Ultimo aggiornamento: agosto 2026.
La fattura elettronica è un file XML inviato al Sistema di Interscambio che valida e recapita il documento al cliente; è obbligatoria per quasi tutti i titolari di partita IVA.
- Formato: XML conforme alle specifiche SdI; trasmissione tramite Sistema di Interscambio; esito di consegna o messa a disposizione.
- Tempi: emetti entro 12 giorni dall’operazione; fattura differita entro il 15 del mese successivo; conservazione digitale per 10 anni.
- Indirizzo telematico: Codice Destinatario a 7 caratteri o PEC; per privati consumatori usa “0000000”.
Cos’è la fattura elettronica e perché è obbligatoria
La fattura è il documento fiscale che certifica la cessione di beni o la prestazione di servizi. In versione elettronica è un file XML, leggibile dalle macchine, con campi strutturati.
L’obbligo nasce per contrastare l’evasione IVA e digitalizzare i processi. La legge di riferimento è il Decreto Legislativo 127/2015, integrato dalla Legge 205/2017 (Legge di Bilancio 2018) e dai Provvedimenti dell’Agenzia delle Entrate sul Sistema di Interscambio (SdI). Le norme sono consultabili su Normattiva e sul sito dell’Agenzia delle Entrate.
Dal 1° gennaio 2019 l’obbligo vale per le operazioni tra soggetti IVA residenti o stabiliti. Dal 1° luglio 2022 è scattato anche per molti contribuenti in regime forfettario, ed è stato esteso a tutti i forfettari dal 1° gennaio 2024. Base normativa: Decreto-Legge 36/2022 (PNRR 2), convertito in Legge 79/2022.
Come funziona il Sistema di Interscambio (SdI)
Invii il file XML al SdI. Il SdI controlla forma e coerenza, poi recapita al cliente tramite Codice Destinatario o PEC. Se il recapito non è possibile, mette la fattura a disposizione nell’area riservata del cliente sul portale Fatture e Corrispettivi.
Ricevi notifiche: consegna, impossibilità di consegna, scarto, mancato recapito. La data di ricezione lato cliente è rilevante per la detrazione dell’IVA, se applicabile.
Chi deve emettere la fattura elettronica e le eccezioni residue
Devono emetterla tutti i soggetti passivi IVA residenti o stabiliti in Italia. Rientrano ditte individuali, professionisti, società, cooperative, enti con attività commerciali.
I forfettari e i minimi sono inclusi dal 2024. Fanno eccezione solo i soggetti con particolari regimi o settori definiti dalla legge (ad esempio operatori sanitari verso consumatori fino alle specifiche limitazioni privacy) e i contribuenti non stabiliti che non emettono da stabili organizzazioni in Italia.
Per la Pubblica Amministrazione si usa sempre la fattura elettronica secondo il modello FatturaPA definito dal Decreto Ministeriale 55/2013.
Operazioni con l’estero
Per clienti esteri extra-SdI emetti comunque fattura elettronica verso “Cliente Estero” e invii tramite SdI i documenti di integrazione/autofattura per acquisti esteri (tipi TD17, TD18, TD19). Questo adempimento ha sostituito l’esterometro. Fonti: Provvedimenti dell’Agenzia delle Entrate sulle specifiche tecniche SdI.
Dati obbligatori e struttura tecnica del file XML
La fattura elettronica contiene gli stessi dati della fattura cartacea, più i campi richiesti dallo schema XML SdI. Schema principale: header (dati trasmittente e destinatario) e body (dettaglio documento e righe).
Dati minimi da inserire:
- Emittente: denominazione o nome e cognome, sede, partita IVA e codice fiscale.
- Cliente: denominazione/nome, sede, partita IVA o codice fiscale. Per consumatori finali: codice fiscale e Codice Destinatario “0000000”.
- Numero e data documento: numerazione progressiva e continua; la data coincide con l’operazione o la consegna.
- Descrizione beni/servizi, quantità, prezzo unitario, eventuali sconti.
- Aliquota IVA o Natura operazione (se non imponibile, esente, fuori campo). Esempio: N1 per escluse ex art. 15 DPR 633/72; N2 per non soggette; N3 per non imponibili; N4 per esenti; N6 per reverse charge; N7 per IVA assolta in altro Stato UE.
- Imponibile e imposta, o motivazione di non imponibilità/esenzione con riferimento normativo.
- Modalità di pagamento, scadenze, IBAN.
- Indirizzo telematico: Codice Destinatario (7 caratteri) o PEC.
Campi frequenti aggiuntivi:
- Ritenute d’acconto per professionisti: ritenuta IRPEF o addizionali; “ritenuta” significa trattenuta dal cliente e versata al Fisco.
- Cassa previdenziale per professionisti: contributo integrativo (es. 4% o 2%).
- Imposta di bollo: 2 euro se dovuta, indicazione “Bollo virtuale”.
- CIG/CUP per lavori pubblici.
- Riferimenti d’ordine, DDT, contratti.
Fonti: DPR 633/1972 (IVA), D.Lgs. 127/2015, Provvedimenti AdE e Specifiche Tecniche SdI; consultabili su Normattiva e portale dell’Agenzia delle Entrate.
Tempi di emissione, numerazione, scarti e sanzioni
Tempi. Emissione immediata: trasmetti entro 12 giorni dalla data del documento. Fattura differita: entro il 15 del mese successivo, riepilogando DDT del mese precedente. Fonte: Decreto-Legge 119/2018, art. 11.
Numerazione. Deve essere progressiva e senza salti non giustificati. Puoi adottare sezionali (es. A-2026/001) se gestisci linee diverse, ma ogni sezionale deve essere autonomo e continuo.
Scarti SdI. Se il SdI scarta, la fattura si considera non emessa. Devi correggere e rinviare. Se superi i termini, si configura tardiva fatturazione.
Sanzioni. L’omessa o tardiva fatturazione è punita dal D.Lgs. 471/1997, art. 6: dal 90% al 180% dell’IVA relativa (con minimi e regole per operazioni non imponibili o esenti). Puoi ridurre con il ravvedimento operoso (D.Lgs. 472/1997, art. 13).
Note di variazione
Se commetti errori economici o devi stornare, emetti una nota di credito (tipo documento TD04) o di debito (TD05). La nota di credito riduce base imponibile e IVA, nei termini previsti dall’art. 26 del DPR 633/72.
Indirizzo telematico: Codice Destinatario, PEC, consumatori finali
Codice Destinatario. È un codice a 7 caratteri assegnato all’operatore o al suo intermediario. Lo inserisci nel campo dedicato. Il SdI recapita lì la fattura.
PEC. Se il cliente preferisce PEC, inserisci l’indirizzo nel campo “PEC destinatario”. Il SdI invia la fattura via PEC certificata.
Consumatori finali (B2C). Usa il Codice Destinatario “0000000”. Il cliente vede la fattura nell’area riservata dell’Agenzia. Consegnagli una copia di cortesia (PDF) per trasparenza. La copia non ha valore fiscale rispetto all’XML, ma facilita la lettura.
Imposta di bollo su e-fattura
Il bollo da 2 euro si applica alle fatture senza IVA con importo superiore a 77,47 euro, se l’operazione lo richiede. Nelle e-fatture lo indichi nel campo “Bollo virtuale = Sì”. Il versamento avviene tramite addebito periodico con modello F24, sulle scadenze trimestrali comunicate dall’Agenzia delle Entrate nel portale Fatture e Corrispettivi.
Esistono soglie di rinvio del pagamento se l’importo del bollo del primo o dei primi due trimestri non supera un certo limite annuo. Fonti: Provvedimenti AdE sull’imposta di bollo digitale e istruzioni operative pubblicate dall’Agenzia.
Conservazione digitale a norma
Devi conservare le fatture per 10 anni. Base legale: art. 2220 del Codice Civile e art. 39 del DPR 633/72. Conservazione “a norma” significa applicare un processo che garantisca autenticità, integrità, leggibilità e reperibilità.
Si segue il modello delle Linee guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici. Puoi usare un servizio di conservazione conforme. La semplice presenza delle fatture sul portale dell’Agenzia o nel gestionale non equivale, da sola, a conservazione a norma, salvo adesione a servizi specifici conformi.
Operazioni estere, reverse charge e PA
Clienti esteri. Emetti fattura elettronica e indica il cliente estero. Per gli acquisti da fornitori esteri invii le integrazioni/autofatture tramite tipi documento TD17 (servizi esteri), TD18 (acquisti intracomunitari di beni), TD19 (acquisti da soggetti esteri con particolarità). I termini ordinari sono entro il 15 del mese successivo alla ricezione del documento o all’effettuazione dell’operazione, secondo le regole IVA. Fonte: Provvedimenti AdE su SdI e DPR 633/72.
Reverse charge interno. Per alcune filiere (edilizia, rottami, ecc.) usi la natura N6 e le sue sottocodifiche. L’imposta è assolta dal cessionario. Fonte: art. 17, c. 5 e seguenti, DPR 633/72.
Pubblica Amministrazione. Fatturazione sempre elettronica in formato FatturaPA con Codice Univoco Ufficio. Base normativa: DM 55/2013 e successive regole tecniche.
Regime forfettario: cosa cambia in pratica
Il regime forfettario è un regime agevolato con imposta sostitutiva e costi calcolati a forfait. Dal 2024 tutti i forfettari devono usare la e-fattura.
Non addebiti l’IVA in fattura. Usi la natura dell’operazione corretta, di solito N2.2 o N4, indicando il riferimento “Operazione in regime forfettario – art. 1, commi 54-89, L. 190/2014”. Non indichi ritenuta d’acconto subita, perché i forfettari non la applicano.
Attenzione al bollo: se la fattura supera 77,47 euro e non ha IVA, applichi i 2 euro e li indichi nel file XML. La conservazione digitale rimane obbligatoria.
Regola decisionale rapida
Se… allora… perché
Se vendi a un soggetto IVA italiano con Codice Destinatario, allora emetti e invii XML con codice a 7 caratteri entro 12 giorni. Così il SdI consegna e il cliente detrae l’IVA correttamente.
Se vendi a un consumatore finale senza PEC o codice, allora inserisci “0000000” e consegna una copia PDF di cortesia. Il documento valido resta l’XML.
Se effettui più consegne nello stesso mese, allora fai fattura differita entro il 15 del mese successivo, richiamando i DDT. Così rispetti i tempi e semplifichi.
Se acquisti un servizio da un fornitore UE o extra-UE, allora invii un’autofattura TD17 via SdI entro il 15 del mese successivo. Così assolvi correttamente l’IVA.
Se sei in forfettario, allora non indichi IVA, ma gestisci il bollo ove dovuto e conservi a norma. Così sei conforme alle regole del regime.
Errori comuni e come evitarli
Indirizzo telematico errato
Verifica sempre Codice Destinatario e PEC. Un errore causa mancato recapito e rallenta i pagamenti. Conserva la prova della consegna o messa a disposizione.
Data documento e termini
Allinea la data della fattura alla data dell’operazione. Trasmetti entro 12 giorni. Usa alert nel gestionale per non sforare.
Natura IVA sbagliata
Scegli la natura corretta e cita la norma. Eviti contestazioni sull’IVA e sanzioni. Usa liste preimpostate con descrizioni chiare.
Ritenute e cassa previdenziale
Per i professionisti in ordinario applica ritenuta d’acconto e contributo integrativo ove previsto dall’ordine professionale. Per i forfettari non applicare ritenuta.
Conservazione non a norma
Pianifica il processo di conservazione digitale entro termini certi, con pacchetti di archiviazione e firme ove richieste dalle procedure. Segui le Linee guida AgID.
Fonti normative e prassi di riferimento
D.Lgs. 127/2015 (obbligo di fatturazione elettronica); Legge 205/2017, art. 1, commi 909-916 (introduzione B2B/B2C); Decreto-Legge 36/2022, convertito in Legge 79/2022 (estensione ai forfettari); DM 55/2013 (FatturaPA verso PA); DPR 633/72 (IVA: effettuazione, reverse charge, note di variazione); D.L. 119/2018 (tempi di emissione); D.Lgs. 471/1997 e D.Lgs. 472/1997 (sanzioni e ravvedimento); Linee guida AgID sulla conservazione; Regolamento UE 2016/679 per la protezione dati. Consultabili su Normattiva, sul portale dell’Agenzia delle Entrate e sui siti istituzionali competenti.
| Scenario | Tipo documento/Natura | Requisiti aggiuntivi | Tempistiche e note operative |
|---|---|---|---|
| B2B Italia con IVA | TD01; aliquota IVA | Codice Destinatario 7 cifre o PEC | Invio al SdI entro 12 giorni; numerazione progressiva; consegna elettronica |
| B2C Italia (consumatore finale) | TD01; IVA oppure natura | Codice “0000000”; copia di cortesia PDF | Invio al SdI entro 12 giorni; disponibilità nell’area riservata del cliente |
| Fattura differita da DDT | TD01; richiamo DDT | Riferimenti a DDT e date consegna | Emissione entro il 15 del mese successivo; IVA del mese precedente |
| Professionista con ritenuta | TD01; ritenuta e cassa | Ritenuta d’acconto; contributo integrativo | Cliente versa ritenuta; indicare IBAN e scadenze pagamento |
| Regime forfettario | TD01; Natura N2.2/N4 | Indicazione regime forfettario; bollo se dovuto | Obbligo e-fattura dal 2024; niente IVA né ritenute |
| Reverse charge interno | TD01; Natura N6.x | Citare art. 17 DPR 633/72 | Imposta assolta dal cessionario; corretta natura in riga |
| PA (Pubblica Amministrazione) | FatturaPA | Codice Univoco Ufficio; CIG/CUP ove richiesti | Invio via SdI; rispetto DM 55/2013 e regole FatturaPA |
| Acquisto servizi esteri | TD17 | Autofattura integrazione IVA | Invio entro il 15 del mese successivo; annotazione registri |
| Acquisto beni intra-UE | TD18 | Integrazione IVA | Invio entro il 15 del mese successivo alla ricezione |
| Acquisto da estero extra-UE | TD19 | Autofattura per importazioni particolari | Invio nei termini IVA; attenzione a dogana e base imponibile |
| Imposta di bollo | TD01/altro; Bollo=SI | 2 euro se > 77,47 euro e senza IVA | Versamento trimestrale via F24; soglie di rinvio secondo prassi AdE |
FAQ
1) Quali sono i passi pratici per emettere la mia prima fattura elettronica?
Primo: raccogli i dati del cliente (ragione sociale o nome, sede, partita IVA o codice fiscale, Codice Destinatario o PEC). Secondo: descrivi bene il bene o servizio, con quantità, prezzo e aliquota IVA o natura dell’operazione. Terzo: assegna numero e data coerenti con la tua numerazione progressiva. Quarto: inserisci modalità e scadenza di pagamento, IBAN se utile. Quinto: se sei senza IVA e oltre 77,47 euro, indica il bollo virtuale. Sesto: genera il file XML secondo le specifiche SdI. Settimo: invia il file al SdI e attendi l’esito. Se ricevi “consegnato”, archivia la ricevuta. Se ricevi “scartato”, correggi gli errori e rinvia. Ultimo: includi la fattura nel tuo processo di conservazione digitale a norma entro i tempi stabiliti. Le basi normative sono nel D.Lgs. 127/2015 e nei Provvedimenti AdE sulle specifiche tecniche.
2) Ho sbagliato l’aliquota o l’importo: devo stornare o correggere la fattura?
Dipende dall’errore. Se l’errore incide su imponibile o IVA, emetti una nota di credito (TD04) per stornare in tutto o in parte e poi, se serve, riemetti la fattura corretta. Se manca un riferimento formale ma gli importi sono giusti, puoi emettere una nota di variazione con le integrazioni. Ricorda che, se il SdI ha scartato la fattura, quella fattura non esiste agli effetti fiscali e devi rinviare una nuova fattura con stesso numero o con nuova numerazione secondo la tua policy interna, purché garantisca tracciabilità. Le note di variazione sono disciplinate dall’art. 26 del DPR 633/72.
3) Come gestisco le fatture verso clienti esteri e le integrazioni IVA per acquisti dall’estero?
Per vendite a clienti esteri, emetti fattura elettronica indicando il cliente come estero e la natura dell’operazione (non imponibile, fuori campo, ecc.) con il corretto riferimento normativo. Per acquisti dall’estero, invii tramite SdI i documenti TD17 (servizi esteri), TD18 (acquisti intracomunitari beni), TD19 (altri acquisti da soggetti esteri). I termini ordinari sono entro il 15 del mese successivo alla ricezione del documento o all’effettuazione dell’operazione. Questa procedura ha sostituito l’esterometro. Le regole si trovano nei Provvedimenti AdE e nel DPR 633/72. Conserva le ricevute SdI e registra correttamente i documenti per liquidare l’IVA secondo detrazione e reverse charge.
4) La copia PDF è valida come fattura?
No. L’unico documento fiscalmente valido è l’XML transitato dal SdI. La copia PDF è solo di cortesia, utile per leggere e per la gestione interna del cliente, ma non sostituisce l’XML. Per i consumatori finali, anche senza PEC o Codice Destinatario, la fattura è valida perché passa dal SdI con codice “0000000” ed è disponibile nell’area riservata del cliente. Il valore probatorio e fiscale è legato al file XML conforme, ai controlli SdI e al processo di conservazione digitale a norma previsto dalle Linee guida AgID.
5) Devo conservare anche le ricevute SdI e per quanto tempo?
Sì. Devi conservare sia le fatture (file XML) sia le ricevute del SdI (esiti di consegna, scarto, mancato recapito), perché provano l’emissione e la trasmissione. La conservazione deve essere “a norma”, cioè secondo un processo che garantisce autenticità, integrità, leggibilità e reperibilità nel tempo, per almeno 10 anni. Le basi legali sono l’art. 2220 del Codice Civile e l’art. 39 del DPR 633/72, oltre alle Linee guida AgID sulla conservazione dei documenti informatici. Valuta un sistema che automatizzi la presa in carico dei lotti, l’apposizione delle evidenze temporali e la produzione del pacchetto di archiviazione.
