Ultimo aggiornamento: agosto 2026.
Il Sistema di Interscambio (SdI) riceve la fattura XML, controlla formato e dati fiscali, poi la recapita all’indirizzo digitale corretto (codice destinatario/CUU/PEC). Se i controlli falliscono, scarta; se non recapita, la mette a disposizione.
- Formato XML FatturaPA obbligatorio: il contenuto deve rispettare le specifiche dell’Agenzia delle Entrate e le regole IVA del D.P.R. 633/1972.
- Recapito tramite codice destinatario a 7 caratteri, CUU per PA, oppure PEC; fallback con “messa a disposizione” nell’area riservata.
- Tempi fiscali rigidi: emissione entro 12 giorni, fattura differita entro il 15 del mese successivo, conservazione a norma per 10 anni.
Cos’è il Sistema di Interscambio (SdI) e a cosa serve
Il Sistema di Interscambio è la piattaforma pubblica che gestisce l’invio e la ricezione delle fatture elettroniche. Lo gestisce l’Agenzia delle Entrate.
Il SdI fa da “postino digitale” e da “validadore”. Controlla che il file XML rispetti le regole tecniche FatturaPA e le informazioni fiscali minime. Poi recapita al destinatario.
La base giuridica è nel D.Lgs. 127/2015 e nella Legge 205/2017 per l’obbligo B2B e B2C nazionali. Per la PA la base è nel DM 55/2013. Puoi leggere i testi su Normattiva e sui siti istituzionali dell’Agenzia delle Entrate e del Ministero dell’Economia e delle Finanze.
Come funziona: fasi operative
1. Preparazione del file XML FatturaPA
La fattura deve essere in formato XML FatturaPA. Questo formato è uno schema tecnico. Contiene dati obbligatori come partita IVA, imponibile, aliquote, natura IVA, bollo, modalità di pagamento.
“Natura IVA” spiega perché non applichi l’IVA. Per esempio N2.1 per non soggette, N3.2 per non imponibili esportazioni, N4 per esenti. Spiega sempre subito questi codici al tuo cliente nella “descrizione”.
Usa i tipi documento giusti: TD01 fattura, TD02 acconto/anticipo, TD04 nota di credito, TD20 autoconsumo, TD24-27 per reverse charge particolari, TD16 integrazione reverse charge interno, TD17-19 per operazioni con l’estero. Le specifiche tecniche aggiornate sono pubblicate dall’Agenzia delle Entrate.
2. Invio a SdI: canali e codici
Puoi inviare tramite:
– Servizi web/API (SDICoop o SDIFTP) configurati con accreditamento.
– Portale Fatture e Corrispettivi.
– PEC. In questo caso alleghi l’XML firmato o meno, secondo le regole tecniche.
Per il recapito serve un “indirizzo digitale” del cliente. In ambito privati si chiama codice destinatario, a 7 caratteri alfanumerici. Per i consumatori usi “0000000”. Per clienti esteri usi “XXXXXXX”. Per la Pubblica Amministrazione usi il CUU (Codice Univoco Ufficio) presente su IndicePA.
3. Controlli e notifiche: scarto, consegna, mancata consegna
Il SdI esegue controlli formali e logici. Se il file non rispetta lo schema o contiene errori gravi, lo scarta. In caso di scarto, la fattura è come non emessa.
Se i controlli sono ok, il SdI tenta il recapito. Se consegna con successo, rilascia la ricevuta di consegna. Se non riesce a consegnare (canale inattivo o codice non raggiungibile), emette “impossibilità di recapito” e mette la fattura a disposizione nell’area riservata del destinatario.
Per i fornitori della PA sono previsti messaggi di esito dal destinatario e campi dedicati (CIG/CUP, split payment se dovuto).
4. Conservazione e archiviazione a norma
Devi conservare le fatture per 10 anni. Lo impone il Codice Civile (art. 2220) e l’art. 39 del D.P.R. 633/1972. La conservazione a norma assicura integrità, leggibilità e reperibilità nel tempo.
Puoi usare il servizio gratuito dell’Agenzia delle Entrate o un conservatore accreditato. La firma digitale non è obbligatoria per il B2B, ma alcuni la usano per garantire integrità end-to-end.
Codici destinatario, PEC e CUU: come scegliere
Se il cliente è un’azienda o un professionista in Italia, usa il suo codice destinatario a 7 caratteri. Chiedilo prima della fatturazione. In alternativa usa la PEC, ma è meno comoda per grandi volumi.
Se il cliente è un consumatore finale in Italia, inserisci “0000000” come codice. Il cliente vedrà la fattura nella sua area riservata del portale dell’Agenzia. Fornisci anche una copia di cortesia.
Se il cliente è estero, usa “XXXXXXX” e invia l’XML per comunicazione transfrontaliera con i tipi documento corretti (TD17-19 e correlati). Verifica le regole IVA del D.P.R. 633/1972 e le note dell’Agenzia sulle operazioni estere.
Se fatturi alla PA, usa il CUU dell’ufficio corretto tratto da IndicePA. Compila i campi CIG/CUP quando richiesti e imposta “scissione pagamenti” se si applica lo split payment (art. 17-ter D.P.R. 633/1972).
Regola decisionale rapida
– Cliente con partita IVA italiana: usa codice destinatario a 7 caratteri. Se non lo hai, usa PEC; se manca anche la PEC, inserisci “0000000” e avvisa il cliente della messa a disposizione.
– Cliente consumatore italiano: inserisci “0000000”. Consegnagli una copia di cortesia in PDF o cartacea.
– Cliente estero: usa “XXXXXXX” e i tipi documento TD17-19 per la comunicazione via SdI. Gestisci l’IVA secondo la natura dell’operazione (es. non imponibile, fuori campo, reverse charge).
– Pubblica Amministrazione: inserisci il CUU corretto. Compila CIG/CUP e imposta l’esigibilità IVA coerente (immediata, differita, split payment).
– Se il SdI scarta: correggi e rinvia. Se puoi, rinvia entro 5 giorni dalla notifica di scarto per ridurre il rischio sanzioni, secondo le indicazioni dell’Agenzia delle Entrate.
Tempi, sanzioni e casi particolari 2026
Data di emissione e trasmissione: per la fattura immediata hai 12 giorni dall’effettuazione dell’operazione (art. 21 D.P.R. 633/1972). Per la fattura differita emetti entro il 15 del mese successivo, riepilogando i documenti di trasporto.
Se il SdI scarta, la fattura è come non emessa. Devi rinviare un nuovo file con nuovo identificativo. Mantieni coerenza tra data operazione e data documento. Agisci tempestivamente per evitare sanzioni.
Sanzioni: l’omessa o tardiva fatturazione è sanzionata dall’art. 6 del D.Lgs. 471/1997, con importi variabili in base all’IVA. Per comunicazioni transfrontaliere errate la sanzione è di 2 euro per documento, con un massimo mensile e riduzioni per correzioni rapide (art. 11 D.Lgs. 471/1997).
Imposta di bollo: se indichi bollo su fatture elettroniche, l’Agenzia calcola l’importo dovuto e lo rende visibile nel portale. Paghi con F24 entro i termini trimestrali previsti dai decreti attuativi.
Forfettari e minimi: l’obbligo di e-fattura è ormai generalizzato, salvo rare eccezioni specifiche. Le regole SdI sono identiche per tutti i titolari di partita IVA in Italia.
Privacy e sicurezza: il trattamento dei dati segue il Regolamento UE 2016/679 (GDPR) e le misure del Garante per la protezione dei dati personali. Il SdI scambia solo i dati necessari ai fini fiscali.
Riferimenti normativi e istituzionali
D.Lgs. 127/2015 su fatturazione elettronica e trasmissione telematica. D.P.R. 633/1972 sull’IVA (artt. 21, 39, 17-ter). Legge 205/2017 per l’obbligo B2B/B2C. DM 3 aprile 2013 n. 55 per la PA. Documentazione tecnica FatturaPA e provvedimenti dell’Agenzia delle Entrate. Consultazione testi su Normattiva, Agenzia delle Entrate, Ministero dell’Economia e delle Finanze, IndicePA.
| Scenario | Codice da indicare | Documento/adempimento | Termine invio a SdI | Esito previsto ed effetti fiscali |
|---|---|---|---|---|
| B2B nazionale (cliente con partita IVA italiana) | Codice destinatario a 7 caratteri o PEC; in assenza “0000000” | TD01 (fattura), TD04 (nota di credito), TD02 (acconto) | Entro 12 giorni per l’immediata; entro il 15 mese successivo per la differita | Ricevuta di consegna o “messa a disposizione”. La detraibilità IVA del cliente segue data ricezione/regole IVA |
| B2C nazionale (consumatore finale) | “0000000” | TD01; copia di cortesia al cliente | Entro 12 giorni o entro il 15 per differita | “Messa a disposizione” nell’area riservata del consumatore; nessuna ricevuta di consegna al cliente |
| Pubblica Amministrazione | CUU (Codice Univoco Ufficio) da IndicePA | FatturaPA con campi PA (CIG/CUP se richiesti); split payment se dovuto | Secondo regole IVA generali; verifica tempi contrattuali PA | Consegna al CUU e flusso esito PA; senza consegna niente pagamento |
| Cliente estero (UE/extra-UE) | “XXXXXXX” | TD17-19 per integrazione/autofattura; o TD01 se emetti fattura elettronica a fini interni | Secondo termini IVA; comunicazione via SdI sostituisce l’esterometro | Ricevuta SdI di accettazione; adempimento comunicativo assolto; gestisci IVA con natura corretta |
| Impossibilità di recapito | Codice presente ma canale non raggiungibile | Qualsiasi TD compatibile | A valle dell’invio regolare | Notifica di “messa a disposizione”; la fattura è valida; informa il cliente per scaricarla |
| Scarto SdI | Non applicabile | File con errori formali/logici | Rinvio nuovo file appena possibile; idealmente entro 5 giorni | Fattura non emessa; rinvia con numero/identificativo coerente per ridurre rischi sanzioni |
FAQ
Quali dati minimi deve contenere il file XML per superare i controlli del SdI?
Servono i dati identificativi completi di cedente e cessionario/committente: denominazione o nome e cognome, partita IVA o codice fiscale, indirizzo. Indica la data della fattura, il numero progressivo e l’imponibile per aliquota. Inserisci l’aliquota IVA o la natura se l’operazione non è imponibile. Specifica il blocco “DatiPagamento” con modalità, termini e IBAN quando utile. Se applichi il bollo, imposta il flag bollo e l’importo. Per operazioni speciali compila i blocchi dedicati (per esempio cessione beni usati, reverse charge, ventilazione). Per la PA includi CIG e CUP se previsti dall’appalto. Il file deve rispettare lo schema XML FatturaPA e i controlli di coerenza fiscale richiamati dal D.P.R. 633/1972 e dalle specifiche tecniche dell’Agenzia delle Entrate.
Non ho il codice destinatario del cliente: cosa faccio e cosa rischi?
Chiedi prima il codice destinatario o la PEC. Se non risponde, per un soggetto con partita IVA puoi usare “0000000” e inviare comunque l’XML a SdI. Il sistema lo metterà a disposizione nell’area riservata del cliente. Avvisa il cliente così può scaricarla. Fiscale: la fattura è valida e regolare se rispetti i termini di emissione. Operativamente però il cliente potrebbe vederla in ritardo. Se fatturi alla PA non puoi improvvisare: serve il CUU corretto, altrimenti la PA non riceve e non paga. Ricorda che puoi registrare sul portale dell’Agenzia un “indirizzo telematico predefinito”: se il cliente lo ha registrato, il SdI lo usa come priorità anche se tu inserisci un altro codice.
Quali sono gli errori più comuni che causano lo scarto e come li risolvo?
Gli errori ricorrenti sono: partita IVA inesistente o cessata; codice fiscale errato; aliquota e natura incoerenti; imponibile non allineato con totale; formato date e numeri fuori standard; mancata indicazione dell’IVA per regime ordinario; CUU PA non valido. Risolvi verificando l’anagrafica su banche dati ufficiali, controllando i calcoli con due decimali, mappando bene i codici natura (N1-N7) e allineando modalità e termini di pagamento. Se il problema è tecnico (schema XML non valido), rigenera l’XML dal gestionale aggiornato alle specifiche correnti. In caso di scarto, la fattura è non emessa: rinvia subito una versione corretta. Segui le indicazioni delle circolari dell’Agenzia sulle tempistiche di “rinvio senza sanzioni” quando ti attivi prontamente dopo lo scarto.
Serve la firma digitale sulla fattura elettronica? Come funziona la conservazione a norma?
Per B2B e B2C la firma digitale non è obbligatoria. L’integrità è garantita dal transito su SdI. Alcune imprese la richiedono per policy interna. Per la PA molti fornitori firmano, ma non è una regola assoluta. La conservazione a norma, invece, è obbligatoria per tutti: devi assicurare integrità, leggibilità e reperibilità per 10 anni. Puoi attivare il servizio dell’Agenzia delle Entrate o un conservatore qualificato. Definisci un pacchetto di archiviazione con impronta e marca temporale. Richiama nel manuale di conservazione i ruoli e i processi. Queste prassi derivano dalle regole tecniche sulla conservazione digitale e dagli obblighi del Codice Civile e del D.P.R. 633/1972.
Fatture estere e comunicazioni transfrontaliere: come uso SdI e quali sanzioni rischio?
Dal 2022 le operazioni con soggetti esteri si comunicano via SdI usando documenti specifici. Per acquisti esteri usi TD17 (servizi dall’estero), TD18 (acquisti intracomunitari) e TD19 (acquisti da extra-UE). Per cessioni verso l’estero puoi emettere TD01 con natura non imponibile o fuori campo e, quando previsto, inviare la comunicazione transfrontaliera tramite SdI. I termini seguono le regole IVA del D.P.R. 633/1972. Sanzioni: per errori o omissioni in queste comunicazioni, l’art. 11 del D.Lgs. 471/1997 prevede 2 euro per documento, con un tetto mensile e riduzioni in caso di correzione rapida. Tieni aggiornato il gestionale alle ultime specifiche dell’Agenzia delle Entrate e verifica sempre il trattamento IVA corretto del singolo caso.
