Ultimo aggiornamento: giugno 2026.
Per emettere correttamente una fattura elettronica chiedi al cliente dati anagrafici, fiscali e canale di ricezione, compila il file XML, invialo allo SdI entro i termini (12 giorni o differita), verifica le ricevute e conserva a norma.
- Obbligo e-fattura: dal 2019 per B2B/B2C e PA; dal 2024 anche per tutti i forfettari. Eccezioni solo per specifici sanitari secondo norme STS vigenti.
- Dati minimi del cliente: denominazione, indirizzo completo, codice fiscale/partita IVA, codice destinatario o PEC; per PA serve sempre il CUU.
- Tempi e sanzioni: emissione entro 12 giorni (o differita al 15 del mese successivo); scarto da SdI = fattura non emessa; sanzioni art. 6, D.Lgs. 471/1997.
Fatturazione elettronica: quadro normativo e quando è obbligatoria
La fatturazione elettronica in Italia nasce con il D.Lgs. 127/2015 e diventa obbligatoria dal 2019 con la Legge 205/2017, art. 1, commi 909-916. Vale per operazioni tra privati (B2B e B2C) e verso la Pubblica Amministrazione.
Dal 1° luglio 2022 l’obbligo si è esteso ai forfettari con ricavi oltre 25.000 euro (D.L. 36/2022, art. 18). Dal 1° gennaio 2024 si applica a tutti i contribuenti in regime forfettario. Restano esclusioni specifiche per soggetti sanitari che trasmettono al Sistema Tessera Sanitaria. Questa disciplina è soggetta a proroghe. Verifica l’aggiornamento su Normattiva e sui portali del MEF e dell’Agenzia delle Entrate.
Le regole tecniche del Sistema di Interscambio (SdI) sono fissate da provvedimenti dell’Agenzia delle Entrate (es. provvedimento 30 aprile 2018 e successivi aggiornamenti). L’emissione e i contenuti della fattura restano quelli dell’art. 21 del DPR 633/1972.
Quali dati chiedere al cliente prima di emettere la e-fattura
Dati identificativi obbligatori
Servono sempre:
- Nome e cognome o ragione sociale.
- Indirizzo completo: via, numero civico, CAP, città e provincia. Per esteri: Stato estero.
- Codice fiscale o partita IVA. Per privati senza partita IVA è necessario il codice fiscale.
- Canale di ricezione: codice destinatario a 7 caratteri oppure PEC. Se non fornito, usa “0000000” e consegna copia al cliente; lo SdI deposita nel suo cassetto fiscale.
Clienti pubblici (PA)
Verso la PA la e-fattura è sempre obbligatoria. Devi inserire il Codice Univoco Ufficio (CUU), una stringa alfanumerica di 6 caratteri che identifica l’ufficio destinatario. Il CUU è reperibile sull’Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA). Senza CUU la PA non può ricevere.
Clienti esteri
Per clienti UE o extra-UE senza canale SdI, indica correttamente i dati esteri (paese ISO, VAT number se presente). Dal 2022 invii allo SdI anche le operazioni transfrontaliere usando i tipi documento TD17-TD19. Questa trasmissione sostituisce l’esterometro.
Come si emette una fattura elettronica: flusso operativo completo
1) Abilitazione ai servizi
Accedi al portale Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate e abilita la fatturazione elettronica. Puoi operare con:
- Software gratuito web/desktop dell’Agenzia delle Entrate.
- App mobile Fatturae.
- Software di terze parti con funzioni gestionali e conservazione.
2) Compilazione del file XML FatturaPA
Inserisci anagrafica tua e del cliente, imponibile, eventuale IVA o natura operazione, bollo se dovuto e modalità di pagamento. Il file è un XML nello standard FatturaPA. Tipi documento più comuni:
- TD01: fattura.
- TD02: acconto/anticipo su fattura.
- TD24/TD25: fattura differita e acconto su differita.
- TD04: nota di credito.
- TD16–TD19: integrazione/autofattura per operazioni con inversione contabile o estere.
3) Invio allo SdI e ricevute
Invia il file via canale accreditato, PEC o interfaccia web. Lo SdI controlla forma e dati minimi. Restituisce uno stato:
- Consegnata: ricevuta di consegna al canale del cliente.
- Mancata consegna: il file è valido, ma non recapitabile; lo SdI lo rende disponibile nel cassetto fiscale. Devi comunque informare il cliente e fornire copia di cortesia.
- Scartata: la fattura è rifiutata per errori formali. È come non emessa. Correggi e rinvia.
4) Tempistiche
Per fatture immediate, emetti e trasmetti entro 12 giorni dalla data operazione. Per fatture differite su DDT o documenti equipollenti, emetti entro il 15 del mese successivo.
5) Conservazione a norma
Conserva le e-fatture per 10 anni, come previsto dall’art. 2220 del Codice civile e dall’art. 39 del DPR 633/1972. Puoi usare il servizio gratuito dell’Agenzia delle Entrate oppure un conservatore accreditato. Attiva la conservazione entro i termini fiscali ordinari.
Regime forfettario: cosa cambia in fattura
Niente IVA, ma serve la corretta “natura”
Nel regime forfettario non addebiti l’IVA. Nel file XML indica un codice “Natura” coerente. In prassi si usa spesso N2.2 (operazioni non soggette – altri casi) con riferimento normativo alla Legge 190/2014, art. 1, commi 54-89. Inserisci la dicitura: “Operazione senza applicazione dell’IVA ai sensi dell’art. 1, comma 58, Legge n. 190/2014”.
Imposta di bollo
Se la fattura senza IVA supera 77,47 euro, applichi bollo da 2 euro. In e-fattura lo indichi in modo virtuale. Il riepilogo trimestrale e il pagamento avvengono secondo i provvedimenti dell’Agenzia delle Entrate e il DM 17 giugno 2014 (con successive modifiche). Il versamento può avvenire in addebito diretto o con F24 entro le scadenze fissate dall’Agenzia.
Rivalutare i limiti e l’obbligo
Dal 2024 l’obbligo di e-fattura vale per tutti i forfettari (D.L. 36/2022). Se eri escluso fino al 2023, adegua subito anagrafiche, codici natura e gestione del bollo.
Settore sanitario: eccezioni e cautele
Per professionisti sanitari che inviano dati al Sistema Tessera Sanitaria, il legislatore ha previsto, in più riprese, limitazioni all’emissione di e-fatture tramite SdI verso privati per tutelare la privacy. Queste limitazioni derivano da decreti annuali e proroghe. A giugno 2026 verifica sempre su Normattiva, Ministero dell’Economia e delle Finanze e Agenzia delle Entrate se il divieto è vigente e in quali casi.
Resta l’obbligo di e-fattura verso la PA. Per i documenti esclusi dal SdI, emetti fattura analogica o elettronica extra-SdI e invia i dati allo STS secondo il calendario ministeriale.
Scarti, errori e sanzioni: come rimediare
Fattura scartata
Se lo SdI scarta, la fattura è come non emessa. Ricevi una notifica con il codice errore. Correggi i dati e rinvia. La prassi ammette il reinvio tempestivo mantenendo numero e data originari se la correzione avviene in tempi molto brevi; in alternativa, emetti nuovo documento con numerazione coerente e, se necessario, nota esplicativa interna. Conserva la ricevuta di scarto.
Sanzioni e ravvedimento
Le violazioni di emissione sono sanzionate dall’art. 6 del D.Lgs. 471/1997. Per operazioni con IVA, la sanzione va dal 90% al 180% dell’imposta. Per operazioni senza IVA, tra il 5% e il 10% dei corrispettivi, con minimo 500 euro. Se la violazione non incide sulla liquidazione dell’imposta, si applica la sanzione da 250 a 2.000 euro. Puoi usare il ravvedimento operoso per ridurre le sanzioni se regolarizzi prima dei controlli.
Operazioni con l’estero e inversione contabile
Autofatture e integrazioni
Per servizi ricevuti da estero o acquisti in reverse charge usi TD17, TD18 o TD19. Sono documenti elettronici di integrazione o autofattura. Li trasmetti allo SdI entro i termini dell’art. 1, comma 3-bis del D.Lgs. 127/2015 e dei provvedimenti attuativi dell’Agenzia delle Entrate.
Se vendi a clienti esteri, la fattura al cliente segue le regole del paese di destinazione; in Italia invii un documento transfrontaliero allo SdI per adempiere alla comunicazione sostitutiva dell’esterometro.
Regola decisionale rapida
Domande sì/no per decidere cosa fare
- Il cliente è una PA? Sì: usa e-fattura con CUU obbligatorio. No: vai avanti.
- Il cliente ha partita IVA italiana? Sì: e-fattura con codice destinatario o PEC. No: vai avanti.
- Il cliente è un privato senza partita IVA? Sì: e-fattura con codice “0000000” e CF; consegna copia di cortesia. No: vai avanti.
- L’operazione è sanitaria verso privato e soggetta a regole STS vigenti? Sì: applica la disciplina speciale (possibile esclusione da SdI). No: vai avanti.
- Serve IVA o natura? Se sei forfettario o l’operazione è non imponibile/esente, usa il codice natura (es. N2.2) e valuta bollo sopra 77,47 euro.
- È una fattura differita? Sì: emetti entro il 15 del mese successivo, richiamando i DDT. No: trasmetti entro 12 giorni dalla data documento.
- Hai ricevuto “scarto”? Sì: correggi e rinvia tempestivamente; l’originale è come non emesso.
Fonti di riferimento da consultare
Per verifiche puntuali usa: Normattiva per leggi e decreti; Agenzia delle Entrate per provvedimenti sul SdI, specifiche tecniche FatturaPA, conservazione e bollo; Ministero dell’Economia e delle Finanze e Sistema Tessera Sanitaria per la disciplina delle spese sanitarie.
| Scenario | Dati/Documenti necessari | Passi operativi | Tempistiche e note |
|---|---|---|---|
| B2B Italia (cliente con P.IVA) | Ragione sociale, indirizzo, P.IVA, codice destinatario/PEC | Crei TD01, indichi IVA o natura, invii allo SdI | Entro 12 giorni (immediata) o al 15 del mese successivo (differita) |
| B2C Italia (privato) | Nome e cognome, indirizzo, codice fiscale, canale o “0000000” | Crei TD01, indichi aliquota/natura, invii allo SdI; consegni copia di cortesia | Stesse scadenze; deposito nel cassetto fiscale se “0000000” |
| Fattura PA | CUU, dati anagrafici PA, CIG/CUP se previsti | Crei TD01 PA, indichi CUU, invii allo SdI | Senza CUU la consegna fallisce; controlla ricevute |
| Operazioni estere attive/passive | Dati esteri, paese ISO, VAT number estero (se presente) | Emetti documento per cliente; invii allo SdI TD17–TD19 per comunicazione | Termini secondo provvedimenti AE; sostituisce l’esterometro |
| Forfettario | Anagrafiche, natura N2.2, dicitura Legge 190/2014, bollo se dovuto | Crei TD01 senza IVA, selezioni bollo virtuale se > 77,47 euro | Bollo trimestrale; obbligo e-fattura dal 2024 |
| Sanitario verso privato | Dati paziente, regole STS vigenti | Verifichi se escluso da SdI; altrimenti emetti e-fattura | Controlla proroghe su MEF/AE; privacy prioritaria |
| Fattura differita con DDT | DDT con data e quantità/servizi | Crei TD24 richiamando DDT | Entro il 15 del mese successivo alla consegna |
| Fattura scartata da SdI | Notifica di scarto con codice errore | Correggi e rinvia; valuta numerazione | Scarto = non emessa; rimedia tempestivamente per ridurre rischi |
FAQ
1) Cosa devo chiedere al cliente per essere sicuro che la e-fattura venga consegnata correttamente?
Chiedi sempre quattro cose: denominazione o nome e cognome, indirizzo completo, partita IVA o codice fiscale e canale di ricezione. Il canale è il codice destinatario a 7 caratteri o la PEC. Senza questi dati il rischio di scarto o mancata consegna è alto. Per i privati senza codice destinatario o PEC, usa “0000000” e inserisci il codice fiscale. In questo caso lo SdI deposita la fattura nel cassetto fiscale del cliente. Tu devi comunque informarlo e inviargli una copia leggibile (PDF) di cortesia. Per le PA devi chiedere anche il CUU, che identifica l’ufficio. Senza CUU, la fattura non arriva a destinazione. Se vendi verso l’estero, raccogli il paese, l’eventuale VAT number estero e l’indirizzo completo. Questi dati servono per i tipi documento transfrontalieri allo SdI.
2) Se lo SdI scarta la fattura, come mi comporto con numerazione, date e sanzioni?
La fattura scartata è come non emessa. Devi correggere e rinviare. La prassi ammette il reinvio tempestivo con lo stesso numero e la stessa data, se correggi subito l’errore formale. Se invece i tempi si allungano o sono coinvolti elementi sostanziali, è prudente emettere un nuovo documento con nuova numerazione e data coerenti, e annotare internamente il richiamo alla fattura scartata. Conserva sempre la ricevuta di scarto, perché dimostra la tua diligenza. Le sanzioni per emissione tardiva o omessa seguono l’art. 6 del D.Lgs. 471/1997. Puoi ridurle con il ravvedimento operoso se regolarizzi spontaneamente prima dei controlli.
3) Sono in regime forfettario: cosa devo scrivere in fattura e quali codici usare?
Nel forfettario non addebiti IVA. In XML indica un codice “Natura”. La prassi più diffusa usa N2.2 (operazioni non soggette – altri casi) con la dicitura “Operazione senza applicazione dell’IVA ai sensi dell’art. 1, comma 58, Legge n. 190/2014”. Se l’importo supera 77,47 euro, seleziona il bollo virtuale da 2 euro. Il software lo somma al totale e segnala l’assolvimento. Ricorda che dal 2024 l’e-fattura è obbligatoria per tutti i forfettari. Per operazioni particolari (esportazioni, reverse charge, sanità) verifica la corretta “natura” o l’uso dei documenti TD specifici consultando le specifiche tecniche dell’Agenzia delle Entrate.
4) Devo emettere fattura a un consumatore senza PEC e senza codice destinatario: è un problema?
No, non è un problema. Inserisci “0000000” nel campo codice destinatario e il codice fiscale del cliente. Invia la fattura allo SdI. Il sistema la renderà disponibile nel cassetto fiscale del cliente. Tu devi fornirgli una copia di cortesia in formato leggibile (di solito un PDF) e conservare la ricevuta di consegna o di mancata consegna. Ricorda che la fattura valida è solo l’XML transitato allo SdI. La copia di cortesia non sostituisce la e-fattura. Se il cliente in seguito attiva un codice destinatario, aggiornane l’anagrafica per le future emissioni.
5) Quando applico il bollo in e-fattura e come si paga correttamente?
Applichi il bollo da 2 euro sulle fatture senza IVA che superano 77,47 euro. In e-fattura lo indichi selezionando l’assolvimento virtuale. L’Agenzia delle Entrate elabora trimestralmente l’elenco dei bolli dovuti e lo mette a disposizione nell’area riservata. Puoi pagare con addebito diretto sul conto (se attivato) oppure con modello F24 entro le scadenze definite dai provvedimenti dell’Agenzia. Se ti accorgi di un bollo non indicato in fattura, puoi regolarizzare secondo le istruzioni dell’Agenzia, riducendo sanzioni e interessi con il ravvedimento. Conserva sempre la quietanza di versamento assieme alla fattura.
