Ultimo aggiornamento: agosto 2026.
In Italia devi conservare le fatture per 10 anni dalla fine dell’anno di emissione o ricezione, in forma cartacea o digitale a norma, per esibirle al Fisco in caso di controllo.
- Durata: 10 anni dalla fine dell’anno di riferimento. In caso di controlli o contenzioso, si proroga fino alla definizione.
- Ambito: chi emette e chi riceve fatture. Valido per e-fatture XML, fatture estere e analogiche.
- Digitale a norma: immodificabilità garantita, pacchetto di conservazione con marca temporale e firma del responsabile.
Obbligo di conservazione delle fatture: quadro generale e fonti
L’obbligo vale per imprese e professionisti. Riguarda sia le fatture emesse sia quelle ricevute. Include anche note di variazione, ricevute fiscali storiche e documenti equiparati.
La base giuridica è ampia. Le norme principali sono: articolo 2220 del Codice Civile (conservazione per 10 anni); articolo 39 del DPR 633/1972 (IVA: tenuta ed esibizione); articolo 22 del DPR 600/1973 (imposte dirette: conservazione fino a definizione degli accertamenti). Trovi i testi su Normattiva.
Per le fatture elettroniche e la conservazione digitale si applicano anche: D.Lgs. 82/2005 (CAD, Codice dell’Amministrazione Digitale), Linee guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, e il D.M. 17 giugno 2014 del MEF sulla conservazione elettronica ai fini tributari. Per l’obbligo di e-fattura: D.Lgs. 127/2015 e successivi provvedimenti dell’Agenzia delle Entrate sul Sistema di Interscambio; estensione ai forfettari con D.L. 36/2022 convertito in L. 79/2022 e regime generalizzato dal 2024.
Cosa devi conservare, in pratica
Dati minimi sempre presenti
Per ogni fattura conserva queste informazioni, in modo chiaro e reperibile:
- Data e numero della fattura.
- Dati del cedente/prestatore e del cessionario/committente.
- Descrizione dei beni o dei servizi.
- Imponibile, aliquota IVA e imposta (o natura operazione se senza IVA).
- Importo totale, eventuali sconti, bollo, termini di pagamento.
Se la fattura è elettronica, il file XML FatturaPA è il documento originale. Se è analogica (cartacea o PDF non via SdI), il documento originale è quello emesso o ricevuto, con eventuale scansione a fini organizzativi.
Documenti collegati
Conserva anche documenti correlati che provano l’operazione: ordini, DDT (documenti di trasporto), contratti, corrispondenza commerciale rilevante, prove di consegna e incasso, eventuali contestazioni e note di credito/debito.
Durata: come si calcolano i 10 anni
La regola è semplice: conti 10 anni dalla fine dell’anno in cui emetti o ricevi la fattura. Esempio: fattura emessa il 10/04/2026. Inizia il 01/01/2027 e finisce il 31/12/2036.
Attenzione ai casi in cui il Fisco può ancora accertare. L’articolo 22 del DPR 600/1973 impone di conservare i documenti fino alla definizione degli accertamenti. Se ricevi un avviso per il 2026 nel 2031 e presenti ricorso, conserva fino alla sentenza definitiva e oltre i termini di riscossione.
Per IVA i termini ordinari di accertamento sono di norma 5 anni, che possono estendersi in caso di violazioni gravi. In pratica, i 10 anni coprono quasi sempre i controlli. Ma se c’è un procedimento aperto, non distruggere nulla finché non si chiude.
Modalità di conservazione: cartacea e digitale a norma
Conservazione cartacea
È ancora ammessa. Devi garantire ordine, integrità e reperibilità rapida. Usa classificazioni coerenti (per anno, sezionale, cliente/fornitore). Proteggi l’archivio da umidità, incendio e accessi non autorizzati. Predisponi un inventario o indice.
Ricorda: in caso di verifica, devi esibire i documenti nei tempi richiesti (di solito 15 giorni, secondo l’invito dell’ufficio). Se l’archivio è in outsourcing, organizza deleghe e recapiti.
Conservazione digitale a norma
È la via consigliata, soprattutto con la fatturazione elettronica. Non basta “salvare il file”. Serve un processo che assicuri autenticità, integrità, leggibilità nel tempo. Lo definiscono il CAD e le Linee guida AgID.
I passaggi chiave:
- Raccolta dei documenti nel formato originale (per e-fatture: XML FatturaPA ricevuto/inviato via SdI; per fatture estere: PDF o XML del fornitore, più metadati).
- Versamento al sistema di conservazione (interno o di un conservatore qualificato).
- Creazione del pacchetto di archiviazione con indice, impronte, metadati.
- Apposizione della marca temporale e della firma elettronica qualificata del Responsabile della conservazione sul pacchetto.
- Gestione del manuale di conservazione, che descrive ruoli, tempi e procedure.
Non è obbligatorio firmare digitalmente ogni singola fattura elettronica B2B. È il pacchetto di conservazione a dover essere firmato e marcato nel rispetto delle regole tecniche.
Servizio dell’Agenzia delle Entrate
L’Agenzia delle Entrate mette a disposizione un servizio gratuito di conservazione a norma delle fatture elettroniche transitate via SdI. Lo attivi nell’area “Fatture e Corrispettivi”, accettando le condizioni. Il servizio conserva gli XML e i metadati, con ricerca per periodo, partita IVA e numero.
Se usi software privati o un conservatore esterno, verifica che siano allineati al CAD, alle Linee guida AgID e al D.M. 17/06/2014. Chiedi evidenze della marcatura temporale, della firma del Responsabile e dei log di esibizione.
Chi deve conservare e per cosa (inclusi forfettari)
L’obbligo riguarda tutti i titolari di partita IVA, compresi i contribuenti in regime forfettario. Dal 2024 anche i forfettari emettono e ricevono fatture elettroniche via SdI. Devono quindi conservare le e-fatture in modalità a norma, come gli altri.
Se operi con estero e ricevi fatture non SdI, conserva il documento del fornitore e le integrazioni/autofatture trasmesse a SdI (tipo documento TD17-TD19-TD28). Per la detrazione IVA la corretta conservazione è fondamentale.
Esibizione, controlli e sanzioni
In ispezione l’ufficio può chiedere fatture e registri IVA. L’articolo 39 del DPR 633/1972 prevede l’obbligo di esibirli. Consegna in formato leggibile e completo di metadati se digitale. Prepara un indice per velocizzare i riscontri.
Se non conservi correttamente rischi sanzioni per irregolare tenuta e conservazione delle scritture (D.Lgs. 471/1997, in particolare l’articolo 9). La sanzione è amministrativa. In più, potresti perdere il diritto alla deduzione o detrazione se non dimostri l’operazione.
In caso di smarrimento per forza maggiore (incendio, alluvione), denuncia l’evento alle autorità e all’ufficio fiscale. Ricostruisci gli archivi con duplicati, estratti contabili, dati SdI. I backup e la conservazione digitale riducono il rischio operativo.
Regola decisionale rapida
Come scegliere procedura e tempi, senza errori
- Hai emesso o ricevuto la fattura in un certo anno? Conserva fino al 31 dicembre del decimo anno successivo. Esempio: 2026 → fino al 31/12/2036.
- C’è un accertamento o un ricorso pendente su quel periodo? Non distruggere. Conserva fino alla chiusura definitiva del procedimento, anche oltre i 10 anni.
- È una e-fattura via SdI? Conserva l’XML FatturaPA e i metadati, con conservazione a norma. Puoi usare il servizio AdE o un conservatore qualificato.
- È una fattura estera o analogica? Conserva l’originale più le eventuali integrazioni/autofatture inviate a SdI. Se digitalizzi, fallo con processo a norma.
- Non trovi una fattura? Ricostruisci con duplicati, estratti conto, PEC, registri IVA. Documenta gli sforzi e segnala l’evento se dovuto a forza maggiore.
Casi particolari e buone pratiche operative
Fatture con firma e marca temporale
Per B2B e B2C la firma sull’XML non è richiesta per validare la fattura. La garanzia di integrità deriva dal transito su SdI. La firma e la marca servono al pacchetto di conservazione. Per PA (B2G) possono valere richieste contrattuali specifiche, da rispettare.
Migrazione del conservatore
Se cambi conservatore, prevedi un piano di riversamento sostitutivo. Verifica i controlli d’integrità, la continuità degli indici e la presenza delle marche temporali storiche. Aggiorna il manuale di conservazione con i nuovi ruoli e tempi.
Organizzazione interna
Nomina il Responsabile della conservazione (anche esterno) e definisci deleghe. Documenta il workflow: ricezione, protocollazione, registrazione IVA, versamento in conservazione, controllo qualità, esibizione. Monitora scadenze con un calendario per annualità.
Privacy e protezione dati
Le fatture contengono dati personali. Il GDPR consente la conservazione per obbligo legale. Applica misure di sicurezza tecniche e organizzative: controllo accessi, crittografia a riposo, backup off-site, test di ripristino periodico.
| Scenario | Che cosa conservare | Come conservarlo | Fino a quando |
|---|---|---|---|
| Fattura elettronica B2B/B2C Italia (SdI) | File XML FatturaPA e metadati SdI; eventuali allegati | Conservazione digitale a norma: pacchetto con marca temporale e firma del Responsabile; servizio AdE o conservatore | 10 anni dalla fine dell’anno di emissione; oltre se c’è contenzioso |
| Fattura estera ricevuta | Documento del fornitore (PDF/XML), integrazione/autofattura TD17–TD19–TD28, prova registrazione | Digitale a norma (consigliata) o cartacea ordinata; garantire reperibilità | 10 anni dalla fine dell’anno di ricezione; oltre se c’è accertamento |
| Regime forfettario | E-fatture XML emesse e ricevute via SdI; eventuali documenti di supporto | Digitale a norma, come per gli altri contribuenti | 10 anni; proroga in caso di controlli |
| Perdita documenti per forza maggiore | Denuncia evento, duplicati fornitori/clienti, estratti bancari, dati SdI | Ricostruzione dossier; conservazione digitale con backup multipli | Fino a chiusura dei controlli; mantieni prove della ricostruzione |
| Migrazione del conservatore | Pacchetti di conservazione, indici, marche temporali, log | Riversamento sostitutivo con verifica integrità e aggiornamento manuale | Continua senza soluzione di continuità fino al decimo anno e oltre se necessario |
FAQ
1) Devo conservare la fattura elettronica anche se la vedo nel portale dell’Agenzia delle Entrate?
Sì. La visibilità nel portale non sostituisce la conservazione a norma, a meno che tu abbia aderito esplicitamente al servizio di conservazione dell’Agenzia delle Entrate. Il semplice “cassetto” non basta: è un archivio di consultazione. Se aderisci al servizio di conservazione, le tue e-fatture XML e i relativi metadati vengono portati in conservazione a norma, con pacchetti firmati e marcati temporalmente. Se non aderisci, devi attivare un sistema di conservazione a norma tuo o di un conservatore esterno. In ogni caso, resta tuo l’onere di poter esibire i documenti integri e leggibili per tutto il periodo previsto dalle norme (art. 2220 c.c., art. 39 DPR 633/1972, art. 22 DPR 600/1973).
2) Come tratto le fatture estere ai fini della conservazione e dell’IVA?
Per le fatture da fornitori UE/extra-UE devi conservare il documento originale ricevuto (spesso un PDF) e le integrazioni o autofatture che invii a SdI con i tipi documento corretti (TD17 per servizi dall’estero, TD18 per acquisti intracomunitari, TD19 per acquisti da San Marino/extra-UE, TD28 per acquisti da soggetti non stabiliti in casi particolari). Questi documenti giustificano la liquidazione e la detrazione IVA. Ai fini della conservazione a norma, inserisci nel pacchetto sia il documento originario sia le integrazioni/autofatture XML con i relativi metadati. Questo ti consente di dimostrare l’operazione in modo completo in sede di controllo, come richiesto dall’articolo 39 del DPR 633/1972.
3) La scansione di una fattura cartacea è sufficiente per eliminare la carta?
No, non sempre. Se la fattura è nata analogica (emessa o ricevuta su carta), la sola scansione non basta per buttare l’originale. Devi effettuare una dematerializzazione e conservazione sostitutiva rispettando il CAD, le Linee guida AgID e il D.M. 17/06/2014. In pratica, inserisci l’immagine nella procedura di conservazione a norma, crei il pacchetto con indice e metadati, apponi marca temporale e firma del Responsabile. Solo così il documento informatico sostituisce il cartaceo ai fini fiscali. Se non attivi la conservazione sostitutiva, conserva l’originale cartaceo per i 10 anni previsti.
4) Quali sono le sanzioni se non conservo correttamente le fatture?
L’omessa o irregolare conservazione rientra nelle violazioni formali ma può avere effetti sostanziali. Il D.Lgs. 471/1997 prevede sanzioni per irregolare tenuta e conservazione delle scritture contabili (articolo 9). In più, se non riesci a esibire le fatture, l’ufficio può contestare la detrazione IVA o la deduzione dei costi, rideterminando imposte e applicando sanzioni e interessi. La gravità dipende dal caso: cancellazione involontaria, danneggiamento, indisponibilità temporanea o sistematica. Per ridurre il rischio, usa la conservazione digitale a norma, mantieni backup geografici, verifica periodicamente l’esibibilità e documenta ogni intervento correttivo.
5) Sono in regime forfettario: cosa cambia per me nella conservazione?
Cambia poco sull’obbligo generale, che resta di 10 anni. Dal 2024 anche i forfettari emettono e ricevono e-fatture via SdI, quindi devono conservarle a norma come tutti. Anche se non detrai l’IVA, la corretta conservazione serve per provare i ricavi, la natura delle operazioni, l’imposta di bollo sulle fatture senza IVA, e per rispondere a controlli. Usa il servizio gratuito dell’Agenzia delle Entrate o un conservatore conforme al CAD e alle Linee guida AgID. Organizza l’archivio per anno e cliente, e conserva i documenti di supporto (contratti, DDT, estratti conto). Così rispondi in fretta ai controlli e riduci il rischio di sanzioni.
