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Nota di credito: cos’è, quando serve e come funziona

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Nota di credito: cos’è e a cosa serve 

La nota di credito è un documento che serve a rettificare o ad annullare una fattura già emessa. 

L’emissione della nota di credito non è obbligatoria, ma la sua emissione è una tutela a favore di chi ha emesso una fattura con valore più alto di quello effettivo che, se non rettificato, comporterebbe  un importo maggiore di tasse da pagare. 

Quando emettere una nota di credito

L’esigenza di emettere una nota di credito si può presentare nello specifico nei seguenti casi: 

  • in fattura è presente un errore di tipo:
    • formale, come ad esempio l’errata denominazione o la partita IVA del Cliente
    • sostanziale, come un’errata indicazione del prezzo del bene o del servizio 
  • la mancata applicazione di uno sconto previsto da contratto
  • Il reso per la restituzione di prodotti difettosi 

Nel caso di errore, relativo agli importi indicati in fattura, viene emessa una nota di credito solo se la variazione da effettuare è in diminuzione. In caso contrario, in presenza di una variazione in aumento, il documento da emettere viene denominato come nota di debito.

Elementi principali

Per essere valida,  deve riportare determinati elementi obbligatori. In questo paragrafo vedremo quali sono questi elementi e come si compilano in caso di rettifica totale o parziale.

Data di emissione e numero progressivo 

L’intestazione deve riportare:

  • La data di emissione: data in cui è stata emessa, che deve essere pari o successiva a quella della fattura che va a rettificare o ad annullare
  • Il numero progressivo: identifica in modo univoco il documento e deve seguire la numerazione delle fatture o quella creata appositamente per le note di credito (Ad esempio 1/NC)

Dati dell’emittente e del destinatario

Facendo riferimento ad un documento di fatturazione, la nota di credito deve riportare gli stessi dati di emittente e destinatario salvo correzioni di errori ad essi relativi.

In particolare i dati da indicare sono: 

  • Cognome e nome o denominazione 
  • Indirizzo
  • Partita IVA o codice fiscale (in caso di cliente persona fisica) 
  • Coordinate bancarie alle quali effettuare il pagamento

Descrizione del servizio erogato e relativo compenso 

In questa sezione vengono indicati descrizione e relativo prezzo del bene o del servizio.

Nel caso in cui sia stata emessa per rettificare l’importo indicato nella fattura di riferimento, è necessario che in questa sezione, in corrispondenza della descrizione del bene o del servizio, venga indicato con segno negativo:

  • l’intero importo: in caso di annullamento dell’ordine 
  • parte dell’importo da portare in diminuzione: in caso di rettifica parziale 

Contributo integrativo e rivalsa 

La nota di credito va a rettificare o ad annullare anche le componenti legate ai contributi previdenziali come: 

  • Contributo integrativo: se viene emessa da un professionista che aderisce ad una cassa privata, dovrà prevedere anche la rettifica del contributo integrativo del 2% o del 4% a seconda della cassa di riferimento
  • Rivalsa: se  viene emessa da un professionista iscritto alla gestione separata INPS, dovrà prevedere, nel caso sia stata indicata in fattura originariamente, anche la rettifica della rivalsa del 4%  

IVA

A seguito della modifica dell’importo anche l’IVA deve essere modificata in negativo applicando la relativa percentuale sull’ammontare dell’imponibile presente sulla nota di credito.

Ritenuta d’acconto

A seguito della rettifica varia anche la ritenuta d’acconto. Poiché questo elemento è negativo in fattura, nella nota di credito dovrà essere inserita con segno positivo. L’importo da inserire è calcolato sull’importo relativo al compenso, indicato nella nota di credito. 

Riferimento alla fattura che va a rettificare

Poiché va a modificare uno o più elementi di una fattura già emessa, la nota di credito deve prevedere anche l’indicazione del numero di fattura modificata.

In questo modo è possibile risalire facilmente al documento originario che è stato rettificato.

Emissione della nota di credito oltre l’anno

La nota di credito, può essere emessa entro un anno dal momento dell’effettuazione dell’operazione.

Sono previsti dei casi in cui l’emissione  è possibile senza limiti di tempo: 

  • mancato pagamento, totale o parziale, della fattura anche a seguito di procedure giudiziarie 
  • mancata applicazione in fattura di sconti previsti dal contratto 
  • Annullamento, nullità o risoluzione del contratto non derivante dall’accordo tra chi ha emesso la fattura e il suo cliente

Annullamento fattura: come fare e quando è possibile

In alternativa alla nota di credito è possibile annullare la fattura ed effettuare l’emissione di un nuovo documento con lo stesso numero progressivo e la stessa data di emissione dell’originale. 

L’operazione di annullamento, può essere effettuata entro il limite temporale di 5 giorni dall’emissione della fattura.  

In caso di fattura elettronica, non è possibile annullare il documento inviato al sistema di interscambio (SDI), ma si deve obbligatoriamente procedere con l’emissione di una nota di credito elettronica.  

Emettere nota di credito elettronica 

Anche nel caso di emissione della fattura elettronica è possibile riscontrare errori di compilazione o contestazioni da parte del cliente.

In questi casi è necessario emettere una nota di credito elettronica da inviare allo SDI. La nota di credito elettronica viene identificata dal sistema di interscambio dell’Agenzia delle Entrate grazie al codice TD04 che deve essere inserito nel tracciato XML di comunicazione dei dati. 

Nel corpo della nota di credito elettronica andranno indicati:

  • nella causale i motivi della sua emissione: fattura stornata, bolla di reso, eventuale documento di reclamo o non conformità e così via;
  • l’importo da stornare (non è necessario indicarlo con il segno negativo)

Una notifica dell’emissione verrà inviata anche all’indirizzo PEC del cliente. In ogni caso il destinatario potrà prenderne visione anche accedendo all’apposita sezione nell’area riservata dell’Agenzia delle Entrate.

Esempio di nota di credito

Per fare un esempio  è necessario considerare i dati della fattura da rettificare: 

Fattura

Importo per servizio reso        1.000€

Contributo integrativo (4%)           40€

IVA 22%                                         229€

Ritenuta d’acconto (20%)        – 200€

Totale fattura                            1.069€

 

Nota di credito totale

Importo per servizio reso       –    1.000€

Contributo integrativo (4%)      –        40€

IVA 22%                                     –       229€

Ritenuta d’acconto (20%)        +     200€

Totale                                         –   1069€

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