Fattura: cos’è e come si crea [GUIDA 2022]

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fattura

Cos’è la fattura e a cosa serve 

La fattura è uno degli elementi fondamentali nella gestione di un’attività di lavoro autonomo in partita IVA in quanto, attraverso la sua emissione, viene concretizzato il momento in cui il contratto di acquisto di un bene o di un servizio arriva alla sua conclusione con la richiesta di pagamento nei confronti del cliente. 

La fattura attesta la regolarità nei confronti del fisco delle operazioni commerciali effettuate poiché, l’emissione del documento di fatturazione, comporta automaticamente che l’importo incassato venga regolarmente sottoposto a tassazione e al pagamento dei contributi previdenziali. La corretta gestione e registrazione è utile anche alla compilazione della dichiarazione dei redditi.

Le fatture emesse sono utili per la gestione della propria attività poiché permettono di  analizzare i dati di vendita e le entrate, fare previsioni per i futuri guadagni e monitorare le tasse che dovranno essere pagate.

Le fatture ricevute sono utili all’analisi e al monitoraggio dei costi che, se inerenti con lo svolgimento dell’attività economica,  influiscono sul pagamento delle tasse portando in diminuzione la base imponibile, nel caso di adozione del regime ordinario. 

Per gestire al meglio le proprie fatture e trarne tutto il loro potenziale a livello gestionale è necessario utilizzare un software che ottimizzi l’inserimento, la consultazione e l’analisi dei dati. 

Fiscozen, con il suo portale, ti permette di creare e consultare le tue fatture con pochi click e avere sempre a disposizione la previsione delle tasse e dei contributi da pagare. Approfitta della consulenza gratuita, potrai parlare con un nostro esperto che risponderà a tutti i tuoi dubbi.

I 4 elementi essenziali da inserire in fattura 

La fattura si compone di diversi elementi che possono cambiare a seconda della tipologia di attività esercitata. Alcuni di questi però rimangono sempre fissi e risultano fondamentali nella struttura del documento. 

Dati anagrafici di entrambe le parti 

I dati necessari sono: 

  • Nome e Cognome (o denominazione)
  • Indirizzo
  • Partita IVA o codice fiscale (in caso di cliente persona fisica) 
  • Coordinate bancarie alle quali effettuare il pagamento

Data e numero di emissione 

Tra gli elementi fondamentali da inserire in fattura non possiamo dimenticare la data di emissione e il numero progressivo che identifica in modo univoco la fattura.

Questi elementi, oltre ad essere obbligatori per legge, permettono una più veloce consultazione e fanno da riferimento per l’identificazione immediata di una fattura emessa.

Descrizione e prezzo del prodotto o servizio 

L’elemento cardine della fattura è rappresentato dalla descrizione del prodotto o del servizio per il quale il cliente sta pagando e il relativo prezzo.

Un buon livello di dettaglio e chiarezza di questi elementi, permettono una maggiore trasparenza nei confronti del tuo cliente, che saprà esattamente per cosa sta pagando. 

Importo totale 

Ogni fattura deve riportare l’importo totale del documento, ovvero il prezzo che deve essere pagato per l’acquisto dei beni o la prestazione dei servizi maggiorata, ad esempio dell’IVA o dei contributi integrativi applicati da alcuni professionisti con cassa previdenziale privata.

Questo elemento è importante perché costituisce la somma che il cliente dovrà pagare.

Differenza tra data di emissione e data di pagamento 

E’ importante non confondere la data di emissione con la data di pagamento della fattura in quanto, si tratta di due elementi diversi, la cui individuazione influisce in particolar modo sul pagamento delle tasse. 

Data di emissione e data di pagamento spesso possono coincidere, ma non è sempre così e ai fini della determinazione delle tasse è importante considerare la data di pagamento della fattura, soprattutto nel caso in cui questo avvenga a cavallo tra un anno e l’altro. 

Ad esempio, una fattura emessa a dicembre ma pagata a gennaio dell’anno successivo, viene considerata ai fini del pagamento delle tasse dell’anno in cui è avvenuto il pagamento. 

La data di pagamento è influente anche relativamente al limite di incasso del regime forfettario di 65.000€ annui. Infatti, nel caso in cui venga emessa nell’anno in corso, una fattura che comporta il superamento di questo limite e il relativo pagamento venga effettuato nel corso dell’anno successivo,  sarà possibile continuare ad applicare il regime forfettario, in quanto l’importo della fattura in questione va a concorrere al reddito dell’anno dopo.  

Quando si inserisce il bollo 

La marca da bollo deve essere applicata sul documento di fatturazione quando si verificano in contemporanea le seguenti condizioni: 

  • non si applica l’IVA in fattura
  • L’importo della fattura è pari o superiore a 77,47€

La marca da bollo da applicare deve avere un valore di 2€ e deve riportare una data pari o precedente a quella di emissione della fattura

Per questo motivo è consigliabile comprare in anticipo più marche da bollo per poi applicarle alle singole fatture, in modo da poter avere bolli con una data sempre antecedente a quella della fattura ed evitare sanzioni. 

Nel caso della fattura elettronica, il bollo viene apposto virtualmente e viene poi pagato periodicamente il totale dei bolli applicati.  

Entrambi i soggetti indicati in fattura sono responsabili dell’applicazione del bollo e chi emette la fattura è tenuto ad indicare il numero di protocollo del bollo applicato sulla copia originale del documento. 

E’ consentito al lavoratore autonomo  di addebitare i 2€ del bollo al proprio cliente. 

Differenze tra fattura forfettaria e fattura ordinaria

Nei precedenti paragrafi abbiamo visto quali sono le componenti fondamentali e obbligatorie per la creazione di una fattura. Esistono però anche elementi che derivano dalla presenza di determinate condizioni, come ad esempio l’applicazione di un determinato regime fiscale.   

Il regime fiscale forfettario prevede una semplificazione nell’emissione delle fatture, riducendo al minimo il numero degli elementi da inserire nel documento. Nella fattura forfettaria infatti, troviamo i seguenti elementi: 

  • Dati anagrafici di entrambe le parti
  • Data e numero progressivo di emissione 
  • Descrizione e prezzo del prodotto o del servizio venduto  
  • Eventuale contributo integrativo o rivalsa in caso di servizio effettuato da un professionista 
  • Applicazione della marca da bollo sulla copia originale  in caso di superamento dell’importo di 77,47€ con relativa indicazione del numero di protocollo sula copia consegnata al cliente.
  • Totale da pagare 
  • Indicazione in fondo alla fattura del richiamo di legge che fa riferimento al regime applicato che in questo caso giustifica anche la  mancata applicazione dell’IVA

Il regime fiscale ordinario prevede alcuni elementi diversi rispetto a quelli appena citati. Vediamo di seguito quali sono gli elementi da inserire in una fattura emessa in regime ordinario: 

  • Dati anagrafici di entrambe le parti
  • Data e numero di emissione 
  • Descrizione e prezzo del prodotto o del servizio venduto  
  •  Eventuale contributo integrativo o rivalsa in caso di servizio effettuato da un professionista 
  • Importo dell’IVA (a meno che non si tratti di una prestazione sanitaria) 
  • Ritenuta d’acconto (da applicare solo in caso di fatturazione effettuata verso i sostituti d’imposta)  
  • Totale da pagare

In più, rispetto al regime forfettario abbiamo l’indicazione dell’IVA e della ritenuta d’acconto, che viene inserita solo quando la fattura è intestata a sostituti d’imposta, come aziende o professionisti che aderiscono al regime ordinario. Viene meno invece l’applicazione della marca da bollo in caso di superamento dei 77,47€, in quanto l’imposta di bollo viene applicata solo nei casi di mancata applicazione dell’IVA.

Come inserire lo sconto in fattura 

A volte, può accadere che in fattura debbano essere inseriti degli sconti sul prezzo effettivo derivanti dagli accordi presi con il cliente. In questi casi come va inserito l’importo dello sconto?

Lo sconto va inserito, con la sua descrizione e  il relativo importo negativo, nella sezione della fattura dove vengono inseriti la descrizione e l’importo dei prodotti o dei servizi venduti.

 In questo modo, lo sconto va ad abbassare il prezzo di vendita e di conseguenza anche gli elementi della fattura che vengono calcolati sulla base di questo elemento, come ad esempio l’IVA.

Fattura differita: cos’è e come funziona

La fattura differita ha le stesse caratteristiche di una fattura immediata, solo che si distingue da questa per la data di emissione che è successiva rispetto alla consegna dei prodotti o alla prestazione dei servizi. 

Questa tipologia di fattura, facilita l’attività dei lavoratori autonomi, permettendo di emettere un unico documento riepilogativo per tutte le operazioni effettuate con lo stesso cliente nel corso del mese solare.

Il termine massimo di differimento dell’emissione della fattura è il 15, del mese successivo a quello in cui è avvenuta la vendita o la prestazione.

Differenza tra fattura tradizionale e fattura elettronica

Oltre alla fattura tradizionale, dal 2019, è stata introdotta la fattura elettronica.

 La fattura elettronica è una fattura che viene predisposta digitalmente e trasmessa telematicamente al cliente tramite il sistema di interscambio (detto anche SDI)  dell’Agenzia delle Entrate. Il sistema di interscambio verifica che la fattura inviata dal fornitore contiene i dati necessari e in caso di esito positivo la consegna al destinatario.  

L’Agenzia delle Entrate mette a disposizione una sezione del proprio portale, chiamata “fatture e corrispettivi”, che permette l’inserimento dei dati e l’invio delle fatture elettroniche

Per predisporre la fattura elettronica sono necessari i seguenti dati: 

  • Dati anagrafici del fornitore e del cliente 
  • L’indirizzo PEC del cliente
  • Il numero progressivo e la data di emissione 
  • La natura, la quantità e la qualità dei beni o dei servizi venduti 
  • Gli importi dell’imponibile e la relativa aliquota IVA

La fattura elettronica viene recapitata dal Sistema di Interscambio all’indirizzo PEC comunicato dal cliente al fornitore e inserito al momento dell’emissione della fattura. 

Creare fattura online 

L’emissione delle fatture è un’operazione centrale nella gestione della propria attività in partita IVA. 

L’utilizzo di strumenti informatici permette di sfruttare i dati delle fatture, per analizzare gli elementi che incidono, positivamente e negativamente, sull’attività economica.  Inoltre, il monitoraggio della fatturazione, permette di prevedere le tasse e i contributi da pagare.

Sul web si sono diffusi servizi che prevedono l’utilizzo di sistemi informatici in grado di permettere, l’inserimento e la gestione delle fatture, sia tradizionali che elettroniche. 

Fiscozen offre un portale dedicato che permette: 

  • la creazione delle fatture in modo semplice
  • di monitorare i propri incassi 
  • di verificare quanto manca al limite previsto dal regime forfettario
  • di vedere in tempo reale la previsione delle tasse da pagare 

A differenza degli altri portali online di gestione delle fatture presenti sul web, Fiscozen garantisce il supporto di un consulente dedicato sempre disponibile per risolvere i tuoi dubbi e consigliarti al meglio per la tua attività.

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