Ultimo aggiornamento: giugno 2026.
Le “spese non documentate” si rimborsano come maggiorazione del compenso: sono imponibili a IVA (se dovuta), ritenuta d’acconto (se applicabile) e contributo integrativo delle casse professionali. Nessuna regola fissa del 75% in fattura.
- Distinzione chiave: anticipazioni ex art. 15 DPR 633/1972 (fuori IVA) vs rimborsi spese documentate/non documentate (dentro base imponibile).
- Per professionisti: le spese forfettarie o non documentate formano compenso, soggetto a IVA, ritenuta art. 25 DPR 600/1973 e contributo integrativo della cassa.
- Il “75%” riguarda la deducibilità fiscale di vitto e alloggio ex art. 54 TUIR, non la percentuale da addebitare al cliente in fattura.
Che cosa sono davvero le “spese non documentate”
Nel linguaggio operativo del professionista, chiami “non documentate” le spese che non puoi provare con un documento fiscalmente valido intestato a chi deve esserlo. Per esempio: pedaggi senza fattura, piccole spese minute senza ricevuta, acquisti pagati in contanti senza scontrino parlante, o voci stimate in modo forfettario.
Queste spese non sono “anticipazioni” in senso giuridico. Le anticipazioni sono somme pagate in nome e per conto del cliente, con documento intestato al cliente, e rimborsate pari pari. Sono fuori dalla base imponibile IVA e non subiscono ritenuta. La base è l’art. 15 del DPR 633/1972.
Tutto il resto, anche se lo chiami “rimborso spese”, rientra nel compenso. Quindi è imponibile a IVA (se la applichi), sconta la ritenuta d’acconto se la tua prestazione la prevede, e rientra nella base contributiva per la rivalsa integrativa delle casse professionali.
Fonti normative di riferimento e perché contano
Le regole nascono da norme stabili e da prassi ufficiali. La disciplina IVA distingue rigorosamente le anticipazioni dai riaddebiti ordinari (art. 15 e artt. 13 e 6 del DPR 633/1972). La ritenuta d’acconto sulle prestazioni di lavoro autonomo deriva dall’art. 25 del DPR 600/1973.
Per il reddito dei professionisti, la norma cardine è l’art. 54 del TUIR (DPR 917/1986), che regola la deducibilità dei costi. Lo stesso articolo, modificato nel tempo (tra cui DL 50/2017), disciplina il trattamento delle spese di vitto e alloggio.
Per il regime forfettario si guarda alla Legge 190/2014, art. 1 commi 54-89, e successive modifiche. L’IVA detraibile su alberghi e ristoranti ha riferimento nell’art. 19-bis1 del DPR 633/1972. Chiarimenti utili sono nelle circolari dell’Agenzia delle Entrate (ad esempio circolari su rimborsi spese, vitto e alloggio, e forfettario). Basi normative reperibili su Normattiva e comunicazioni del Ministero dell’Economia e delle Finanze.
Come si calcolano e si fatturano le spese non documentate
1) Non esiste una percentuale legale “75%” da addebitare
La quota che chiedi al cliente è una pattuizione. Puoi concordare un importo fisso, una percentuale, o un forfait. Fiscalmente, l’importo che addebiti come “rimborso non documentato” diventa parte del compenso.
Quindi la base imponibile IVA e la base per la ritenuta includono sia compenso sia rimborso forfettario. Stesso discorso per il contributo integrativo delle casse professionali. Questo perché non stai restituendo al centesimo una spesa del cliente, ma stai maggiorando il tuo corrispettivo.
2) Sequenza pratica in fattura (regime ordinario IVA)
– Somma compenso e rimborso non documentato/forfettario.
– Calcola la rivalsa del contributo integrativo se prevista dalla tua cassa (aliquota variabile per cassa, spesso 2% o 4%).
– Applica l’IVA sull’imponibile complessivo, inclusi i rimborsi non documentati e la rivalsa integrativa se è parte della base IVA secondo il regolamento della cassa e l’interpretazione applicata.
– Calcola la ritenuta d’acconto (se dovuta) sulla base imponibile fiscale prevista, di norma sul compenso lordo che include anche i rimborsi non documentati. La ritenuta è in genere del 20% ex art. 25 DPR 600/1973, quando il committente agisce come sostituto d’imposta.
3) Regime forfettario
Nel forfettario non applichi l’IVA in rivalsa, di norma non subisci né applichi ritenuta d’acconto, e determini il reddito con il coefficiente di redditività. I rimborsi non documentati incassati aumentano i ricavi.
Se sei iscritto a una cassa professionale, applichi comunque la rivalsa integrativa se lo statuto la prevede anche nel forfettario. Verifica la percentuale e le modalità nel regolamento della tua cassa.
Vitto e alloggio, pedaggi, carburante: dove nasce il “75%” e come non sbagliarlo
Vitto e alloggio
Per i professionisti in contabilità ordinaria o semplificata, l’art. 54 del TUIR prevede che le spese di vitto e alloggio siano deducibili al 75%, entro limiti specifici e salvo i casi di riaddebito analitico al cliente.
Se sostieni vitto e alloggio in tuo nome e poi li addebiti al cliente in modo analitico (indicandoli separatamente in fattura e con documenti coerenti), la deducibilità può diventare integrale, perché il costo è strettamente riferito alla prestazione resa al cliente. Questa impostazione è stata chiarita dalla prassi successiva alle modifiche introdotte dal DL 50/2017.
Attenzione: anche quando la deducibilità del costo è integrale, il riaddebito resta imponibile a IVA e soggetto a ritenuta se dovuta, perché non è un’anticipazione ex art. 15.
Pedaggi e carburante
I pedaggi hanno fattura se usi servizi come Telepass o richiedi fattura ai gestori: così diventano “spese documentate”. Se non hai fattura, il rimborso al cliente resta non documentato e quindi imponibile come compenso.
Per il carburante, dal 2019 serve la fattura elettronica e il pagamento tracciabile per la detraibilità IVA e la deducibilità del costo. Senza questi requisiti, la spesa resta non documentata ai fini fiscali: l’eventuale rimborso al cliente è parte del compenso.
Anticipazioni ex art. 15 DPR 633/1972: quando NON paghi IVA e ritenuta
Un’anticipazione è un importo pagato in nome e per conto del cliente, con documento intestato direttamente al cliente e riversato pari a pari. Esempi tipici: imposte di bollo, diritti, contributi amministrativi, visure, imposte di registro pagate per il cliente.
Requisiti operativi: documentazione intestata al cliente; separata evidenza in fattura; addebito identico a quanto pagato. In questo caso, l’importo è fuori base imponibile IVA e non rientra nella base per la ritenuta d’acconto o per la rivalsa contributiva.
Se manca uno di questi requisiti, l’addebito non è più anticipazione ma diventa parte del compenso.
Il caso speciale degli autotrasportatori: “deduzione forfettaria delle spese non documentate”
Nel settore autotrasporto conto terzi esiste una deduzione forfettaria specifica delle spese non documentate, definita annualmente con provvedimenti del Ministero dell’Economia e delle Finanze e comunicazioni dell’Agenzia delle Entrate. Gli importi variano per viaggi oltre il comune o all’interno del comune.
Questa deduzione è una agevolazione sul reddito d’impresa. Non è una percentuale da addebitare in fattura al cliente. Non incide sul calcolo di IVA o ritenuta in fattura, ma riduce il reddito imponibile secondo i limiti e le regole aggiornate anno per anno.
Regola decisionale rapida
Se… allora…
Se la spesa è sostenuta in nome e per conto del cliente, con documento intestato al cliente e addebitata pari a pari, allora trattala come anticipazione ex art. 15: fuori IVA, fuori ritenuta, fuori contributo integrativo.
Se la spesa è sostenuta da te, anche con documento a te intestato, e la riaddebiti al cliente, allora è parte del compenso: imponibile a IVA, soggetta a ritenuta (se dovuta) e alla rivalsa integrativa della cassa.
Se la spesa è “non documentata” o forfettaria, allora a maggior ragione è parte del compenso, con tutti gli effetti fiscali connessi.
Se la spesa è vitto e alloggio e la riaddebiti analiticamente, allora la tua deducibilità può essere piena; il riaddebito resta imponibile a IVA e ritenuta (se dovuta).
Se operi in forfettario, allora niente IVA in rivalsa e niente ritenuta (salvo eccezioni), ma i rimborsi non documentati aumentano i ricavi; verifica comunque l’eventuale rivalsa integrativa della tua cassa.
Best practice operative e errori comuni
Documentazione e pagamenti
Chiedi sempre fattura intestata correttamente. Usa pagamenti tracciabili per carburante e spese sensibili. Conserva i giustificativi e abbina ogni spesa a una prestazione.
Se prevedi un rimborso forfettario, scrivilo nel preventivo o nel contratto. Specifica base di calcolo, tetto massimo, e inclusione di pedaggi, pasti, trasferte.
Fatturazione chiara
In fattura separa le voci: compenso, rimborso spese forfettario, anticipazioni ex art. 15. Indica l’aliquota IVA, la ritenuta (se dovuta), la rivalsa della cassa. Evita descrizioni generiche che creano contestazioni o rilievi fiscali.
Contabilità e dichiarazioni
Classifica correttamente i costi in contabilità. Applica le percentuali di deducibilità previste dal TUIR. Verifica ogni anno aggiornamenti su deduzioni specifiche (autotrasporto, limiti fringe, vitto e alloggio).
| Scenario | Requisiti documentali | Effetto fiscale (IVA, ritenuta, contributi) | Tempistiche/Note operative |
|---|---|---|---|
| Anticipazione ex art. 15 DPR 633/1972 | Documento intestato al cliente; addebito pari a pari; evidenza separata in fattura | Fuori base imponibile IVA; esclusa da ritenuta; esclusa da rivalsa integrativa | Richiedi subito la fattura al fornitore intestata al cliente; conserva e allega riferimento in fattura |
| Rimborso spese documentate (intestate al professionista) | Fattura/scontrino parlante intestato al professionista; descrizione chiara in fattura al cliente | Concorre a IVA; soggetta a ritenuta (se dovuta); inclusa nella base per contributo integrativo | Inserisci voce separata ma imponibile; applica percentuali di deducibilità ex art. 54 TUIR |
| Rimborso spese non documentate/forfettarie | Nessun giustificativo o stima forfettaria; accordo contrattuale consigliato | Concorre a IVA; soggetta a ritenuta (se dovuta); inclusa nella base per contributo integrativo | Stabilisci criteri chiari nel preventivo; evita percentuali arbitrarie non condivise |
| Vitto e alloggio riaddebitati analiticamente | Documenti intestati al professionista; indicazione separata in fattura al cliente | Riaddebito imponibile a IVA e ritenuta (se dovuta); costo deducibile fino a integrale se imputato al cliente | Conserva ricevute; applica IVA conforme a art. 19-bis1 e prassi; verifica limiti TUIR |
| Autotrasporto: deduzione forfettaria spese non documentate | Requisiti soggettivi e oggettivi previsti annualmente | Agevolazione IRPEF/IRES sul reddito; non disciplina la fattura al cliente | Controlla ogni anno importi e condizioni da MEF/Agenzia Entrate |
FAQ
1) Devo applicare sempre il 75% alle spese non documentate che addebito al cliente?
No. Non esiste una norma che imponga il 75% come percentuale da addebitare in fattura per i rimborsi non documentati. Il 75% riguarda, in via generale, la deducibilità di vitto e alloggio nel reddito professionale prevista dall’art. 54 del TUIR, salvo i casi in cui queste spese siano riaddebitate analiticamente al cliente. In fattura puoi pattuire liberamente un rimborso forfettario. Ma fiscalmente quel rimborso entra nella base imponibile IVA (se dovuta), nella base per la ritenuta d’acconto (art. 25 DPR 600/1973, quando applicabile) e nella base per la rivalsa integrativa delle casse professionali. È buona pratica definire nel contratto o nel preventivo come si calcolano i rimborsi, per evitare discussioni e per dare trasparenza al cliente.
2) Quando un rimborso spese è fuori campo IVA e fuori ritenuta?
Solo quando ricorrono i presupposti dell’anticipazione ex art. 15 del DPR 633/1972: la spesa è sostenuta in nome e per conto del cliente; il documento (fattura, ricevuta, quietanza) è intestato direttamente al cliente; tu la riaddebiti esattamente allo stesso importo e la evidenzi separatamente in fattura. In questo caso l’importo non forma base imponibile IVA, non sconta ritenuta e non entra nella base del contributo integrativo. Se uno di questi requisiti manca (per esempio la fattura è intestata a te), il riaddebito non è anticipazione ma parte del compenso, con tutti gli effetti fiscali connessi.
3) Come tratto in fattura pedaggi, trasporti, carburante e parcheggi?
Se hai una fattura intestata correttamente (es. Telepass per pedaggi), puoi indicare il rimborso come spesa documentata. Ma fiscalmente resta parte del compenso: imponibile a IVA, soggetto a ritenuta (se dovuta) e a contributo integrativo. Se non hai documenti validi, si tratta di rimborso non documentato/forfettario e il trattamento fiscale è identico, con l’aggravante che, nel tuo reddito, la deducibilità del costo può essere limitata o negata. Per il carburante valgono regole stringenti: fattura elettronica e pagamento tracciabile per detrarre l’IVA e dedurre il costo. Senza questi requisiti, il costo non è fiscalmente riconosciuto e il rimborso addebitato resta imponibile come compenso.
4) Sono in regime forfettario: che cosa cambia per i rimborsi non documentati?
Nel forfettario non applichi l’IVA in rivalsa e, di norma, non si applica né subisci ritenuta d’acconto. Però i rimborsi non documentati che incassi aumentano i tuoi ricavi e quindi incidono sul calcolo del reddito forfettario tramite il coefficiente di redditività previsto dalla Legge 190/2014. Se appartieni a una cassa professionale, verifica se devi applicare la rivalsa integrativa anche nel forfettario: molte casse la prevedono. Le spese non documentate, per definizione, non incidono come costi analitici nel forfettario, perché qui il reddito non deriva dalla differenza ricavi-costi ma da un forfait normativo.
5) Come imposto correttamente un contratto per gestire i rimborsi spese?
Prevedi una clausola chiara. Distingui tre voci: a) compenso professionale; b) anticipazioni ex art. 15 (solo con documento intestato al cliente e addebito pari a pari); c) rimborsi spese documentate/non documentate, trattati come maggiorazione del compenso. Specifica se i rimborsi sono analitici (con rendicontazione) o forfettari (percentuale o importo fisso), i limiti massimi e le tipologie incluse (trasferte, pasti, pernottamenti, pedaggi). Indica esplicitamente che i rimborsi non rientranti nell’art. 15 sono soggetti a IVA, a ritenuta quando dovuta e alla rivalsa contributiva prevista dall’ordinamento della cassa. In questo modo il cliente sa cosa pagherà e tu rispetti le regole fiscali vigenti, come chiarite nel TUIR, nel DPR 633/1972 e nelle prassi dell’Agenzia delle Entrate.
