Ultimo aggiornamento: agosto 2026.
Per fatturare in cloud usa una piattaforma web che genera XML FatturaPA, invia tramite SDI entro i termini, e conserva digitalmente i documenti per 10 anni; restano esentate le operazioni sanitarie inviate al Sistema Tessera Sanitaria.
- Formato: file XML conforme alle Specifiche Tecniche FatturaPA, con invio al Sistema di Interscambio (SDI) e ricevute di consegna o scarto.
- Tempi: emissione e trasmissione entro 12 giorni (immediate) o entro il 15 del mese successivo (differite e cross-border tecnici).
- Conservazione: obbligo di conservazione digitale a norma per 10 anni secondo CAD e Linee guida AgID; la sola “consultazione” AE non basta.
Cos’è la fatturazione in cloud e perché è lo standard nel 2026
La fatturazione in cloud usa un software online per creare, inviare e archiviare fatture. Non installi nulla e lavori da qualsiasi dispositivo.
La fattura cartacea è un documento stampato o PDF. La fattura elettronica è un file XML strutturato. SDI controlla e smista la fattura al cliente.
Il passaggio al digitale nasce da norme IVA e digitalizzazione della PA. Le basi sono nel DPR 633/1972 (IVA), nel D.Lgs. 127/2015 e nella Legge di Bilancio 2018 che hanno esteso l’obbligo. Consulta Normattiva e il portale dell’Agenzia delle Entrate per i testi.
Riferimenti normativi essenziali
Emissione e contenuto: art. 21 e seguenti del DPR 633/1972. Tempi di trasmissione: DL 119/2018, convertito nella L. 136/2018. Obbligo e tracciato: D.Lgs. 127/2015 e provvedimenti dell’Agenzia delle Entrate del 30 aprile 2018 e successive modifiche.
Fatture verso PA: DM 55/2013. Conservazione digitale: D.Lgs. 82/2005 (CAD) e Linee guida AgID sulla conservazione. Tenuta dei documenti: art. 2220 del Codice civile. Eccezioni sanitarie: DL 135/2018 e proroghe su Sistema Tessera Sanitaria.
Chi è obbligato alla fattura elettronica nel 2026
Oggi l’obbligo riguarda quasi tutti i titolari di Partita IVA. Vale per B2B e B2C in Italia. Vale anche per chi aderisce al regime forfettario.
Il regime forfettario è il regime agevolato per i piccoli. Tassa il reddito a forfait, non applica IVA in fattura. Anche i forfettari devono emettere e-fatture.
Eccezione: operatori sanitari per le operazioni i cui dati confluiscono al Sistema Tessera Sanitaria. Per queste, non si usa SDI. Si seguono le regole STS aggiornate dal Ministero dell’Economia e dal Garante Privacy.
Altre situazioni tipiche
Forniture alla Pubblica Amministrazione: obbligo storico di FatturaPA. Senza XML conforme la PA non paga.
Operazioni con l’estero: si trasmettono i dati tramite SDI con i documenti elettronici previsti. Il sistema sostituisce l’esterometro. Si rispettano codifiche e tempistiche AdE.
Come creare e inviare una fattura elettronica in cloud
Passo 1. Abilita i servizi nel portale Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate. Recupera QR-Code, PEC o Codice Destinatario.
Passo 2. Configura il profilo nel software cloud. Inserisci Partita IVA, indirizzi, regimi fiscali, cassa previdenziale e ritenute.
Passo 3. Compila l’XML. Servono i dati del cedente e del cliente, la descrizione dei beni o servizi, le aliquote IVA o le “Nature” IVA quando l’imposta non si applica.
Termini tecnici spiegati semplice
Regime forfettario: regime agevolato con imposta sostitutiva. In fattura non applichi IVA. Usi le “Nature” IVA corrette e la marca la paghi in modo virtuale se dovuta.
Principio di cassa: conti ricavi e costi quando incassi e paghi. Serve per tasse e contributi, non per emettere la fattura. La fattura segue le regole IVA.
Coadiuvante: familiare che aiuta nell’attività. Non cambia le regole dell’e-fattura. Cambia solo come riparti il reddito.
Invio e ricevute SDI
Passo 4. Invia l’XML a SDI dal software. SDI risponde con ricevute: accettazione, consegna o scarto. Se scarta, la fattura è come non emessa.
Passo 5. In caso di scarto, correggi e rinvia. Mantieni numerazione coerente. Se rispetti i termini, eviti sanzioni. Per dubbi, vedi le circolari dell’Agenzia delle Entrate.
Tempi di emissione e regole pratiche
Fattura immediata: emetti e trasmetti entro 12 giorni dalla data dell’operazione. La data in fattura è quella dell’operazione. La trasmissione può arrivare entro 12 giorni.
Fattura differita: per cessioni con DDT. Puoi emettere entro il 15 del mese successivo. Indichi i DDT collegati.
Operazioni con l’estero: invii i dati via SDI entro il 15 del mese successivo. Usi i tipi documento specifici per integrazioni e autofatture.
Sanzioni in sintesi
Se ometti o ritardi la fattura con IVA, la sanzione va dal 90% al 180% dell’IVA (D.Lgs. 471/1997, art. 6). Correggere in fretta riduce il danno.
Se l’operazione non incide sull’IVA (es. forfettari), la sanzione è tra 250 e 2.000 euro. Il ravvedimento operoso riduce l’importo se agisci presto.
Conservazione: cosa significa “a norma”
Conservare non è solo salvare un file. Devi garantire integrità, leggibilità e reperibilità per 10 anni. Segui il CAD e le Linee guida AgID.
Piano di conservazione, pacchetti di archiviazione e metadati sono elementi chiave. Puoi farlo internamente o con un conservatore.
La “consultazione” sul portale AdE permette di vedere le e-fatture. Non sostituisce la conservazione a norma ai fini civilistici e fiscali.
Privacy e dati sensibili
Attenzione ai dati sanitari. Le regole speciali limitano l’invio via SDI. Segui le indicazioni del Ministero dell’Economia, Sistema Tessera Sanitaria e Garante Privacy.
Anche per altre categorie sensibili, minimizza i dati nel corpo fattura. Inserisci solo ciò che serve per legge.
Regola decisionale rapida
Domanda 1: il cliente è in Italia?
Se sì, vai a Domanda 2. Se no, invia i dati via SDI con i documenti per operazioni estere entro il 15 del mese successivo.
Domanda 2: l’operazione è sanitaria soggetta a invio al Sistema Tessera Sanitaria?
Se sì, non usare SDI per quella operazione. Segui le regole STS. Se no, vai a Domanda 3.
Domanda 3: è immediata o differita?
Se immediata, trasmetti via SDI entro 12 giorni dalla data operazione. Se differita, emetti e trasmetti entro il 15 del mese successivo.
Domanda 4: applichi IVA?
Se sì, indica aliquota e imposta. Se no, usa il corretto codice “Natura” e, se previsto, imposta marca da bollo virtuale.
Casi particolari e accorgimenti utili
Professionisti con cassa: inserisci la “Cassa previdenziale” in fattura con la relativa aliquota. Se c’è ritenuta d’acconto, compilala nell’XML.
B2C con consumatori: usa il codice destinatario “0000000” e indica la PEC se comunicata. Fornisci copia cortesia al cliente.
Reverse charge e split payment: applica il corretto codice “Natura” e la dicitura prevista. Per PA in split payment usa il tipo documento adeguato.
Dati obbligatori e codici
I dati base sono cedente, cessionario, data, numero, linee di dettaglio e imposta. Quando l’IVA non si applica, inserisci il codice “Natura” coerente con l’esenzione o il regime.
Per operazioni con causali particolari (acconti, premi, note di variazione), usa i tipi documento previsti. Le specifiche tecniche AdE indicano i codici ammessi.
| Scenario | Cosa fare in cloud | Scadenza invio SDI | Base normativa (testuale) | Sanzione potenziale | Conservazione |
|---|---|---|---|---|---|
| B2B Italia (ordinario) | Genera XML, indica aliquota IVA, invia a SDI, verifica ricevute | Entro 12 giorni dalla data operazione (immediata) o entro il 15 del mese successivo (differita) | DPR 633/1972 art. 21; DL 119/2018 conv. L. 136/2018; D.Lgs. 127/2015 | 90%–180% dell’IVA (D.Lgs. 471/1997 art. 6) | 10 anni, CAD e Linee guida AgID |
| B2C Italia (consumatore) | XML con codice destinatario 0000000 o PEC, copia cortesia al cliente | Come sopra | DPR 633/1972; D.Lgs. 127/2015; provvedimenti AdE su SDI | Se senza IVA: 250–2.000 euro; altrimenti 90%–180% IVA | 10 anni a norma |
| Regime forfettario | XML senza IVA, usa codice “Natura” corretto; gestisci bollo virtuale se dovuto | Come sopra | L. 190/2014 (forfettario); D.Lgs. 127/2015; DL 119/2018 | 250–2.000 euro per irregolarità senza imposta (D.Lgs. 471/1997) | 10 anni a norma |
| Forniture alla PA | FatturaPA conforme, invio a SDI con codice ufficio PA | Entro i termini contrattuali e normativi | DM 55/2013; D.Lgs. 127/2015 | Esclusione dal pagamento e sanzioni IVA se dovute | 10 anni a norma |
| Operazioni con l’estero (vendite) | Invia dati via SDI con tracciati previsti per operazioni estere | Entro il 15 del mese successivo | D.Lgs. 127/2015 e provvedimenti AdE su esterometro elettronico | Sanzioni per omessa comunicazione dati | 10 anni a norma |
| Acquisti da estero (integrazione/autofattura) | Emetti documento elettronico di integrazione/autofattura via SDI | Entro il 15 del mese successivo | DPR 633/1972; D.Lgs. 127/2015; provvedimenti AdE | Irregolarità IVA secondo art. 6 D.Lgs. 471/1997 | 10 anni a norma |
| Operazioni sanitarie verso privati (Sistema TS) | Non usare SDI; emetti documento conforme e invia i dati al Sistema TS | Secondo scadenze Sistema TS | DL 135/2018 e proroghe; indicazioni MEF e Garante Privacy | Sanzioni STS e fiscali in caso di omissioni | 10 anni a norma |
FAQ
Come funziona il Sistema di Interscambio (SDI) e cosa devo impostare prima di inviare?
SDI riceve l’XML, fa controlli formali e lo recapita al cliente. Se il cliente ha un Codice Destinatario, usalo. In alternativa inserisci la PEC. Se vendi a un consumatore senza PEC, usa “0000000”. Prima di inviare, attiva i servizi sul portale Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate, verifica i dati anagrafici e il regime fiscale. Imposta bollo virtuale se fattura senza IVA supera le soglie previste. Dopo l’invio, conserva le ricevute. La “ricevuta di consegna” prova che il documento è arrivato. La “ricevuta di scarto” indica errori da correggere. SDI non valida il merito fiscale. Controlla aliquote e diciture prima dell’invio.
Posso emettere e-fatture senza un software a pagamento?
Sì. Il portale dell’Agenzia delle Entrate offre strumenti gratuiti per generare e inviare XML. Esistono anche app gratuite. Questi strumenti però sono basici. Per gestione volumi, automazioni, riconciliazioni e conservazione a norma, un gestionale cloud aiuta molto. Riduci errori grazie a anagrafiche, listini e regole IVA preimpostate. In ogni caso, le regole non cambiano: formato XML conforme, invio a SDI nei termini e conservazione a norma per 10 anni. Ricorda che la sola “consultazione” sul portale AE non sostituisce la conservazione digitale ai fini civilistici e fiscali secondo il CAD e le Linee guida AgID.
Qual è la differenza tra consultazione AE e conservazione digitale a norma?
La consultazione AE ti permette di vedere e scaricare le fatture dal cassetto fiscale per un periodo lungo. È utile per controlli e riconciliazioni. La conservazione a norma è un processo regolato dal Codice dell’Amministrazione Digitale e dalle Linee guida AgID. Prevede pacchetti di archiviazione, metadati, firme o marche temporali di processo, ruoli e responsabilità. Garantisce integrità, leggibilità e reperibilità nel tempo. Ai fini civilistici e fiscali conta la conservazione a norma. Se hai solo la consultazione attiva, non hai assolto l’obbligo di conservazione digitale previsto dall’ordinamento.
Cosa faccio se SBAGLIO una fattura già inviata a SDI?
Se SDI ha scartato la fattura, è come non emessa. Correggi e rinvia entro i termini (12 giorni o il 15 del mese successivo). Se SDI ha consegnato, emetti una nota di credito elettronica per stornare in tutto o in parte. Poi emetti la fattura corretta. Gestisci con attenzione data e numerazione. Se l’errore è solo formale e non incide sull’imposta, la sanzione è fissa (art. 6, comma 4, D.Lgs. 471/1997). Se incide sull’IVA, la sanzione è tra 90% e 180% dell’IVA. Puoi usare il ravvedimento operoso per ridurre le sanzioni se regolarizzi spontaneamente prima dei controlli. Conserva tutte le ricevute e le note di variazione collegate.
Come gestisco acconti, proforma e marca da bollo nelle e-fatture?
La proforma non è una fattura. Serve solo come richiesta di pagamento. Quando incassi un acconto, emetti una fattura di acconto. Alla consegna o fine lavori, emetti la fattura finale che richiama gli acconti. In XML usa i tipi documento previsti per indicare correttamente acconti e saldo. Per la marca da bollo, se l’operazione è non soggetta a IVA e supera la soglia, spunti il bollo virtuale in fattura e versi l’imposta con le modalità stabilite dall’Agenzia delle Entrate. Ricorda: l’IVA e il bollo non convivono sulla stessa linea imponibile. Verifica sempre la corretta “Natura” IVA quando l’imposta non si applica per legge o per regime.
Devo firmare digitalmente le fatture elettroniche o apporre una marca temporale?
Per B2B e B2C non è obbligatoria la firma digitale dell’XML. SDI garantisce l’integrità del transito e le ricevute attestano consegna o scarto. Per la PA, segui le regole del DM 55/2013 che possono richiedere specifiche tecniche aggiuntive. La firma e la marca temporale entrano nel processo di conservazione a norma, non nella generazione della fattura. Il responsabile della conservazione definisce le modalità tecniche nel manuale di conservazione, in linea con le Linee guida AgID. In pratica: firma e marca sono parte dell’archiviazione, non dell’invio a SDI.
Cosa cambia per le operazioni con l’estero dal punto di vista operativo?
Per vendite a soggetti esteri, emetti fattura secondo le regole IVA applicabili e trasmetti i dati a SDI con i tracciati previsti per operazioni transfrontaliere. Per acquisti da estero, emetti documenti di integrazione/autofattura elettronica via SDI entro il 15 del mese successivo. Queste comunicazioni sostituiscono l’esterometro. Attenzione ai casi di reverse charge interno e alle regole per i servizi UE ed extra-UE. Verifica i tipi documento, le “Nature” IVA e le date. Consulta le specifiche tecniche e i provvedimenti dell’Agenzia delle Entrate per i dettagli aggiornati.
