Il costo della fatturazione elettronica va da 0 €, se usi gli strumenti gratuiti dell’Agenzia delle Entrate, a 1-5 € a documento, se la fattura la emette il commercialista. Un software dedicato si paga invece con un abbonamento. Se sei un professionista, emetti la fattura quando il cliente ti paga, entro 12 giorni dall’incasso.
Costi reali: commercialista, strumenti gratuiti, servizi dedicati
Far emettere la fattura elettronica al commercialista costa in media 1-5 € a documento. Il prezzo cambia in base a quante fatture emetti, a quanto sono complesse e ai servizi inclusi, come la conservazione, le deleghe e la riconciliazione degli incassi. Per avere il quadro completo, guarda anche quanto costa in un anno il commercialista per la tua attività.
Gli strumenti gratuiti dell’Agenzia delle Entrate riducono il costo vivo a zero. Puoi usare la procedura web del portale “Fatture e corrispettivi”, un software da installare sul PC o l’app FatturAE, come spiega la guida dell’Agenzia delle Entrate su come si predispone una fattura elettronica. In cambio ti chiedono tempo, attenzione e un po’ di familiarità con l’XML (eXtensible Markup Language), il formato di file in cui viaggia la fattura elettronica. Se emetti molte fatture, all’inizio la strada è in salita.
I servizi dedicati a pagamento offrono una dashboard veloce, la compilazione guidata, l’invio al Sistema di Interscambio (SDI) e la conservazione a norma. Paghi un canone o un costo a fattura, spesso più basso dell’onorario del commercialista quando le fatture sono tante.
Quando conviene delegare e quando no
Con poche fatture al mese e casi semplici, gli strumenti gratuiti possono bastare. Devi però rispettare tempi e regole tecniche senza errori.
Con molte fatture o casi misti conviene un servizio strutturato. Per esempio se hai a che fare con:
- reverse charge: l’IVA (Imposta sul Valore Aggiunto) la versa il cliente, non tu;
- documenti TD17-19, cioè le autofatture per gli acquisti di servizi e beni dall’estero;
- split payment: l’IVA la versa direttamente la Pubblica Amministrazione;
- autoconsumo dei beni dell’attività.
Così riduci gli errori e risparmi tempo, che per te vale denaro.
Se deleghi tutto al commercialista, paghi di più per ogni fattura. In cambio ricevi assistenza puntuale e dividi la responsabilità operativa con lo studio.
Quanto costa un programma di fatturazione elettronica?
Un programma di fatturazione elettronica si paga con un abbonamento annuale o mensile, che va da piani gratuiti con un limite di invii a piani a pagamento più completi. Il prezzo cresce con il numero di documenti che puoi inviare e con le funzioni incluse. Per questo il prezzo d’ingresso, da solo, dice poco: confronta il costo totale di un anno.
Prima di scegliere, controlla queste quattro cose:
- quante fatture puoi inviare: i piani gratuiti o base spesso hanno un limite di invii;
- se la conservazione a norma è inclusa o si paga a parte;
- quanto costa il rinnovo, perché il primo anno può avere un prezzo promozionale;
- se ricevi anche le fatture dei fornitori e se il tuo commercialista può vedere i dati.
Il servizio con il prezzo migliore è quello che copre il tuo numero di fatture con tutto incluso, ricezione e conservazione comprese, al costo annuo più basso. Se sei in regime forfettario, trovi più dettagli nella guida sugli strumenti per la fattura elettronica in regime forfettario.
Se gestisci la Partita IVA con Fiscozen, il software di fatturazione elettronica è incluso nell’abbonamento, senza costi aggiuntivi e senza limiti di fatture. Invii le fatture allo SDI e ricevi quelle dei fornitori grazie al codice destinatario che ti diamo, cioè il codice che dice allo SDI dove consegnarti le fatture. La conservazione a norma è compresa. Il piano per i liberi professionisti in regime forfettario parte da 499 € all’anno, IVA inclusa, con il commercialista dedicato.
Obbligo di fatturazione elettronica: quadro 2026
Se hai una Partita IVA, devi emettere fattura elettronica. Dal 1° gennaio 2024 l’obbligo si estende a tutti i titolari di Partita IVA, compresi i forfettari. Lo prevede l’articolo 18 del Decreto-legge 36/2022, convertito in Legge 79/2022. Non contano più soglie o ricavi.
Dal 2019 la fattura elettronica tra privati passa dallo SDI, la piattaforma dell’Agenzia delle Entrate che riceve e consegna le fatture. L’obbligo nasce dal Decreto legislativo 127/2015.
Restano alcune deroghe. La principale riguarda chi invia i dati al Sistema Tessera Sanitaria (TS): per le prestazioni sanitarie rese a persone fisiche non emette fattura elettronica tramite SDI. La deroga nasce con l’art. 10-bis del Decreto-legge 119/2018 e, nel testo oggi in vigore, non ha più una scadenza: non serve più una proroga ogni anno.
Chi è obbligato e chi no nel 2026
Sono obbligati imprese, professionisti, forfettari, semplificati, ordinari ed enti che svolgono attività commerciali. Se fatturi alla Pubblica Amministrazione (PA), usi il formato FPA12. In pratica, tutti i titolari di Partita IVA.
Le deroghe riguardano gli operatori sanitari per le prestazioni a persone fisiche trasmesse al Sistema TS: in questi casi non usi lo SDI. Per le prestazioni sanitarie verso imprese (B2B, business to business) o verso la PA (B2G, business to government), senza dati sensibili di persone fisiche, emetti la fattura elettronica. Trovi tutti i casi nella guida su chi è esonerato dalla fattura elettronica.
Per i testi aggiornati usa Normattiva e il portale dell’Agenzia delle Entrate; per la conservazione digitale, le Linee guida dell’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID).
Emissione corretta: dati, tempi, canali
I dati obbligatori sono nell’art. 21 del Decreto del Presidente della Repubblica (DPR) 633/1972: data, numero, dati tuoi e del cliente (cedente e cessionario), imponibile, aliquota IVA, imposta e natura dell’operazione. Nel file XML questi dati vanno in campi codificati: per esempio i codici Natura da N1 a N7, che indicano perché un’operazione è senza IVA.
Tempi: emetti la fattura immediata entro 12 giorni dall’operazione. Emetti la fattura differita entro il 15 del mese successivo, se hai un documento di trasporto (DDT) o un documento equivalente. La regola deriva dal Decreto-legge (DL) 119/2018.
Canali SDI: puoi inviare la fattura con la Posta Elettronica Certificata (PEC), dal portale “Fatture e corrispettivi” o con un software di fatturazione, che si collega allo SDI per te tramite canali tecnici come web service o Secure File Transfer Protocol (SFTP). Formati e canali li trovi nel Provvedimento dell’Agenzia delle Entrate del 30 aprile 2018 e nei successivi aggiornamenti: FPR12 per le fatture tra privati, FPA12 per quelle verso la PA.
Quando va pagata e quando la emetti
Se sei un professionista, la prestazione si considera fatta quando il cliente ti paga: per questo emetti la fattura al momento dell’incasso, entro 12 giorni. Lo prevede l’art. 6 del DPR 633/1972. Se emetti la fattura prima del pagamento, l’operazione si considera fatta alla data della fattura, con tutti gli effetti fiscali che ne derivano.
Scarto SDI e correzioni
Se lo SDI scarta la fattura, è come se non l’avessi emessa. Devi correggerla e reinviarla. Per mantenere la data e il numero originari, il reinvio va fatto entro 5 giorni dalla notifica di scarto, come chiarisce la circolare 13/E del 2 luglio 2018 dell’Agenzia delle Entrate. Se ti chiedi quanto ci mette lo SDI a rispondere, leggi la guida sui tempi di consegna della fattura elettronica.
Conserva le notifiche SDI e le ricevute. Dimostrano che hai rispettato le scadenze e che la trasmissione è andata a buon fine.
Per le fatture ai privati (B2C, business to consumer), se il cliente non ti dà un indirizzo telematico, usa il codice destinatario “0000000” e indica il suo codice fiscale. Il cliente vede la fattura nella sua area riservata dell’Agenzia delle Entrate.
Conservazione digitale a norma
La conservazione a norma è l’archiviazione legale dei documenti informatici per 10 anni, in un modo che li rende immodificabili e sempre reperibili. Lo impongono il Codice civile (art. 2220) e le norme fiscali.
L’Agenzia delle Entrate offre un servizio gratuito di conservazione a norma per le fatture passate dallo SDI. Lo attivi firmando l’accordo di servizio sul portale “Fatture e corrispettivi”.
La sola consultazione delle fatture sul portale, invece, non sempre soddisfa i requisiti completi della conservazione sostitutiva. Secondo le Linee guida AgID 2021 servono un sistema di conservazione, pacchetti di archiviazione e un responsabile della conservazione.
Puoi gestire la conservazione con il servizio dell’Agenzia, con un conservatore qualificato o con un software che la include. Verifica che produca i pacchetti di archiviazione e i metadati. La responsabilità, in ogni caso, resta tua.
Privacy e settore sanitario: come comportarsi
Se sei un operatore sanitario e invii i dati al Sistema Tessera Sanitaria, non puoi emettere fattura elettronica via SDI per le prestazioni rese a persone fisiche. La norma tutela i dati sulla salute dei pazienti.
In questi casi emetti un documento cartaceo o digitale che non passa dallo SDI e trasmetti i dati al Sistema TS. Per le prestazioni sanitarie verso imprese o verso la PA, senza dati sensibili di persone fisiche, usi la fattura elettronica.
Il riferimento è l’art. 10-bis del Decreto-legge 119/2018. Il divieto oggi non ha più una scadenza annuale: nel testo in vigore non c’è un termine finale. Per gli aggiornamenti consulta Normattiva e i portali del Ministero dell’Economia e delle Finanze (MEF) e dell’Agenzia delle Entrate.
Regola decisionale rapida
Per scegliere come emettere e conservare le fatture, parti da quante ne fai e da quanto sono complesse.
- Se emetti meno di 10 fatture al mese e fai operazioni standard, usa gli strumenti gratuiti dell’Agenzia delle Entrate. Azzeri i costi vivi e impari il flusso.
- Se emetti tra 10 e 100 fatture al mese o gestisci casi IVA particolari, come reverse charge, clienti esteri o regimi misti, scegli un servizio dedicato con conservazione a norma inclusa. Riduci errori e tempi. Per i clienti fuori dall’Unione europea, leggi come si fa una fattura elettronica a una Partita IVA extra UE.
- Se non vuoi occuparti di nulla e hai un margine adeguato, delega l’emissione al commercialista. Considera però il costo unitario di 1-5 € a fattura, più eventuali pacchetti.
- In ogni caso, verifica che la conservazione sia a norma AgID per 10 anni. Senza una conservazione corretta rischi sanzioni e contestazioni.
Esempi numerici di convenienza
Questi esempi sono illustrativi: mostrano come cambia la convenienza al crescere del numero di fatture.
Scenario base: 20 fatture al mese, 240 l’anno. Con il commercialista a 3 € a fattura spendi 720 € l’anno. Con gli strumenti gratuiti il costo vivo è 0 €, ma ti servono 2 ore al mese di lavoro. Se il tuo tempo vale 30 € l’ora, spendi l’equivalente di 720 €. Siamo in pareggio.
Scenario in crescita: 60 fatture al mese, 720 l’anno. Con il commercialista a 2,5 € a fattura spendi 1.800 € l’anno. Con un servizio dedicato a 25 € al mese più 0,20 € a fattura spendi 25×12 + 144 = 444 €. Risparmi 1.356 €.
Scenario complesso: poche fatture, ma con reverse charge estero e documenti TD17-19. Un errore può costarti più di 300 € tra sanzioni e tempo. Qui delegare o usare un servizio evoluto riduce il rischio, anche se il costo per fattura sale.
Sanzioni e controlli
Se emetti una fattura in ritardo, la ometti o la sbagli, rischi una sanzione. Per l’omessa fatturazione, l’art. 6 del Decreto legislativo 471/1997, come modificato dal Decreto legislativo 87/2024 per le violazioni dal 1° settembre 2024, prevede una sanzione del 70% dell’imposta, con un minimo di 300 €. Se leggi ancora di sanzioni dal 90% al 180% dell’imposta, o dal 5% al 10% dei corrispettivi, sono valori superati.
Per operazioni non imponibili o esenti la sanzione è pari al 5% dei corrispettivi non documentati; va da 250 a 2.000 € se la violazione non incide sul calcolo del reddito. Se vuoi capire quanto rischi in pratica, leggi la guida sulla sanzione per la fattura elettronica inviata dopo 12 giorni.
Se lo SDI scarta la fattura e non la reinvii corretta, è come se l’avessi omessa. Conserva sempre le ricevute. Se rimedi spontaneamente, puoi ridurre la sanzione con il ravvedimento operoso previsto dal Decreto legislativo 472/1997: trovi un esempio nella guida su come calcolare il ravvedimento per l’invio tardivo.
Rispettare i tracciati XML, i codici Natura e i termini ti mette al riparo da molte contestazioni. Tieni aggiornati i dati dei clienti e i loro codici destinatario.
Operatività passo-passo (flusso standard)
Questo è il flusso che segui per ogni fattura, qualunque strumento usi.
- Preparazione. Raccogli i dati del cliente: partita IVA o codice fiscale, indirizzo telematico (PEC o codice destinatario), regime IVA ed eventuali esenzioni. Prepara il listino con le aliquote corrette.
- Compilazione XML. Compila i campi obbligatori previsti dal tracciato FPR12, il formato standard delle fatture tra privati. Usa i codici Natura per le operazioni non imponibili, esenti o fuori campo. Inserisci la data corretta e un numero progressivo univoco.
- Invio allo SDI. Trasmetti via PEC, portale o canale accreditato. Ricevi la notifica: consegna, mancata consegna o scarto. In caso di scarto, correggi e reinvia subito.
- Conservazione. Invia le fatture al sistema di conservazione entro i termini previsti. Controlla che il sistema crei i pacchetti di archiviazione e i dati descrittivi di ogni fattura, i metadati. Tieni traccia del manuale di conservazione.
- Controlli periodici. Riconcilia fatture, incassi e liquidazioni IVA. Verifica gli elenchi delle fatture emesse sul portale dell’Agenzia delle Entrate. Correggi eventuali anomalie con le note di variazione (tipo documento TD04).
La tabella mette a confronto le quattro situazioni più comuni: per ognuna trovi lo strumento più adatto, cosa ti serve, quanto costa e in quanto tempo parti. Per accedere al portale ti servono SPID (Sistema Pubblico di Identità Digitale), CIE (Carta di Identità Elettronica) o CNS (Carta Nazionale dei Servizi).
| Scenario | Strumento consigliato | Requisiti tecnici e normativi | Costi indicativi | Tempi di attivazione |
|---|---|---|---|---|
| Poche fatture/mese, operazioni standard (B2B/B2C nazionali) | Portale “Fatture e corrispettivi” | SPID/CIE/CNS; conoscenza base XML FPR12; emissione entro 12 giorni; conservazione a norma AgID | 0 € a fattura; conservazione gratuita con il servizio dell’Agenzia delle Entrate, oppure 30-80 €/anno con un conservatore esterno | Subito, dopo l’accesso all’area riservata |
| Volumi medio-alti, casistiche IVA miste (reverse, estero, TD17-19) | Software/servizio dedicato con canale SDI | Gestione codici Natura, tipi documento TD; integrazione conservazione; controlli scarti SDI | Abbonamento 15-50 €/mese + 0,05-0,30 € a fattura | 1-3 giorni per configurazione e test |
| Deleghe totali al commercialista | Emissione dal gestionale dello studio | Deleghe attive; invio SDI; verifica ricevute; conservazione a norma prevista nel contratto | 1-5 € a fattura; pacchetti scontati per volumi | 1-5 giorni per attivazione e raccolta dati |
| Settore sanitario verso persone fisiche (TS) | Documento che non passa dallo SDI + invio dei dati al Sistema TS | Rispetto art. 10-bis DL 119/2018; regole MEF sul Sistema TS; privacy rafforzata | Variabile; spesso incluso nei software TS | In base alla configurazione TS e alle scadenze MEF |
Se qualcosa non è chiaro, siamo qui per te.
FAQ
Devo emettere sempre la fattura elettronica se sono in regime forfettario?
Sì. Dal 1° gennaio 2024 l’obbligo riguarda anche i forfettari, senza più soglie di ricavi, come prevede l’art. 18 del Decreto-legge 36/2022, convertito in Legge 79/2022. Fa eccezione chi invia i dati al Sistema Tessera Sanitaria: per le prestazioni sanitarie a persone fisiche non usa lo SDI. Ricorda anche la conservazione a norma per 10 anni.
È vero che con l’Agenzia delle Entrate posso fatturare gratis? Quali sono i limiti pratici?
Sì. Il portale “Fatture e corrispettivi” e l’app FatturAE ti fanno creare e inviare fatture via SDI senza costi per fattura. I limiti sono pratici: interfaccia meno intuitiva, archivi da gestire a mano e più rischio di errori su casi non standard, come reverse charge interno, estero, TD17-19, triangolazioni.
Come funziona lo scarto SDI e quanto tempo ho per rimediare senza sanzioni?
Hai 5 giorni dalla notifica di scarto per reinviare la fattura corretta con data e numero originari, se sei ancora nei termini di 12 giorni o del 15 del mese per la differita. Lo SDI scarta la fattura quando trova errori nel formato, nelle partite IVA o nei dati obbligatori, e la considera non emessa.
Che differenza c’è tra consultazione sul portale e conservazione a norma?
La consultazione ti mostra le fatture passate dallo SDI, ma non garantisce da sola la conservazione richiesta dall’art. 2220 del Codice civile. La conservazione a norma segue le Linee guida AgID: integrità, immodificabilità, reperibilità, pacchetti di archiviazione e un responsabile. Senza, in caso di controllo potresti non riuscire a esibire i documenti a prova piena.
Quali sono i riferimenti normativi principali che devo conoscere per stare tranquillo?
Per l’obbligo: Decreto legislativo 127/2015 e art. 18 del Decreto-legge 36/2022, convertito in Legge 79/2022. Per contenuti e tempi: art. 21 del DPR 633/1972 e Decreto-legge 119/2018. Per la conservazione: Linee guida AgID 2021 e art. 2220 del Codice civile. Per la deroga sanitaria: art. 10-bis del Decreto-legge 119/2018. I testi aggiornati sono su Normattiva.
