Ultimo aggiornamento: agosto 2026.
In smart working e coworking, i costi sono deducibili e l’IVA è detraibile se inerenti e documentati; nel forfettario non si deduce analiticamente; per dipendenti, rimborsi forfettari sono imponibili salvo spese documentate.
- Titolari di partita IVA: regole da TUIR (DPR 917/1986, art. 54) e IVA (DPR 633/1972, art. 19 e 19-bis1). Notebook e strumenti deducibili/ammortizzabili, coworking deducibile per intero se inerente.
- Regime forfettario: niente detrazione IVA e niente deduzioni analitiche. Valgono i coefficienti di redditività e il principio di cassa.
- Dipendenti in lavoro agile: Legge 81/2017 e D.Lgs. 81/2008. Rimborsi a piè di lista non imponibili se nell’interesse del datore; indennità forfettarie tassate (Agenzia delle Entrate, risposte di prassi).
Panoramica normativa 2026: smart working e coworking
Il lavoro agile è disciplinato dalla Legge 81/2017. Definisce l’attività resa fuori sede con accordo individuale. Stabilisce diritti su tempi di riposo, organizzazione e sicurezza.
Per la sicurezza si applica il D.Lgs. 81/2008. Il datore deve valutare i rischi, informare e formare. Nel lavoro agile sceglie misure compatibili con luoghi non fissi.
La deducibilità dei costi per professionisti si fonda sull’articolo 54 del TUIR. Vale il principio di cassa, cioè contano incassi e pagamenti, con eccezioni come ammortamenti.
L’IVA si detrae con l’articolo 19 del DPR 633/1972. Serve inerenza, fattura corretta e registrazione. Alcune spese hanno limiti specifici (articolo 19-bis1).
Le regole si leggono su Normattiva e sui portali del Ministero del Lavoro e dell’Agenzia delle Entrate. A oggi, non risultano cambiamenti sostanziali rispetto all’impianto 2024.
Fonti normative essenziali
Legge 81/2017 (lavoro agile). D.Lgs. 81/2008 (sicurezza). DPR 917/1986 (TUIR, art. 54). DPR 633/1972 (IVA, art. 19 e 19-bis1). Prassi Agenzia delle Entrate su rimborsi smart working.
Partita IVA: deduzioni e IVA sui 5 strumenti fondamentali
I cinque strumenti pratici per lavorare da remoto sono spesso beni strumentali. Bene strumentale significa “bene usato per l’attività”. Se è inerente, il costo è deducibile. L’IVA è detraibile se sei in regime IVA ordinario.
Notebook compatto e potente
Il notebook è un tipico bene strumentale. Se lo usi solo per lavoro, il costo è deducibile. Se lo usi anche privatamente, puoi applicare una quota.
Per i lavoratori autonomi il TUIR prevede l’ammortamento. Se il prezzo è modesto (fino a 516,46 euro), puoi dedurre subito tutto. Oltre tale soglia si ammortizza in più anni.
IVA: detrai al 100% se l’uso è esclusivamente professionale. Se l’uso è promiscuo, applica una percentuale ragionevole e coerente. Documenta il criterio.
Tastiera bluetooth aggiuntiva
È un accessorio strettamente inerente. Se costa fino a 516,46 euro, deduci subito. Sopra, ammortamenti come per gli altri beni materiali.
IVA detraibile se inerente. Indica in fattura la tua partita IVA. Pagamento tracciabile consigliato per prova e riconciliazione contabile.
Supporto per notebook
Strumento ergonomico e necessario in coworking. Di norma rientra tra le piccole attrezzature. Spesso sotto 516,46 euro. Deducibile integralmente nell’anno di acquisto.
Per uso promiscuo domestico, puoi adottare il 50% come criterio semplice. Meglio se esiste una postazione dedicata al lavoro.
Cuffie wireless con cancellazione del rumore
Servono per call e concentrazione. Sono inerenti se le usi per riunioni e attività professionali. Costi tipicamente deducibili in cassa nell’anno.
IVA detraibile con fattura intestata alla partita IVA. Evita scontrini senza codice fiscale/partita IVA. Conserva anche eventuali contratti di servizi audio.
Hub USB multiuso
L’hub amplia le porte del notebook. È un accessorio tecnico. Rientra tra le piccole attrezzature. Normalmente deduzione immediata e IVA detraibile.
Se operi in settori con pro-rata IVA, applica il tuo pro-rata di detraibilità. Registra il documento nel registro acquisti.
Servizi collegati: coworking, connessioni e spazi in house
L’abbonamento a un coworking è una spesa per servizi. È inerente se ci lavori, ricevi clienti o usi la sala riunioni. Deducibile integralmente per chi è fuori dal forfettario.
L’IVA del coworking è detraibile se la fattura è corretta e l’uso è professionale. Oggetto, periodo, nome e partita IVA devono essere chiari.
Se lavori da casa, si applicano regole sull’uso promiscuo. L’articolo 54 del TUIR consente il 50% per canoni, condominio e utenze in uso promiscuo. Tieni documenti e bollette.
Internet e telefonia mobile hanno regole specifiche IVA. La telefonia mobile spesso comporta una detraibilità IVA limitata. Verifica l’articolo 19-bis1 del DPR 633/1972 e la tua inerenza.
Ricorda la conservazione: dieci anni per i documenti contabili ai sensi del codice civile. I termini di accertamento fiscali sono più brevi, ma la prova documentale resta decisiva.
Regimi fiscali: differenze pratiche
Regime ordinario o semplificato: puoi dedurre i costi inerenti e detrarre l’IVA. Applichi il principio di cassa per spese e ricavi, con eccezioni come ammortamenti.
Regime forfettario: non deduci i singoli costi e non detrai l’IVA. Il reddito si calcola con coefficienti di redditività. Restano deducibili i contributi previdenziali.
Se pensi di passare dall’uno all’altro, valuta l’impatto su beni strumentali. L’IVA residua non si recupera in forfettario. Pianifica gli acquisti.
Dipendenti in lavoro agile: rimborsi, fringe benefit e sicurezza
La Legge 81/2017 richiede un accordo individuale. L’accordo disciplina tempi, diritto alla disconnessione e strumenti. Il datore deve garantire salute e sicurezza secondo il D.Lgs. 81/2008.
Rimborsi spese: quelli a piè di lista, documentati e nell’interesse del datore, non sono imponibili. Esempio: day pass coworking per riunione aziendale, con fattura intestata al datore.
Indennità forfettarie per smart working sono imponibili. La prassi dell’Agenzia delle Entrate lo ha chiarito. L’assenza di giustificativi le rende assimilate a retribuzione.
Fringe benefit e welfare seguono le soglie vigenti anno per anno. Le soglie cambiano con le leggi di bilancio. Occorre verificare la disciplina pro tempore.
Privacy e dotazioni: il datore sceglie strumenti e policy. Deve proteggere i dati aziendali. Il dipendente rispetta misure e formazione ricevute.
Regola decisionale rapida
Usa questa sequenza per decidere se e come “scaricare” una spesa di smart working o coworking.
- Se sei in regime forfettario, non deduci né detrai. Fine dell’analisi, salvo contributi previdenziali.
- Se sei in regime IVA ordinario/semplificato, chiediti: la spesa è inerente all’attività? Se no, non deduci.
- Se sì: la spesa è un bene strumentale o un servizio? Se bene, valuta il prezzo.
- Prezzo fino a 516,46 euro: deduzione integrale nell’anno. Sopra: ammortizza secondo la prassi dei beni strumentali.
- Uso promiscuo? Applica una quota coerente. Per immobile/utenze domestiche, regola del 50% prevista dal TUIR.
- IVA: detrai al 100% se uso esclusivo e attività imponibile. In uso promiscuo, applica una percentuale ragionevole o il pro-rata.
- Dipendente: rimborso forfettario? Di norma imponibile. Rimborso documentato per spesa nell’interesse del datore? Può essere non imponibile.
- Conserva la prova: fattura completa di partita IVA, descrizione chiara, pagamento tracciabile e registrazione contabile.
Riferimenti normativi da consultare
Normattiva per Legge 81/2017 e D.Lgs. 81/2008. DPR 917/1986 (TUIR, art. 54). DPR 633/1972 (art. 19 e 19-bis1). Portale del Ministero del Lavoro per il lavoro agile. Documenti di prassi dell’Agenzia delle Entrate sui rimborsi smart working.
| Scenario | Soggetto/Regime | Imposte dirette (deducibilità) | IVA | Documenti e tempistiche |
|---|---|---|---|---|
| Acquisto notebook 1.200 euro | Partita IVA ordinario/semplificato | Ammortamento come bene strumentale; se uso promiscuo, quota ragionevole | Detraibile se inerente; quota in caso di uso promiscuo | Fattura intestata a P.IVA; registri; conservazione 10 anni |
| Acquisto tastiera bluetooth 80 euro | Partita IVA ordinario/semplificato | Deducibile interamente nell’anno (sotto 516,46 euro) | Detraibile integralmente se inerente | Fattura con descrizione; pagamento tracciabile consigliato |
| Supporto per notebook 40 euro | Partita IVA ordinario/semplificato | Deducibile nell’anno; in casa, possibile quota 50% | Detraibile in base all’inerenza | Fattura; includi nella prima nota spese/cespiti minori |
| Cuffie wireless 200 euro | Partita IVA ordinario/semplificato | Deducibile nell’anno; se uso promiscuo, quota | Detraibile se inerente | Fattura con P.IVA; registra entro liquidazione IVA |
| Hub USB multiporta 60 euro | Partita IVA ordinario/semplificato | Deducibile nell’anno | Detraibile se inerente; pro-rata se presente | Fattura; conservazione sostitutiva consigliata |
| Abbonamento coworking 250 euro/mese | Partita IVA ordinario/semplificato | Deducibile integralmente come spesa per servizi | IVA detraibile se fattura corretta | Contratto + fatture periodiche; registra mensilmente |
| Internet domestico uso promiscuo | Partita IVA ordinario/semplificato | Deducibile al 50% secondo TUIR per uso promiscuo | IVA: applica limiti specifici previsti e inerenza | Bollette intestate; criterio documentato; conserva 10 anni |
| Rimborso forfettario smart working | Dipendente | Generalmente imponibile in busta paga | Nessuna detrazione per il dipendente | Politica aziendale e accordo agile; verifica con HR |
| Rimborso a piè di lista day pass coworking | Dipendente | Non imponibile se spesa nell’interesse del datore e documentata | Detrazione IVA del datore, se fattura a lui intestata | Nota spese + fattura intestata al datore; policy interna |
FAQ
Posso dedurre e detrarre l’acquisto di un notebook usato anche per fini personali?
Sì, se il notebook è inerente alla tua attività. L’inerenza significa che lo usi per generare ricavi o per l’organizzazione del lavoro. Se l’uso è esclusivo professionale, la deduzione segue le regole dei beni strumentali. Per i professionisti si applica l’articolo 54 del TUIR: sotto 516,46 euro deduci integralmente nell’anno; sopra, ammortizzi su più anni. Per l’IVA, il DPR 633/1972 consente la detrazione se la spesa è inerente. In caso di uso promiscuo, puoi applicare una percentuale ragionevole (ad esempio 70% lavoro, 30% personale) basata su criteri oggettivi come tempo d’uso o profili utente. Documenta il criterio in una nota interna e conservala. Se svolgi anche operazioni esenti, applica l’eventuale pro-rata. Nel regime forfettario non puoi detrarre l’IVA né dedurre analiticamente il costo, perché il reddito si calcola a forfait.
Nel regime forfettario posso “scaricare” coworking, tastiere e hub USB?
No, nel forfettario non esistono deduzioni analitiche dei costi, salvo i contributi previdenziali. I costi come coworking, tastiere e hub USB non riducono direttamente il reddito imponibile. Non puoi nemmeno detrarre l’IVA sugli acquisti. Il reddito forfettario si calcola applicando ai ricavi il coefficiente di redditività previsto per il tuo codice ATECO. Il regime forfettario usa il principio di cassa, quindi contano gli incassi e i pagamenti per stabilire l’anno fiscale, ma non si entra nel dettaglio delle singole spese. Se valuti l’uscita dal forfettario, pianifica tempi e acquisti: l’IVA pagata mentre sei in forfettario non diventa detraibile dopo il passaggio. Verifica ogni anno su Normattiva le eventuali modifiche della soglia di accesso e delle condizioni.
Il datore può rimborsare utenze domestiche e arredi per lo smart working senza tassazione per il dipendente?
Sì, ma con limiti stringenti. Il principio guida è l’interesse esclusivo del datore e la documentazione a supporto. I rimborsi a piè di lista di spese sostenute per lavorare (es. day pass coworking per una riunione aziendale) possono essere esclusi dal reddito se intestati e riferibili all’azienda. Le indennità forfettarie riconosciute al dipendente per lo smart working, prive di giustificativi puntuali, sono invece imponibili secondo la prassi dell’Agenzia delle Entrate. Per utenze domestiche e arredi, serve un criterio oggettivo di calcolo (metri quadrati della stanza dedicata, ore lavorate, consumo stimato) e una policy aziendale che vincoli l’uso allo svolgimento della prestazione. L’accordo di lavoro agile deve essere coerente. Ricorda che la disciplina dei fringe benefit cambia spesso con le leggi di bilancio: verificala anno per anno sul sito del Ministero del Lavoro e dell’Agenzia delle Entrate.
Come tratto fiscalmente l’abbonamento al coworking e le relative sale riunioni?
Per la partita IVA in regime ordinario o semplificato, l’abbonamento al coworking è una spesa per servizi inerente all’attività. È deducibile in base al principio di cassa, quindi quando paghi. L’IVA è detraibile se hai una fattura corretta, completa di tua partita IVA, descrizione del servizio e periodo di utilizzo. Se usi sale riunioni o altri servizi accessori, fai intestare le singole prestazioni per distinguere i costi. Se svolgi anche operazioni esenti, applica il pro-rata di detraibilità. Conserva contratto, badge di accesso e report di utilizzo come prova di inerenza. In forfettario non deduci i costi né detrai l’IVA. Per i dipendenti, se l’azienda rimborsa un day pass per finalità aziendali e la fattura viene intestata al datore, il rimborso può non essere imponibile per il lavoratore; la società potrà detrarre l’IVA se sussistono i requisiti.
Lavoro da casa: posso dedurre affitto, condominio, luce e internet? E in che misura?
Sì, se usi l’immobile in modo promiscuo, l’articolo 54 del TUIR consente la deduzione del 50% di alcune spese come canone di locazione, spese condominiali e utenze. Serve che l’immobile sia adibito almeno in parte a studio e che le spese siano intestate a te come professionista. Per l’IVA, si applicano le regole di detraibilità e i limiti specifici previsti dall’articolo 19-bis1 del DPR 633/1972, con particolare attenzione ai servizi di telefonia. È buona prassi definire una stanza dedicata, mantenere foto o planimetrie, e indicare il domicilio professionale dove previsto. Internet può seguire la regola del 50% se promiscuo; se possiedi due linee, una solo lavorativa, la linea business è integralmente inerente. Conserva contratti e bollette per dieci anni secondo il codice civile e rispetta i termini fiscali di accertamento. In forfettario, queste spese non sono deducibili analiticamente.
