regole territoriali per servizi | Se incertezza: chiedi acconti o garanzie. Non spedire senza prova di solvibilità. Adegua contratto e incoterms |
FAQ
Come interpreto lo stato “sospesa” nella verifica dell’Agenzia delle Entrate?
“Sospesa” indica che la posizione IVA non è operativa. Può dipendere da controlli in corso o da inadempimenti. Non emettere né ricevere fatture con quell’IVA finché lo stato non torna “attiva”. Chiedi al cliente un documento ufficiale che spieghi la sospensione e i tempi di ripristino. Riesegui il controllo dopo pochi giorni. Se la sospensione persiste, valuta l’inserimento di clausole di risoluzione e pagamenti condizionati. In caso di necessità, usa un codice fiscale per un contratto preliminare senza fatturazione finché la posizione non rientra nell’operatività. Le basi generali sui requisiti soggettivi IVA sono nel DPR 633/1972.
Cosa rischio se fatturo come cessione intracomunitaria senza verificare il VIES?
Se applichi la non imponibilità intra‑UE senza verifica e la controparte non è idonea, l’operazione può essere riqualificata come imponibile in Italia. Pagherai l’IVA dovuta, sanzioni e interessi secondo il D.Lgs. 471/1997. Potresti anche dover emettere note di variazione e gestire un contenzioso. Per i beni, oltre alla verifica VIES, serve la prova del trasporto fuori dall’Italia. Per i servizi B2B, la corretta applicazione dell’inversione contabile richiede che il committente sia un soggetto passivo. In dubio, acquisisci una dichiarazione del cliente sulla propria soggettività IVA, salva l’esito del VIES, e conserva entrambi i documenti.
Come mi regolo con il Regno Unito dopo la Brexit? Differenze tra Gran Bretagna e Irlanda del Nord
Gran Bretagna (GB) è extra‑UE: niente VIES, regole doganali piene, e trattamento IVA conforme alla territorialità e alle norme sulle esportazioni. Irlanda del Nord, per i beni, resta nel perimetro IVA UE con prefisso XI: verifica sul VIES e applica le regole intra‑UE per le cessioni di beni. Per i servizi con controparti dell’Irlanda del Nord, non si applicano le regole intra‑UE standard. Verifica caso per caso. Conserva sempre prova di spedizione, contratti e corrispondenza. Le linee discendono dal quadro UE post‑recesso e dagli atti applicativi pubblicati dalla Commissione europea.
Voglio abilitarmi al VIES: quanto tempo serve e quali controlli avvengono?
L’iscrizione al VIES in Italia passa dalla dichiarazione di inizio attività o variazione prevista dall’art. 35 del DPR 633/1972. L’amministrazione effettua controlli formali e sostanziali. I tempi dipendono dagli uffici e dal rischio stimato. In molti casi l’abilitazione è rapida; restano possibili verifiche successive e revoche se emergono irregolarità. La disciplina organizzativa è descritta nei provvedimenti del Direttore dell’Agenzia delle Entrate emanati a fine 2010 per l’archivio VIES. Monitora l’esito effettuando una ricerca sul VIES dopo la richiesta e conserva la ricevuta della variazione dati IVA.
Qual è la miglior prova da conservare per dimostrare che ho verificato l’IVA del cliente?
Conserva tre elementi: uno screenshot della pagina di esito con data e ora ben visibili, una stampa o file PDF con hash o firma interna del tuo gestionale, e una nota interna che indica chi ha effettuato il controllo e in che data. Aggiungi l’eventuale email del cliente che conferma i dati IVA. Integra queste prove nel fascicolo cliente insieme a contratto, ordini, DDT o CMR per i beni, e incarichi per i servizi. La conservazione decennale deriva dall’art. 2220 del Codice Civile e dall’art. 39 del DPR 633/1972. Se usi conservazione digitale, applica il D.Lgs. 82/2005 sul documento informatico e le regole tecniche relative.
