Cos’è e a cosa serve lo SDI (Sistema di interscambio)
Per gestire il flusso telematico di fatturazione, l’Agenzia delle Entrate utilizza un sistema informatico chiamato SDI, acronimo di sistema di interscambio.
Questo sistema verifica la correttezza formale delle fatture, effettuando i controlli sui dati inseriti, prima di inoltrarle ai destinatari finali.
Nello specifico, il sistema di interscambio si occupa di:
- ricevere le fatture sotto forma di file XML
- effettuare controlli formali sui file ricevuti
- inoltrare le fatture verso le amministrazioni pubbliche destinatarie, o verso
clienti privati o possessori di partita IVA
Come funziona lo SDI?
Il sistema di intermediazione (SDI), verifica il contenuto del file XML e ne garantisce l’autenticità e l’integrità, effettuando controlli mirati sulle dimensioni, il formato e l’autenticità della firma. Nel caso di errori od omissioni in fattura, lo SDI rispedisce al mittente il documento che non ha superato i controlli.
Cos’è il codice SDI?
E’ detto anche codice destinatario ed è composto da 7 caratteri alfanumerici e indica l’indirizzo digitale a cui verrà inviata la fattura elettronica dopo il controllo del sistema di interscambio.
Questo codice è molto importante per i lavoratori autonomi che utilizzano la fatturazione elettronica, in quanto deve essere comunicato ai propri fornitori per fare in modo che la fattura venga recapitata correttamente sul proprio gestionale di fatturazione elettronica.
Il codice SDI identifica il software o il servizio web utilizzato dal destinatario della fattura e permette di ricevere direttamente lì le fatture passive.
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Cos’è la fattura elettronica?
La fattura elettronica è la trasposizione digitale della fattura tradizionale di cui conserva tutte le caratteristiche principali e i dati necessari ai fini fiscali, con l’aggiunta dell’indicazione di un codice destinatario (detto anche codice SDI) di 7 cifre, che rappresenta l’indirizzo telematico a cui la fattura deve essere inviata.
Tecnicamente la fattura elettronica è una fattura che viene predisposta digitalmente in formato Xml e trasmessa telematicamente al cliente tramite SDI, il sistema di interscambio dell’Agenzia delle Entrate.
La fattura elettronica deve avere le seguenti caratteristiche:
- Autenticità dell’origine: identità del fornitore e/o dell’emittente
- Leggibilità: in fase di esibizione, deve poter essere resa leggibile per l’uomo
- Integrità del contenuto: una volta emessa, non può e non deve essere modificata
inoltre deve contenere obbligatoriamente i dati relativi a:
- Soggetto che emette il documento
- destinatario del documento
- elementi che riguardano il contenuto della prestazione (ad es: descrizione, prezzo, IVA, imponibile, imposte)
- Codice SDI (detto anche codice destinatario)
Il controllo di queste caratteristiche è effettuato dallo SDI, che verifica che tutti i dati richiesti siano formalmente corretti.
Sono attualmente obbligati ad emettere fattura elettronica tutti i soggetti che operano in partita IVA ad esclusione di:
- Autonomi che adottano il regime forfettario o il regime dei minimi che, nel 2021, hanno ottenuto ricavi o compensi inferiori a 25.000€. Per loro l’obbligo di fatturazione elettronica scatterà il 1° gennaio 2024
- Agricoltori
- Soggetti esteri non residenti o stabiliti in Italia
- Associazioni dilettantistiche con ricavi inferiori a 25.000€
- Gli enti non commerciali (come i condomini)
- Gli operatori sanitari (es. psicologi)
Per comodità, l’invio della fattura elettronica è affiancata anche dall’invio al proprio cliente di una copia di cortesia della fattura in formato pdf, spedito tramite mail, che anticipa il ricevimento del formato elettronico obbligatorio.
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Quali sono i 3 step da seguire per fare una fattura elettronica?
Creazione e invio della fattura allo SDI
Si può fare in 3 modi:
- Online tramite la sezione del sito dell’Agenzia delle Entrate chiamata “fatture e corrispettivi”, al quale si può accedere dalla propria area riservata
- Con il software scaricabile su Pc messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate, per la creazione delle fatture elettroniche ed invio tramite Pec
- Utilizzando un software o un servizio online in commercio
Controllo ed elaborazione da parte dello SDI
Il sistema di interscambio riceve la fattura, verifica la presenza e la correttezza formale di tutti gli elementi obbligatori, ed entro 5 giorni invia la fattura al destinatario o, in caso di errori o anomalie, invia la ricevuta di scarto al soggetto che ha emesso la fattura elettronica. Vedremo nei prossimi paragrafi cosa succede in caso di scarto.
Ricezione della fattura da parte del destinatario
Successivamente all’invio e all’accettazione da parte del sistema di interscambio, Il destinatario potrà consultare la fattura elettronica sul suo cassetto fiscale o all’interno del software gestionale da lui utilizzato per la gestione delle fatture elettroniche.
Come faccio in caso di scarto della fattura da parte dello SDI?
Nel caso in cui la fattura elettronica sia stata scartata dal sistema di interscambio, questa fattura si considera come non emessa. Nel caso specifico l’emittente riceverà, entro 5 giorni dall’invio, una ricevuta di scarto e avrà 5 giorni di tempo per correggere l’errore ed effettuare nuovamente l’invio con lo stesso numero e la stessa data della fattura scartata.
Quanti giorni ho per inviare la fattura elettronica?
L’emissione della fattura elettronica e il conseguente invio allo SDI deve essere effettuato entro 12 giorni dalla data dell’effettuazione dell’operazione di vendita di un bene o della prestazione di un servizio a cui fa riferimento la fattura.
Ad esempio ipotizziamo che tu venda un bene il 30 novembre. Devi inviare la fattura elettronica al SdI entro uno dei 12 giorni successivi, in modo da avere:
- data dell’operazione: 30/11/2023,
- data di emissione: entro il 12/12/2023,
- numero e data della fattura: fattura n° del 30/11/2023,
- campo “Data” della sezione “Dati Generali” del file della fattura elettronica: 30/11/2023
Il calcolo dei 12 giorni viene effettuato sui giorni di calendario e non sui giorni lavorativi. Inoltre il termine dei 12 giorni viene mantenuto anche nel caso in cui la scadenza ricorra in un giorno festivo.
Che sanzioni rischio in caso di ritardo o mancato invio?
Le sanzioni si differenziano a seconda dei seguenti casi:
- Violazione registrazione o fatturazione senza conseguenze sul calcolo dell’IVA: da 250 a 2.000€
- Fatturazione elettronica o registrazione omessa, tardiva o errata: dal 90% al 180% dell’imposta, con importo minimo di 500 euro
- Violazione fatturazione elettronica e/o registrazione importi esenti, non imponibili, non soggetti ad IVA o reverse charge: dal 5% al 10% dei corrispettivi, con un minimo di 500 euro. Se non ci sono conseguenze sul calcolo IVA o delle imposte sui redditi le sanzioni sono compresa da un minimo di 250 ad un massimo di 2.000 euro
- Violazioni solo formali: nessuna sanzione prevista
