Ultimo aggiornamento: agosto 2026.
Per emettere una fattura elettronica usa il portale Fatture e Corrispettivi, il software dell’Agenzia delle Entrate con invio via PEC, oppure un gestionale terzo. Compila tutti i campi obbligatori e trasmetti al SdI nei termini.
- Obbligo generalizzato di e-fattura per forfettari e ordinari; esclusione per operazioni sanitarie verso persone fisiche inviate al Sistema Tessera Sanitaria.
- Emissione entro 12 giorni (immediata) o entro il 15 del mese successivo (differita con DDT). Riferimento: art. 21 DPR 633/1972.
- Marca da bollo di 2 euro sulle fatture senza IVA oltre 77,47 euro; versamento trimestrale tramite F24. Riferimenti: DM 17 giugno 2014 e provvedimenti Agenzia delle Entrate.
Cos’è la fattura elettronica e come funziona il SdI
La fattura elettronica è un documento in formato XML strutturato. Segue le specifiche tecniche dell’Agenzia delle Entrate. Viene trasmessa al Sistema di Interscambio (SdI), che la recapita al cliente.
Il SdI controlla contenuto e formato. Se i controlli vanno a buon fine, consegna o mette a disposizione la fattura. Se la scarta, devi correggere e reinviare. Finché è scartata, è come se non fosse mai stata emessa.
Il quadro normativo base è nel D.Lgs. 127/2015 (istituzione SdI per B2B e B2C) e nella Legge 205/2017 (obbligo generalizzato dal 2019). Le regole di compilazione sono definite dai provvedimenti e specifiche tecniche pubblicate dall’Agenzia delle Entrate. I testi ufficiali si leggono su Normattiva e sui portali istituzionali dell’Agenzia delle Entrate e del MEF.
Ambito soggettivo e oggettivo
Sono obbligati quasi tutti i titolari di partita IVA. Sono incluse imprese, professionisti, e chi emette verso Pubblica Amministrazione (formato FatturaPA). Restano escluse, ad oggi, le fatture verso persone fisiche per prestazioni sanitarie soggette a invio al Sistema Tessera Sanitaria, per ragioni di privacy. Le esclusioni derivano da norme e proroghe comunicate dal MEF, dall’Agenzia delle Entrate e dal Ministero della Salute.
Per le operazioni con l’estero, dal 2022 le comunicazioni transfrontaliere passano dal SdI usando i tipi documento dedicati. La disciplina deriva dal DL 146/2021 e dai successivi provvedimenti attuativi dell’Agenzia delle Entrate.
Chi deve emettere e quando: obblighi, scadenze, sanzioni
L’obbligo riguarda chi opera in regime ordinario e chi opera in regime forfettario. Per i forfettari l’obbligo è stato esteso in modo graduale fino alla generalizzazione, con base nel DL 36/2022 convertito in Legge 79/2022.
Le scadenze di emissione sono nell’art. 21 del DPR 633/1972:
- Fattura immediata: entro 12 giorni dall’effettuazione dell’operazione. L’operazione si considera effettuata alla consegna del bene o al pagamento del servizio.
- Fattura differita: entro il 15 del mese successivo, se supportata da DDT o documento equipollente.
Le sanzioni, per irregolarità o tardiva emissione, sono nel D.Lgs. 471/1997. L’importo varia in base all’IVA coinvolta. Se non c’è IVA (operazioni non imponibili, esenti, fuori campo), si applicano sanzioni fisse. È possibile il ravvedimento operoso secondo l’art. 13 del D.Lgs. 472/1997.
Eccezioni sanitarie e Sistema Tessera Sanitaria
I soggetti che inviano i dati al Sistema Tessera Sanitaria non emettono e-fattura per le prestazioni sanitarie verso persone fisiche. La disciplina è confermata da fonti istituzionali del MEF, del Ministero della Salute e dell’Agenzia delle Entrate. Verifica ogni anno le proroghe pubblicate sui siti istituzionali.
Dati obbligatori nella fattura elettronica
I dati obbligatori derivano dall’art. 21 del DPR 633/1972 e dalle specifiche tecniche del SdI. In parole semplici, devi indicare chi sei, chi è il cliente, cosa vendi, quanto costa, come e quando paghi.
Dati anagrafici e fiscali
- Tuoi dati: denominazione o nome e cognome, indirizzo, partita IVA, codice fiscale se richiesto.
- Dati del cliente: denominazione o nome e cognome, indirizzo, partita IVA o codice fiscale.
- Regime fiscale: es. “regime forfettario”. Il regime forfettario è il regime agevolato con imposta sostitutiva e contabilità semplificata.
- Codice destinatario del cliente o PEC: il “codice destinatario” è l’identificativo a 7 caratteri per il recapito via SdI. Per la Pubblica Amministrazione serve il “codice univoco ufficio”.
- Numero e data fattura: il numero deve essere progressivo e senza salti ingiustificati.
Linee di dettaglio, aliquote, natura IVA
- Descrizione del bene o servizio, quantità, prezzo unitario e totale riga.
- Aliquota IVA o “natura” se l’operazione non è imponibile (esente, non soggetta, inversione contabile). Specifica sempre la causale con un testo chiaro.
- Totale imponibile e totale IVA (se dovuta). Totale documento calcolato correttamente.
Modalità e codici pagamento
Indica come incasserai: bonifico, carta, contanti, altri metodi. Nella fattura elettronica si usa anche un codice pagamento standard. Ad esempio, MP05 indica il bonifico. I software compilano i codici in automatico, partendo dall’opzione che scegli.
Marca da bollo
Se la fattura non ha IVA e supera 77,47 euro, serve la marca da bollo di 2 euro. Nella e-fattura si indica il bollo “virtuale” nel campo dedicato. Il versamento è trimestrale tramite F24, con scadenze pubblicate dall’Agenzia delle Entrate. È possibile differire il pagamento se l’imposta dei primi trimestri non supera certe soglie, secondo i provvedimenti dell’Agenzia delle Entrate. La base normativa è nel DM 17 giugno 2014 e nelle successive regole tecniche e attuative.
Come emettere e inviare: strumenti e flusso operativo
Puoi scegliere tra tre strade. Tutte portano al SdI, che è l’unico “ponte” ufficiale verso il cliente.
- Portale Fatture e Corrispettivi: accedi con SPID, CIE o CNS. Compili i campi, alleghi eventuali documenti, invii al SdI e conservi.
- Software dell’Agenzia delle Entrate: installi l’applicativo, generi il file XML, e invii tramite PEC al SdI. La PEC è la posta certificata.
- Software di terze parti: gestisci anagrafiche, numerazioni, parcelle, incassi, bolli e conservazione in un unico ambiente.
Il flusso tipico è semplice: compili, validi, invii al SdI, ricevi esito, il cliente riceve o scarica. Conservi a norma per 10 anni. La conservazione digitale segue le Linee guida AgID e le regole fiscali sui documenti informatici. I riferimenti sono consultabili su Normattiva, AgID e Agenzia delle Entrate.
Scarto, annullo e rettifica
Se il SdI scarta la fattura, ricevi una notifica con il motivo. Devi correggere e rinviare. In caso di errore dopo la consegna, emetti una nota di credito elettronica per stornare e poi, se serve, una nuova fattura corretta. Le tipologie documento (es. TD04 per nota di credito) e i motivi di scarto sono definiti dalle specifiche tecniche e dai provvedimenti dell’Agenzia delle Entrate.
Operazioni con l’estero e casi particolari
Per acquisti e vendite con soggetti esteri, comunichi i dati tramite SdI usando i tipi documento dedicati. Questo ha sostituito il vecchio “esterometro”. La base è nel DL 146/2021 e nei provvedimenti attuativi del 2022.
Per la Pubblica Amministrazione si usa il formato FatturaPA con codice univoco ufficio e, se richiesto, CIG e CUP. Il quadro di riferimento è nelle regole tecniche pubblicate dall’Agenzia delle Entrate e nei decreti attuativi richiamati su Normattiva.
Regola decisionale rapida
Devo emettere e-fattura?
Se hai partita IVA e non sei un sanitario che invia al Sistema Tessera Sanitaria per persone fisiche, sì: emetti e-fattura.
Quando la emetto?
Se consegni oggi o incassi oggi, emetti entro 12 giorni. Se spedisci con DDT, puoi emettere fattura differita entro il 15 del mese successivo.
Come la recapito?
Hai il codice destinatario del cliente? Usalo. Se ha solo PEC, indica la PEC. Se è PA, usa il codice univoco ufficio. Il SdI farà il resto.
Bollo sì o no?
Se la fattura è senza IVA e supera 77,47 euro, metti il bollo virtuale da 2 euro. Lo paghi trimestralmente tramite F24.
Errore riscontrato?
Se il SdI scarta, correggi e rinvia. Se è già consegnata ma sbagliata, emetti nota di credito e poi rifai la fattura corretta.
Base normativa essenziale da conoscere
- D.Lgs. 127/2015: istituzione SdI e fattura elettronica tra privati.
- Legge 205/2017 (Bilancio 2018): obbligo generalizzato dal 2019.
- DPR 633/1972, art. 21: contenuto e termini di emissione della fattura.
- D.Lgs. 471/1997 e D.Lgs. 472/1997: sanzioni e ravvedimento operoso.
- DL 36/2022 convertito in L. 79/2022: estensione ai forfettari.
- DL 146/2021 e provvedimenti AdE 2022: comunicazioni transfrontaliere via SdI.
- DM 17 giugno 2014 e provvedimenti AdE: imposta di bollo sulle e-fatture.
- Regole tecniche e specifiche pubblicate da Agenzia delle Entrate; testi consultabili su Normattiva e portali istituzionali.
Esempio pratico di compilazione
Immagina di emettere una fattura per “consulenza marketing” a un cliente con partita IVA. Inserisci codice destinatario (o PEC), numero progressivo, data, descrizione, quantità, prezzo unitario, totale, modalità di pagamento con codice (es. MP05 per bonifico). Se operi in regime forfettario e l’importo è 1.000 euro, non applichi IVA. Se superi 77,47 euro, aggiungi bollo da 2 euro. Totale documento 1.002 euro. Trasmetti al SdI e conserva la ricevuta.
| Scenario | Requisiti minimi | Termine emissione/invio | Recapito | Note e norme |
|---|---|---|---|---|
| Professionista in regime forfettario (B2B) | Dati anagrafici, P.IVA, regime, causale, imponibile senza IVA, bollo se dovuto | Entro 12 giorni (immediata) o 15 mese successivo (differita con DDT) | Codice destinatario o PEC | Obbligo e-fattura esteso ai forfettari; DL 36/2022, DPR 633/1972 art. 21 |
| Impresa in regime ordinario (B2B/B2C) | Dati completi, aliquota IVA o natura, modalità pagamento | Stesse regole: 12 giorni o 15 del mese successivo | Codice destinatario; per B2C copia analogica al cliente su richiesta | D.Lgs. 127/2015; L. 205/2017; DPR 633/1972 art. 21 |
| Fattura verso Pubblica Amministrazione (PA) | Formato FatturaPA, CIG/CUP se previsti, codice univoco ufficio | Secondo contratto/servizio; emissione via SdI | Codice univoco ufficio | Obbligo storico di e-fattura PA; regole tecniche AdE |
| Prestazioni sanitarie a persone fisiche | Invio dati al Sistema Tessera Sanitaria | Secondo calendario TS | TS; non tramite SdI | Esclusione dall’e-fattura per privacy; comunicazioni istituzionali MEF/AdE |
| Operazioni transfrontaliere (extra-IT) | Tipi documento dedicati per invio dati via SdI | Nei termini fissati dai provvedimenti AdE | SdI | DL 146/2021 e provvedimenti 2022; sostituito l’esterometro |
| Bollo su fatture senza IVA > 77,47 € | Flag bollo e importo 2 € in XML | Versamento trimestrale tramite F24 | Non applicabile | DM 17 giugno 2014; provvedimenti AdE su scadenze e soglie |
FAQ
Quali sono i passaggi pratici per emettere la prima fattura elettronica senza errori?
Prima raccogli i dati di base: tuoi dati completi, dati del cliente, codice destinatario o PEC, regime fiscale. Secondo, definisci la numerazione: inizia dal numero 1 per l’anno o continua la progressione già in uso. Terzo, compila la fattura con descrizione chiara del servizio o bene, quantità, prezzo unitario, imponibile. Quarto, applica l’IVA se dovuta oppure indica correttamente la “natura” (non imponibile, esente, fuori campo) con la causale. Quinto, imposta modalità e codice pagamento (ad esempio MP05 per bonifico) e, se l’importo senza IVA supera 77,47 euro, attiva il bollo virtuale da 2 euro. Sesto, valida e invia al SdI tramite il canale scelto. Infine, salva le ricevute di consegna o messa a disposizione e attiva la conservazione digitale a norma per 10 anni, come richiesto dalle regole fiscali e dalle Linee guida AgID.
Come funziona la conservazione digitale delle e-fatture e per quanto tempo devo conservarle?
La conservazione digitale è la procedura che garantisce integrità, autenticità e reperibilità del documento informatico nel tempo. In pratica, le fatture e le ricevute SdI finiscono in un archivio con pacchetti firmati e marcati temporalmente, secondo le regole tecniche nazionali. Devi conservarle per 10 anni, come previsto dal codice civile e dalla normativa fiscale. Puoi usare il servizio di conservazione dell’Agenzia delle Entrate o un conservatore accreditato. L’importante è poter esibire, su richiesta, sia il file XML sia le ricevute di invio e consegna. Le basi sono nelle Linee guida AgID sui documenti informatici e nelle disposizioni fiscali consultabili su Normattiva e portali istituzionali.
Cosa succede se il SdI scarta la mia fattura e come rientro nei termini?
Se il SdI scarta, ricevi una notifica con il codice errore (per esempio anomalia nel codice destinatario o incongruenze nei totali). La fattura si considera non emessa. Correggi subito i campi indicati e rinvia la fattura al SdI. Muoviti rapidamente per rispettare i termini di emissione dell’art. 21 DPR 633/1972 o, se sono già trascorsi, per limitare le sanzioni tramite ravvedimento operoso (art. 13 D.Lgs. 472/1997). Se il documento è già stato consegnato ma contiene errori sostanziali, usa la nota di credito elettronica per stornare, e poi emetti una nuova fattura corretta. Le modalità pratiche di correzione sono descritte nelle specifiche tecniche e nelle circolari esplicative dell’Agenzia delle Entrate.
Come gestisco il bollo sulle fatture elettroniche senza IVA e quali sono le scadenze di pagamento?
Se la fattura non ha IVA e supera 77,47 euro, indica nel file XML che il bollo è “assolto in modo virtuale” e inserisci 2 euro di imposta. Il totale documento terrà conto del bollo. L’Agenzia delle Entrate calcola l’imposta di bollo dovuta per trimestre in base alle e-fatture trasmesse e mette a disposizione l’importo. Paga con modello F24 entro le scadenze trimestrali pubblicate dall’Agenzia. La normativa di riferimento è nel DM 17 giugno 2014 e nei provvedimenti attuativi. Se l’imposta dei primi trimestri non supera determinate soglie, puoi differire il versamento secondo le istruzioni ufficiali. Tieni sempre sotto controllo il cassetto fiscale e la sezione dedicata all’imposta di bollo.
In quali casi posso emettere fattura differita e come compilarla correttamente?
La fattura differita è utile quando effettui più consegne o prestazioni nel mese. Puoi emetterla entro il 15 del mese successivo, riepilogando le operazioni documentate da DDT o rapporti di intervento firmati. In compilazione, indica data e numero di ciascun DDT o documento equipollente. Se vendi beni, il riferimento ai DDT è essenziale; per i servizi usa un documento che provi l’avvenuta prestazione. Applica l’aliquota IVA corretta per ciascuna voce o la natura IVA se non imponibile. Ricorda di gestire correttamente eventuali spese accessorie, sconti e arrotondamenti. Il riferimento normativo è l’art. 21 del DPR 633/1972 e le specifiche tecniche che regolano le tipologie di documento e i campi per i riferimenti ai DDT.
